Wohnungsunternehmen müssen viele neue Anforderungen in ihren Prozessen adaptieren – und das immer schneller. Einheitliche Software-Standards in der Branche wären ein Traum. Aber die wird es nicht geben. Wenn IT-Partner ganzheitlich denken, braucht es die auch gar nicht.
Vereinfachte Zusammenarbeit mit Messdienstleistern, schnelle Abwicklung von Wartungsaufträgen, Erstellen einer Klimabilanz – vielfältige Herausforderungen, bei denen die Versprechen der Digitalisierung sehr wirkungsvoll unterstützen können. Die komplexen Geschäftsabläufe, die sich zwischen dem Unternehmen, seinen Mietern und Eigentümern, Dienstleistern und Partnern abspielen, können durch digitale Vernetzung enorm vereinfacht werden.
Lösungsangebote gibt es zu Genüge. Mehr als 500 PropTechs im DACH-Gebiet beliefern den Markt mit Tools. Sie helfen den Unternehmen zum Beispiel dabei, Nischenprozesse zu digitalisieren, Objektdaten besser auszuwerten, neue Kundenservices zu schaffen oder spezielle gesetzliche Aufgaben zu erfüllen, wie 2022/23 die Erklärungen im Zuge der Grundsteuerreform.
Schnittstellen: Katalysatoren für effiziente Prozesse
Wenn allerdings die im Unternehmen genutzten Tools nicht zusammenspielen, entstehen Insellösungen und Datensilos. Die wachsenden Datenmengen werden zu einer zusätzlichen Herausforderung. Schnittstellen schaffen Abhilfe.
Es gibt verschiedene technische Ansätze, wie etwa die API (Application Programming Interface). Ein weitergehendes Konzept ist die iPaaS (Integration-Platform-as-a-Service)-Lösung, mit der sich die Integration von Anwendungen und Daten aus verschiedenen Cloud- und On-Premises-Umgebungen realisieren lässt. So können Daten und Anwendungen verschiedener Funktionen zu integrierten Workflows verbunden werden. Eine eigene Hardware oder Middleware für die Integration entfällt. Das Ziel dabei ist, dass die technischen Lösungen ihre Arbeit im Hintergrund leisten und für den Anwender im Idealfall möglichst nicht spürbar sind.
Der elektronische Rechnungseingang ist eine typische Schnittstellenlösung. Über ein E-Mail-Postfach werden digitale Lieferantenrechnungen direkt in das ERP-System eingespeist, wo sie automatisch vorgeprüft und ausgelesen werden. Liegt eine Anwendung wie ein Handwerkerportal oder Auftragsmanagement-Tool dahinter und ist zudem ein Dokumentenmanagementsystem an das ERP angeschlossen, lässt sich der gesamte Ablauf von der Auftragsvergabe bis zur Rechnungsablage digital bündeln.
Die Vorteile für die Nutzer sind vielfältig. Daten müssen weder doppelt gepflegt noch händisch übertragen werden, womit auch typische Fehlerquellen ausgeschaltet sind. Informationen aus verschiedenen Quellen lassen sich in neuen Zusammenhängen darstellen. Wie weit die Automatismen reichen, hängt von der Integrationstiefe ab. Doch klar ist: Vernetzte Systeme sorgen für Effizienz, Zeit- und Kostenersparnis.
Die Superschnittstelle bleibt ein Wunschtraum
Seit vielen Jahren existiert die Idee, einen einheitlichen Standard in der Branche zu schaffen, um den Unternehmen die Vernetzung ihrer Lösungslandschaft zu erleichtern. Jedoch stehen die hohe Dynamik bei den technischen Lösungen, die große Komplexität und die Vielfalt der Anforderungen der Schaffung einer solchen Superschnittstelle entgegen. Zudem: Wer soll sie entwickeln und pflegen, wer legt die Anforderungen fest, wer übernimmt die Investitionen und trägt die Risiken? Daher werden immer spezifische Anbindungen notwendig sein.
Die gute Nachricht ist aber, dass bei modernen Cloud-Systemen wie Haufe axera die Verknüpfung mit anderen Daten und Anwendungen erheblich einfacher ist.
Bei Haufe Real Estate haben wir in den vergangenen Jahren ein großes Partnernetzwerk geschaffen, um unsere immobilien- und wohnungswirtschaftlichen ERP-Systeme zu erweitern und ergänzen. So können unsere Kunden eine Vielzahl bewährter Erweiterungen an ihre "ERP-Zentrale" anbinden, zum Beispiel für die Vermietung und Vermarktung, das Reporting oder die Kundenkommunikation. Die enge Zusammenarbeit mit den Partnern kommt den Unternehmen zugute: Gemeinsam entwickeln wir die Schnittstellen weiter, um den Nutzern noch bessere Erfahrungen zu bieten.
In der Cloud regieren die technologischen Standards, die das Thema Vernetzung auf die nächste Stufe heben: Betrieb in Rechenzentren, eine moderne Softwarearchitektur, Administration durch den Anbieter als Garant für den einheitlichen Release-Stand und konsistente Datenstruktur. Webbasierte Anwendungen können andere webbasierte Anwendungen besonders leicht ansprechen, weil alles über das Internet läuft. Konnektoren lassen sich in relativ kurzer Zeit entwickeln, Anbindungen zügig realisieren.
Grenzenlose Wahlfreiheit durch offene Standards
Deshalb sind bei einer Cloud-Software offene Schnittstellen der Standard. Damit lassen sich die Vorteile der Digitalisierung erst richtig erschließen. So wie auch mit unserer webbasierten ERP-Lösung Haufe axera. Die offene Schnittstelle axera link öffnet das System für alle Anbieter jetzt noch einfacher, damit eine Kommunikation mit vielen verschiedenen Lösungen möglich wird. Entwicklerteams können Anwendungen oder Dienste, die über die Schnittstelle laufen, einfach, nahtlos und sicher in ihre Lösung integrieren. Die Schnittstelle mit allen notwendigen Informationen, wie Dokumentation und Leitfäden, wird kostenlos zur Verfügung gestellt.
Für die Kunden ist das eine gute Nachricht, da sie so frei entscheiden können, welche Tools sie an ihr ERP-System koppeln. Und die Nutzung von axera link ist für sie kostenlos. Anbindungen sind selbst dann finanziell realisierbar, wenn sie nur von einer kleinen Zahl von Anwenderunternehmen genutzt werden – und gehen vor allem schnell vonstatten. All das macht es leichter für die Unternehmen, ein individuelles, durchdachtes Ökosystem zu schaffen, in dem die Anwender von allen Vorteilen der Digitalisierung profitieren und mit konsistenten Daten arbeiten.
Klimaschutz- und ESG-Vorgaben – nicht ohne Vernetzung
Die Branche wird sich weiter digitalisieren, auch bedingt durch die Vorgaben an eine nachhaltige, ressourcenschonende und sozial verträgliche Bewirtschaftung von Immobilien. Die Ergebnisse der jüngsten Digitalisierungsstudie von ZIA und EY Real Estate, für die Vertreter aus der gesamten Immobilienwirtschaft befragt wurden, belegt die anhaltende Investitionsbereitschaft: 50 Prozent der Unternehmen wollen die entsprechenden Investitionen steigern, 41 Prozent wollen sie auf gleich hohem Niveau halten.
Und wohin wird das Geld fließen? 91 Prozent der Befragten erachten den Einsatz digitaler Lösungen im Bereich des Klimaschutzes für erfolgversprechend, 77 Prozent sehen kurz- bis mittelfristig Trendpotenzial in KI-Anwendungen.
Fazit: Wer Gesetzesänderung schneller umsetzen, neue Lösungen ausprobieren oder Innovationen forcieren will, für den ist ein cloudbasiertes ERP-System mit offener Schnittstelle auf jeden Fall eine gute Wahl.