"Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein Prozess"

Digitale Projekte, die Wohnungsunternehmen gemeinsam mit PropTechs umgesetzt haben, können noch bis zum 30.4.2026 unter www.digitalpioniere-der-wohnungswirtschaft.de eingereicht werden. Die Siegerteams werden am 10. Juni auf der Real Future Conference im Rahmen der Real Estate Arena in Hannover ausgezeichnet – und anschließend unter anderem zur Projektvorstellung zum Podcast L‘Immo eingeladen.

Dr. Christian Westphal, CEO des Softwarehauses Crem Solutions GmbH & Co. KG, unterstützt den Award bereits zum vierten Mal als Schirmherr.

Herr Westphal, die Herausforderungen für Wohnungsunternehmen nehmen stetig zu. Welche Rolle spielen moderne ERP-Systeme dabei, um diese Komplexität zu meistern?

Dr. Christian Westphal: Die Herausforderungen für Wohnungsunternehmen sind tatsächlich enorm: steigende Baukosten, Sanierungsdruck, Klimaziele, regulatorische Anforderungen und gleichzeitig Fachkräftemangel. In dieser Situation wird das ERP-System immer stärker zum Rückgrat des Unternehmens, weil dort die zentralen Daten und Prozesse zusammenlaufen.

Gleichzeitig sehen wir aktuell eine starke Konsolidierung im ERP-Markt. Viele Wohnungsunternehmen stehen deshalb vor der strategischen Frage: Bleiben wir beim bisherigen Anbieter oder wechseln wir das System? Das ist kein kleines IT-Projekt, sondern oft eine Entscheidung mit einer Laufzeit von ein bis zwei Jahren.

Wichtig ist aus meiner Sicht, die Digitalisierung in der richtigen Reihenfolge anzugehen. Zuerst braucht es eine klare Strategie. Danach kommt die Frage nach dem passenden ERP-System – passen die Funktionalitäten des aktuell genutzten Systems, kann man es noch langfristig nutzen und agiert der ERP-Anbieter partnerschaftlich. Erst dann sprechen wir über Prozesse, Daten und neue Technologien wie KI. Ohne diese Grundlage entsteht schnell Aktionismus, der am Ende wenig Mehrwert bringt.

Digitalisierung: Partnerschaft als Schlüssel

Wie holen Sie die Wohnungsunternehmen ab und unterstützen sie bei diesen Herausforderungen?

Für uns steht die Partnerschaft mit den Kunden im Mittelpunkt. Wir verstehen uns nicht als reiner Softwarelieferant, sondern als langfristiger Begleiter der Unternehmen. Das bedeutet auch, dass wir sehr genau hinschauen, in welcher Situation sich ein Kunde gerade befindet.

Auch in der Wohnungswirtschaft gibt es Phasen, in denen Unternehmen stark gefordert sind – etwa durch große Investitionsprogramme, regulatorische Veränderungen oder organisatorische Umstellungen. In solchen Momenten ist es wichtig, flexibel zu bleiben und gemeinsam pragmatische Lösungen zu finden.

Partnerschaft bedeutet für uns deshalb, nicht nur Software zu liefern, sondern gemeinsam Verantwortung für den langfristigen Erfolg zu übernehmen. Dieses Vertrauen bildet aus unserer Sicht die Grundlage dafür, dass Digitalisierungsvorhaben überhaupt gelingen können.

Welche Technologien bringen echten Mehrwert, und wo sehen Sie nur Marketing?

Viele Unternehmen nutzen heute nur einen relativ kleinen Teil der Funktionen ihrer bestehenden Software – das ist ein bisschen wie bei Excel: Die meisten Anwender verwenden vielleicht zehn oder zwanzig Prozent der Möglichkeiten.

Deshalb empfehlen wir häufig, zunächst das vorhandene Potenzial besser zu nutzen, bevor man neue Technologien einführt. In gemeinsamen Workshops schauen wir uns mit den Kunden die Datenbasis an, um die bestehenden Prozesse zu optimieren. Oft lassen sich hier schon große Effizienzgewinne erzielen.

Bei KI gilt aus meiner Sicht ein einfacher Grundsatz: Sie funktioniert nur mit guten Daten. Wenn die Datenbasis nicht sauber ist, kann auch die beste KI keinen echten Mehrwert liefern. Wenn die Voraussetzungen stimmen, kann KI sehr hilfreich sein – zum Beispiel bei datenbasierten Entscheidungen, Automatisierung oder im Service. Wenn kein klarer Nutzen erkennbar ist, sollte man sie auch nicht einsetzen.

Wie hat sich die Offenheit von ERP-Systemen für Proptech-Lösungen entwickelt? Welche Schnittstellen und Standards sind heute unverzichtbar?

Der Begriff "Offenheit" wird im Markt häufig verwendet, aber nicht immer konsequent umgesetzt. Manche Anbieter verlangen hohe Gebühren für Schnittstellen, ohne dass daraus eine wirklich funktionale Integration entsteht.

Aus unserer Sicht gibt es unterschiedliche Integrationsstufen. Auf der einfachsten Ebene stehen Datenimporte und -exporte über bereits vorhandene Standardwerkzeuge– damit lassen sich viele Anwendungsfälle bereits abbilden. Die nächste Stufe ist eine echte Systemintegration, bei der zwei Anwendungen miteinander kommunizieren und Prozesse gemeinsam abbilden.

Ein Beispiel dafür ist unsere Zusammenarbeit mit Casavi. Hier haben wir eine tiefe Integration umgesetzt, bei der Informationen zwischen den Systemen hin- und herlaufen – etwa bei Mängelmeldungen oder Kommunikation mit Mietern. Solche Lösungen erfordern zwar erheblichen Entwicklungsaufwand, schaffen aber einen echten Mehrwert für die Kunden.

Daten für vorausschauende Entscheidungen

Welche Daten aus ERP-Systemen sind heute besonders wertvoll für Wohnungsunternehmen und lassen sich für vorausschauende Entscheidungen einsetzen?

Welche Daten relevant sind, hängt stark vom jeweiligen Geschäftsmodell des Unternehmens ab. Bei Gewerbeimmobilien spielen zum Beispiel Abrechnungs- und Mietdaten eine große Rolle, um Leerstände oder Kostenentwicklungen besser zu prognostizieren.

Für Themen wie Predictive Maintenance braucht man wiederum sehr gut gepflegte Objekt- und Instandhaltungsdaten.

Der größte gemeinsame Nenner über alle Unternehmen hinweg sind allerdings die Finanz- und Buchhaltungsdaten. Diese müssen ohnehin sehr präzise gepflegt werden, etwa für Betriebskostenabrechnungen oder Jahresabschlüsse. Genau hier können auch KI-Methoden ansetzen, zum Beispiel um Buchungsmuster zu erkennen oder Vorschläge für Kontierungen zu machen.

Der Wechsel zu digitalen Methoden ist Teil des Change-Managements. Was sind aus ihrer Sicht die häufigsten Fehler oder Fallstricke?

Ein häufiger Fehler ist der Versuch, zu viele Veränderungen gleichzeitig umzusetzen. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

Wichtig ist deshalb, die Menschen im Unternehmen mitzunehmen. Mitarbeitende sollten frühzeitig in Auswahl- und Entscheidungsprozesse eingebunden werden. Wenn sie sehen, dass neue Lösungen ihren Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern, entsteht Akzeptanz.

Aus unserer Erfahrung funktioniert ein schrittweiser Ansatz am besten: kleine, gut umsetzbare Maßnahmen mit klar erkennbarem Nutzen. Das schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass die Organisation die Veränderung auch langfristig mitträgt.

Wie müssen ERP-Systeme gestaltet sein, um auch Mitarbeitende ohne speziellen IT-Hintergrund mitzunehmen?

Die Wohnungswirtschaft ist in ihren Prozessen sehr komplex. Deshalb wirken ERP-Systeme für viele Mitarbeitende zunächst anspruchsvoll, vor allem wenn sie keinen technischen Hintergrund haben.

Umso wichtiger ist es, die Systeme möglichst intuitiv zu gestalten und die Anwender von technischen Aufgaben zu entlasten. Moderne Cloudlösungen leisten einen wichtigen Beitrag. Die Software wird zentral betrieben, gewartet und aktualisiert, sodass Themen wie Serverbetrieb, Infrastrukturupdates oder Datensicherung nicht mehr beim Kunden liegen.

Für die Mitarbeitenden bedeutet das: Sie können sich stärker auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren – also Vermietung, Verwaltung oder Kundenservice – und müssen sich weniger mit IT-Themen beschäftigen.

Transformation: Tipps für mittelgroße Wohnungsunternehmen

Die Digitalpioniere feiern das fünfte Jubiläum, Sie übernehmen mit CREM Solutions zum vierten Mal die Schirmherrschaft. In welchen Themenfelder hoffen Sie auf besonders spannende Entwicklungen?

Ich hoffe vor allem auf Projekte, die einen klaren praktischen Nutzen haben. In der Digitalisierung sehen wir derzeit viele Diskussionen über KI – manchmal auch mit sehr großen Versprechungen.

Der eigentliche Hebel liegt häufig in den Grundlagen: Daten strukturieren, Prozesse sauber aufsetzen und Informationen besser nutzbar machen. Ein gutes Beispiel sind Dokumente, die heute oft in verschiedenen Systemen oder Ordnern verteilt liegen. Eine intelligente Lösung, die diese Informationen automatisch strukturiert und zugänglich macht, wäre für viele Unternehmen ein großer Fortschritt.

Am Ende gilt: Praxis schlägt Hype. Technologien müssen einen konkreten Nutzen im Alltag der Unternehmen bringen.

Was würden Sie mittelgroßen Wohnungsunternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation als Rat mitgeben?

Es hilft sehr, einen Partner an der Seite zu haben, dem man vertraut und der sowohl die Branche als auch die technologischen Möglichkeiten versteht. Gemeinsam kann man eine klare Digitalisierungsstrategie entwickeln, das passende ERP-System auswählen und anschließend weitere Themen wie Datenmanagement oder KI angehen.

Mit einer solchen partnerschaftlichen Zusammenarbeit lässt sich die Transformation deutlich strukturierter und erfolgreicher gestalten.

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