Hausverwalter: Heizkosten selbst abrechnen – lohnt sich das?

Herr Knüffelmann, die Herausforderungen für Immobilienverwalterinnen und -verwalter nehmen stetig zu. Welche Entwicklungen haben in den vergangenen Jahren besonders an Bedeutung gewonnen?

Florian Knüffelmann: Die Liste der Herausforderungen ist lang und wächst kontinuierlich. Einerseits führt die steigende Regulierung dazu, dass Verwalterinnen und Verwalter immer mehr Aufgaben übernehmen müssen, andererseits kämpfen sie mit dem Fachkräftemangel und steigendem Margendruck. Die Heizkostenabrechnung ist ein gutes Beispiel für diese Entwicklung.

Seit 2022 müssen Bewohnerinnen und Bewohner von Gebäuden mit fernablesbarer Messtechnik monatlich über ihren Wärme- und Warmwasserverbrauch informiert werden. Gleichzeitig sind bis Ende 2026 alle nicht fernauslesbaren Geräte nachzurüsten oder durch fernauslesbare Geräte zu ersetzen.

Technik und rechtlicher Rahmen erschweren es

Welche Faktoren machen die Heizkostenabrechnung für Verwalter so komplex?

Neben der technischen Umstellung auf fernauslesbare Messtechnik sind es vor allem die rechtlichen Rahmenbedingungen, die für zusätzliche Komplexität sorgen. Die Abrechnung muss stets rechtskonform sein, um zu verhindern, dass Vermieter auf einem Teil der Kosten sitzenbleiben. Hinzu kommen erweiterte Informationspflichten wie detailliertere Abrechnungsinformationen, die CO2-Kostenaufteilung und zusätzliche Anforderungen durch erneuerbare Energien in multienergetischen Heizanlagen.

Wie können sich Immobilienverwalter auf diese Anforderungen einstellen?

Verwalter müssen sich mit verschiedenen Themen auseinandersetzen: gesetzlichen Auflagen, modernen Funktechnologien und digitalen Kommunikationswegen, um ihre Kunden rechtssicher zu informieren. Digitale Lösungen spielen dabei eine entscheidende Rolle, da sie in bestehende Verwaltungssysteme integriert werden können.

Gerade für kleinere Verwaltungen lohnt sich die Entwicklung eigener Lösungen oft nicht. Größere Verwaltungen können zwar Skaleneffekte erzielen, müssen aber oft eine Vielzahl an Schnittstellen verwalten, insbesondere wenn Verbrauchsdaten für weitere Prozesse wie Reportings benötigt werden.

"Die meisten Verwalter setzten weiter auf Messdienstleister"

Welche Rolle spielt der Datenschutz in diesem Prozess?

Eine zentrale. Je nach Portfoliogröße müssen Verwalter mit Tausenden geräteindividuellen Schlüsseln, Verbrauchsdaten und rechtlichen Anpassungen umgehen. Die Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz steigen kontinuierlich, weshalb bewährte Lösungen hier Vorteile bieten.

Beobachten Sie eine zunehmende Tendenz, dass Immobilienverwalter die Heizkostenabrechnung selbst übernehmen?

Nein, nur sehr vereinzelt, und dann meist bei sehr großen, breit aufgestellten Marktakteuren. Die meisten Verwalter setzen weiterhin auf externe Dienstleister, da der Aufwand für eine eigene Abrechnung – technisch, rechtlich und organisatorisch – enorm ist. Die Entwicklung zeigt, dass die Anforderungen weiter steigen und viele Verwalter deshalb auf etablierte digitale Abrechnungslösungen zurückgreifen, die kontinuierlich an neue gesetzliche Vorgaben angepasst werden.

Dies ist ein Beitrag aus der Ausgabe 02/25 der "Immobilienwirtschaft". 

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