Eigentümerversammlung mit dem CoPilot RE vorbereiten

Für die Vorbereitung einer Eigentümerversammlung mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) hält das Internet eine Vielzahl von Möglichkeiten für Verwaltungen bereit.

Der CoPilot RE, den Haufe im Oktober 2025 an den Start gebracht hat, kann dabei unterstützen. Die Chatbots beantworten rechtliche Fragen, helfen bei der Erstellung von Dokumenten wie Einladungen, Checklisten oder Protokollen – und das Ganze kostenlos.

Warum der CoPilot RE?

Vier Gründe für den Einsatz des CoPilot RE:

Verlässliche Antworten: Die Ergebnisse des CoPilot RE basieren ausschließlich auf dem immobilienrechtlichen Haufe-Content. Die Inhalte werden von Fachautoren erstellt und redaktionell gepflegt. Dadurch ist die Datenbasis konkret auf die Immobilienverwaltung zugeschnitten, stets aktuell und die Gefahr von Halluzinationen deutlich minimiert.

Spezielle Konfiguration: Der CoPilot RE ist speziell für die Aufgaben in der Immobilienverwaltung konfiguriert. Die generierten Ergebnisse können direkt in die Praxis umgesetzt werden. Eingaben zur Rolle des Nutzers oder dem anzuwenden Rechtsraum oder Rechtsgebiet entfallen und erleichtern das Prompting.

Möglichkeit zur Überprüfung: Der CoPilot RE kann sich wie jeder KI-Assistent irren. Zu jeder Antwort werden daher die relevantesten Quellen aus der Fachdatenbank "VerwalterPraxis" ausgewiesen, die er zur Antwortgenerierung herangezogen hat. Das ermöglicht es Verwaltern, die Antwort direkt und unkompliziert mit dem Haufe-Fachcontent und eigener Expertise zu überprüfen.

Datenschutz: Der CoPilot RE nutzt gängige große Sprachmodelle (LLM), die in Europa gehostet werden. Alle Daten liegen auf europäischen Servern, wobei die Rechenzentren aufgrund von ISO-Zertifizierung zu den sichersten der Welt gehören. Datenübertragung und Datenspeicherung erfolgen verschlüsselt, und die Chats werden nicht zum Training von Sprachmodellen verwendet.

Praxisfall Eigentümerversammlung

Wie der CoPilot RE bei der Vorbereitung einer Eigentümerversammlung unterstützen kann, lässt sich anhand eines Beispiels veranschaulichen:

In wenigen Monaten soll in den Geschäftsräumen eines Verwaltungsunternehmens eine Eigentümerversammlung mit zirka 20 bis 35 Teilnehmern stattfinden. In der Versammlung will die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) das Thema Online-Versammlung besprechen. Außerdem wurde die Verwaltung in der vorherigen Eigentümerversammlung beauftragt, Angebote für die Installation einer Photovoltaikanlage (PV-Anlage) einzuholen, welche die GdWE auf dem Dach errichten will. Die Angebote liegen der Verwaltung inzwischen vor und die GdWE soll nun über die Beauftragung beschließen.

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Wie ist vorzugehen?

Schritt 1: Struktur schaffen – Erstellung einer Checkliste

Gerade bei größeren Gemeinschaften oder komplexen Themen wie Sanierungen ist Sorgfalt bei der Vorbereitung für den späteren Versammlungserfolg entscheidend. Checklisten strukturieren, sodass die wichtigsten Tagesordnungspunkte im Blick bleiben und Schwerpunkte bei der Erledigung von Aufgaben gesetzt werden können. Gerade auch beim Onboarding neuer oder wenig erfahrener Mitarbeiter kann das eine große Hilfe sein.

Im Beispiel fasst der CoPilot RE mit einer einfachen Eingabe in das Chatfenster alle wesentlichen Punkte zusammen. Auf Wunsch als Fließtext, Liste oder Tabelle mit einer Spalte für Verantwortlichkeiten oder der Möglichkeit zum Abhaken. Das Ergebnis kann unter Beibehaltung der Formatierung in Textverarbeitungsprogramme übernommen werden.

Ein häufiges Problem stellt bei der Nutzung von KI der erste Schritt dar, also die Formulierung eines passenden Prompts. Der CoPilot RE lässt sich hier intuitiv bedienen. Von Vorteil ist es aber, wenn ihm bereits beim Prompting die Informationen zur Verfügung gestellt werden, die er für die korrekte Beantwortung benötigt. Als Faustformel gilt: Je präziser der Prompt, desto genauer die Antwort.

Im Beispiel wären die relevanten Informationen etwa:

• der geplante Zeitpunkt der Versammlung,
• die Aufforderung zum Erstellen einer Checkliste mit Punkten, die es zu beachten gilt,
• die Sonderthemen, die in der Versammlung behandelt werden sollen und
• das Format, in dem die Checkliste erstellt werden soll.

Bei der Eingabe gibt es kein Richtig oder Falsch. Der CoPilot RE braucht weder Fachsprache noch besondere technische Kenntnisse. Gerade zum Einstieg ist das Prompting ein iterativer Prozess – Anforderungen im Chat müssen oft per Folgefrage konkretisiert werden. Fehler können hierbei aber nicht gemacht werden.

Wer es sich leicht machen will, fragt den CoPilot RE einfach direkt:

"Welche Informationen brauchst du von mir, um eine Checkliste für die Vorbereitung einer Eigentümerversammlung zu erstellen?"

Schritt 2: Vorbereitung fachlicher Fragen

Verwalter stehen im Beispiel vor der Aufgabe, der GdWE das Thema Online-Eigentümerversammlung aus fachlicher Sicht darzustellen, eine Diskussionsgrundlage zu schaffen und auf Rückfragen oder Unklarheiten eingehen zu können.

Der CoPilot RE unterstützt hier etwa mit folgendem Prompt:

"Erkläre mir in einer Übersicht, was ich zum Thema Online-Versammlung wissen muss."

Sollen Fragen vertieft werden, können Folgefragen gestellt werden. Der CoPilot RE bleibt im Kontext und gibt so die Möglichkeit zur vertiefenden Recherche.
Gerade bei neuen Themen kann es vorkommen, dass Verwalter nicht wissen, welche fachlichen Fragen in der Eigentümerversammlung auf sie zukommen. Der CoPilot RE kann hier als Sparringpartner einspringen, indem beispielsweise eingeben wird:

"Eine GdWE will sich in der nächsten Eigentümerversammlung mit dem Thema Online-Versammlung befassen. Welche Fragen werden dabei auf mich zukommen?"

Auch hinsichtlich der Schaffung einer Diskussionsgrundlage ist der CoPilot RE behilflich, etwa wenn man ihn fragt:

"Sammle Argumente für eine Eigentümerversammlung in Präsenz, hybrid oder virtuell."

Mit dem CoPilot RE lässt sich kommunizieren wie mit einem Kollegen, indem man einfach eingibt, was man wissen will.

Schritt 3: Erstellung von Beschlussvorlagen

Das nächste Thema aus dem vorgestellten Fall ist die Erstellung einer Beschlussvorlage für die Installation der Photovoltaikanlage. Ein Prompt könnte lauten:

"Eine GdWE will einen Beschluss über die Installation einer PV-Anlage fassen. Nach einem entsprechenden Beschluss in der letzten Eigentümerversammlung wurden drei Angebote eingeholt, die nun vorliegen. Auf Grundlage eines dieser Angebote, auf das die GdWE sich einigen soll, will die GdWE einen Beschluss über die Beauftragung fassen. Erstelle eine Beschlussvorlage.“

Themen wie diese sind wiederkehrend. Es bietet sich daher an, für solche Anwendungsfälle Strukturen zu schaffen, die einen späteren Rückgriff auf bestimmte Prompts ermöglichen. Dafür lassen sich Anfragen im CoPilot RE umbenennen und es können Ordner angelegt werden, in denen Antworten zu bestimmten Themen oder Eigentümergemeinschaften sortiert und später immer wieder abgerufen werden können.

Mit dieser Möglichkeit lässt sich später Zeit sparen. Gerade bei der Erstellung von Vorlagen und der Fachrecherche ist die genannte Möglichkeit von Bedeutung, Antworten zu überprüfen. Der CoPilot RE weist in seinen Antworten die relevantesten Quellen aus. Im Fallbeispiel würde unter anderem ein Muster für eine Beschlussvorlage aufgerufen werden, das mit dem generierten Ergebnis abgeglichen werden kann.

Schritt 4: Erstellung der Einladung

Nachdem die inhaltlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, steht als letzter Schritt die Einladung zur Eigentümerversammlung an, die ebenfalls mit dem CoPilot RE erstellt werden kann. Auch hier gilt: Je präziser die Eingabe, desto genauer ist das Ergebnis. Im Beispiel würden sich Angaben zum Versammlungsort, der Versammlungszeit und den jeweiligen Tagesordnungspunkten anbieten.

Auf Funktionen wie das Übersetzen von Schreiben in Fremdsprachen oder die Zusammenfassung von Texten wurde hier zwar nicht eingegangen, sie geben aber Raum dafür, diese selbst auszuprobieren. Was bei der Nutzung des KI-Assistenten vor allem gilt: Testen und ein Gespür für die Funktionsweise entwickeln.

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