KI darf kein Fremdkörper sein

Frau Eckert-Rinallo, viele Verwalterinnen und Verwalter erkennen das Potenzial von KI, bleiben aber zurückhaltend. Woran liegt das?

Laura Eckert-Rinallo: Die Hürden sind real. In vielen Verwaltungen fehlt eine saubere Datenstruktur – Aktenordner, Excel-Tabellen und Insellösungen bremsen jede Automatisierung. Hinzu kommen Unsicherheiten bei Datenschutz und Haftung sowie schlicht Unkenntnis, welche Tools existieren und was sie leisten können. Oft begegnet man auch Skepsis im Team: "Wird KI mich ersetzen?" oder "Ist die Einarbeitung in ein neues Tool nicht wieder nur Mehraufwand?"

Wie lässt sich diese Zurückhaltung überwinden?

Mit kleinen, pragmatischen Schritten. Lieber ein Pilotprojekt starten als monatelang Konzepte schreiben und Pläne schmieden. Entscheidend ist Kommunikation im Team: erklären, warum KI eingeführt werden soll, und deutlich machen, dass sie unterstützt – nicht ersetzt. Mitarbeiter sollten mitentscheiden dürfen, welche Tools getestet werden.

Welche Rolle spielt Schulung?

Eine sehr große. Niemand muss sofort KI-Experte werden, aber ein Grundverständnis nimmt Angst. Kurze Video-Tutorials, praxisnahe Workshops und Inhouse-Seminare oder ein internes "KI-Update"-Format helfen enorm. Dort kann man Erfahrungen austauschen, Fragen klären und Erfolge sichtbar machen – wenn Prozesse messbar schneller oder fehlerfreier laufen.

Was raten Sie Verwaltern konkret?

Zuerst den eigenen Digitalisierungsgrad prüfen: Welche Daten liegen digital vor, wo bestehen Schnittstellen? Dann einen Prozess wählen, der sich leicht automatisieren lässt – etwa E-Mail-Triage (E-Mails werden automatisch organisiert und priorisiert) oder die Anrufverwaltung. Datenschutz prüfen, das Team einbinden, die Ergebnisse dokumentieren und messen.

Ihr Fazit?

Wer KI als Unterstützung begreift und Schritt für Schritt in die Praxis bringt, erlebt, dass Automatisierung kein Kontrollverlust ist – sondern ein Gewinn an Zeit und Qualität. Verwalter, die heute beginnen, schaffen Strukturen, von denen sie morgen profitieren. KI ist kein Ersatz für Erfahrung – sie ist ein Verstärker.

Das Kurzinterview ist Teil der Ausgabe 06/25 der "Immobilienwirtschaft" mit dem Schwerpunkt "KI im Facility Management".

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