3.1 Die WEG-Verwaltung
Im Gegensatz zur Unternehmensbuchhaltung, deren Vorschriften im HGB und den Steuergesetzen gesetzlich verankert sind und die eine doppelte Buchführung verlangt (siehe oben Kap. 2.1), enthält das WEG keine konkreten Vorgaben zur Buchführung der zu verwaltenden Eigentümergemeinschaften (= Objektverwaltung). Wesentliche Grundlagen einer ordnungsmäßigen Verwaltung sind in § 19 Abs. 2 WEG geregelt, ein Mindestmaß an "buchhalterischen Aufgaben" lässt sich aus § 28 WEG ableiten.
Die Rechtsprechung stellt dazu seit Jahren klar, dass die Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft in Form einer Gegenüberstellung aller tatsächlich in der jeweiligen Wirtschaftsperiode getätigten Ausgaben und aller erzielten Einnahmen zu erstellen ist.
BGH zur Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft
Die Abrechnung soll den Wohnungseigentümern aufzeigen, welche Ausgaben und welche Einnahmen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer im Abrechnungszeitraum wirklich hatte. Deshalb dürfen in ihr nur tatsächlich erzielte Einnahmen und tatsächlich erfolgte Ausgaben gebucht werden.[1]
Die Jahresabrechnung ist nach Auffassung der Rechtsprechung gerade keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und bilanzmäßige Darstellungen haben in ihr nichts zu suchen.[2] Daran hat auch das WEMoG nichts geändert. In seiner Begründung zu § 28 Abs. 2 Satz 2 führt der Gesetzgeber aus: "Der Verwalter hat dafür eine Jahresabrechnung aufzustellen. (...) Darüber hinaus muss die Jahresabrechnung die Einnahmen und Ausgaben enthalten."[3]
WEG: "einfache Buchhaltung"
Die Buchhaltung für die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften wird als "einfache Buchhaltung" bezeichnet und stellt eine Art Nebenbuchhaltung in der Immobilienverwaltungsgesellschaft dar. D. h. je Kalenderjahr[4] werden nur die tatsächlich geflossenen Einnahmen und Ausgaben (= Einzahlungen und Auszahlungen) der jeweiligen Eigentümergemeinschaft verbucht und in der Jahresabrechnung abgebildet. Dies entspricht dem Zufluss-Abflussprinzip.[5]
Zufluss-Abflussprinzip
Zuflussprinzip
Einnahmen dürfen erst dann erfasst und gebucht werden, wenn sie "zugeflossen" sind. Einnahmen sind dann zugeflossen, sobald über sie wirtschaftlich verfügt werden kann.[6] Deshalb stellen Forderungen keine Einnahmen dar.
Abflussprinzip
Beim Abflussprinzip gilt Entsprechendes: Ausgaben dürfen erst nach "Abfluss" vom Konto erfasst und gebucht werden. Deshalb stellen offene Verbindlichkeiten keine Ausgaben dar.
Die zum Jahresende ermittelten gesamten Einnahmen und Ausgaben einer Eigentümergemeinschaft sind darüber hinaus mit dem Banksaldo zu verproben (siehe hierzu ausführlich Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans (ZertVerwV), Kap. 4.9):
| Kontostand zum 1.1. | ||
| + Einnahmen | ||
| ./. Ausgaben | ||
| = Kontostand zum 31.12. |
Die einfache Buchhaltung ließe sich theoretisch ohne T-Konten führen – denkbar ist also der Einsatz von Excel-Tabellen, weil nur der Zahlungsfluss gebucht wird. Die Praxis zeigt aber, dass aus Gründen der Effizienz und Transparenz der Einsatz marktgängiger Buchführungssoftware für WEG-Verwaltungen erforderlich ist.
Ausgehend von dem zu eröffnenden Bewirtschaftungskonto (Girokonto) und Erhaltungsrücklagenkonto (weiteres Bankkonto) werden in der WEG-Buchhaltung die erforderlichen Buchungskonten auf der Einnahmen- und Ausgabenseite eröffnet. Ohne an dieser Stelle die buchhalterischen Vorgänge zu sehr zu vertiefen, ist zu beachten, dass man sich hier an den gängigen Umsetzungen einer doppelten Buchhaltung orientiert.
Buchung einer Sollstellung
Für die monatlich zu erwartenden Hausgeld-Vorschüsse wird für jeden Sondereigentümer ein eigenes Buchungskonto angelegt und zu Monatsbeginn eine sog. Sollstellung gebucht. Sollstellung bedeutet, dass eine Forderung über den erwarteten Betrag des Sondereigentümers gebucht wird, der für den aktuellen Monat aufgrund des beschlossenen Vorschusses geschuldet wird. Bei Eingang (Zufluss) des monatlichen Hausgelds (Vorschuss) wird der Betrag auf der Habenseite verbucht, womit sich die Forderung aufhebt.
Aufgrund der fehlenden gesetzlichen Vorgaben zur Führung von Büchern in der WEG-Verwaltung wird empfohlen, die Vorgaben der GoB und GoBD auch hier zu berücksichtigen.
3.2 Die Unternehmensbuchhaltung
Die Unternehmensbuchhaltung wird betriebswirtschaftlich als ext...
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