Berechnung der Rückstellungen

Zuordnung der Prüfungskosten pro Geschäftsjahr

Eine Betriebsprüfung erstreckt sich mit Ausnahme der abschlussnahen Prüfung auf mehrere Jahre. Eine Zuordnung des entstandenen Aufwandes zu den einzelnen geprüften Geschäftsjahren ist kaum möglich.

Tipp: Am Besten dividieren Sie die Gesamtaufwendungen für eine Betriebsprüfung durch die Anzahl der geprüften Jahre. Werden Sie alle fünf Jahre geprüft, teilen Sie die Gesamtsumme durch fünf, d.h. pro Jahr werden 20 % zurückgestellt.

Praxis-Hinweis: Die notwendigen Daten zur Berechnung stammen aus dem Rechnungswesen, wo die gut funktionierende Kostenrechnung bei der Informationsbeschaffung sehr hilfreich ist. 

1) Beispiel für die Berechnung der Raumkosten

Der Betriebsprüfer benötigt acht Wochen für die Betriebsprüfung vor Ort. In dieser Zeit ist er in einem Raum (40 Quadratmeter) des Verwaltungsgebäudes (950 Quadratmeter) untergebracht:

• Jährliche Miete des Verwaltungsgebäudes: 120.000 Euro
• Jährliche Nebenkosten: 95.000 Euro
• Anteilige Miete des Raumes: 5.053 Euro bzw. 777 Euro (8 Wochen)
• Anteiligen Nebenkosten: 4.000 Euro bzw. 615 Euro (8 Wochen) 

Sowohl die Miete als auch die Nebenkosten sind direkte Kosten, indirekte Kosten wie Abschreibungen auf Gebäude sind nicht vorhanden. Daher ist in der Handelsbilanz und in der Steuerbilanz derselbe Betrag anzusetzen. 

Achtung: Wenn der Raum für den Betriebsprüfer außerhalb der Betriebsprüfung nur sporadisch genutzt wird, sind die Kosten der Betriebsprüfung höher anzusetzen. Es reicht nicht, nur die anteiligen Kosten für den Prüfungszeitraum zu berechnen, da der Raum für die Betriebsprüfung reserviert ist.

2) Beispiel für die Berechnung der IT-Kosten

Der Betriebsprüfer erhält einen eigenen Zugang zum System, der ihm den Zugriff auf alle relevanten Daten ermöglicht. Zudem muss der Betriebsprüfer durch die IT-Abteilung betreut werden. Ein Benutzerkonto und Listen müssen erstellt und eine Einweisung in die Programme gegeben werden. Außerdem fallen IT-Grundkosten (Server, Netzwerk, Sicherheit) an, die für die allgemeine IT-Versorgung notwendig sind (hier für 85 Nutzer). Das bedeutet: 

• Jährliche Kosten IT-Zugang: 1.800 Euro bzw. 277 Euro (8 Wochen)
• Kosten für externen IT-Dienstleister: 2.000 Euro
• IT-Grundkosten pro Jahr: 175.000 Euro, d.h. 317 Euro (8 Wochen) 

Nur die Kosten des Zugangs und der externen Betreuung sind direkt zuzuordnen. Die IT-Grundkosten sind in der Höhe nicht abhängig von der Durchführung der Betriebsprüfung. Sie fallen daher für die Steuerbilanz aus der Berechnung heraus. 

Achtung: Wenn der IT-Nutzer für den Betriebsprüfer auch außerhalb der Prüfungszeit vorhanden ist, aber nicht genutzt werden kann, gehören die Kosten dafür auch komplett in die Prüfungskosten. Andersherum: Wenn alle Vorkehrungen für die Betriebsprüfung vorhanden bleiben, auch wenn gerade keine Prüfung stattfindet, können die permanenten Kosten nicht zurückgestellt werden. 

3) Beispiel für die Berechnung von Beratungskosten

Während der Betriebsprüfung muss auch der Steuerberater dem Betriebsprüfer Rede und Antwort stehen, bestimmte Positionen erklären und für die gemeinsam getroffenen Entscheidungen argumentieren. Dafür hat er 3.800 Euro in Rechnung gestellt. Diese Summe ist sowohl für die handelsrechtliche als auch für die steuerrechtliche Betrachtung einzubeziehen. 

4) Beispiel für die Berechnung von Betreuungskosten

Eine Betriebsprüfung ist für die Buchhaltung eine erhebliche Belastung. Die Beantwortung der Fragen des Betriebsprüfers, das Beschaffen von Dokumenten und die Diskussionen über strittige Sachverhalte haben in der vergangenen Prüfung 320 Stunden Arbeitszeit im Rechnungswesen erfordert. Hinzu kamen noch acht Stunden, in denen ein Geschäftsführer an der Betriebsprüfung beteiligt war: 

Wichtig: Der Unterschied zwischen der Handelsbilanz und der Steuerbilanz ergibt sich aus den Sonderzahlungen, die steuerrechtlich nicht berücksichtigt werden dürfen. 

5) Berechnung der Gesamtkosten 

Das sind die Kosten für eine Betriebsprüfung, die sich in diesem Beispiel mit drei Jahresabschlüssen beschäftigt. Will man die jährliche Belastung errechnen, muss man diesen Betrag also durch drei teilen. Der zu berücksichtigende Betrag pro Jahr wäre demnach 8.048 Euro für die Handelsbilanz bzw. 7.267 Euro für die Steuerbilanz.