Instandhaltungsrückstellungen korrekt berechnen

Wie bei allen Rückstellungen ist auch der Betrag für die unterlassene Instandhaltung mit dem erwarteten Aufwand zu passivieren. Erwartete Preisreduktionen müssen berücksichtigt werden. Daher sind Skonto oder Rabatte vom erwarteten Rechnungsbetrag abzuziehen. Damit der Betrag, der aus der Fachabteilung gemeldet wird, den gesetzlichen Ansprüchen genügt, muss der Buchhalter diesen verifizieren. Das geschieht am besten gemeinsam mit dem Fachmann, der für die Instandhaltung zuständig ist.

• Wenn bereits eine Bestellung der externen Leistung vorliegt, werden die Bedingungen in der Bestellung geprüft. So können Skonto, Rabatte oder andere Abzüge festgestellt werden.
• Liegt ein Angebot oder ein Kostenvoranschlag vor, dann wird auch dort bereits von Zu- und Abschlägen die Rede sein. Es ist zu prüfen, ob für den üblicherweise eingesetzten Lieferanten oder Servicedienstleister weitere Zu- und Abschläge anfallen.
• Gibt es lediglich eine Kostenschätzung des Fachmannes, dann muss mit diesem geklärt werden, ob die genannten Nebenkosten berücksichtigt wurden und welcher Partner mit der Aufgabe betraut wird. Auch hier gibt es Erfahrungswerte über Skonto oder Rabatte, die der Techniker vor Ort nicht unbedingt kennt. Der geschätzte Aufwand ist entsprechend zu korrigieren.

Praxis-Hinweis: Nebenkosten in die Instandhaltungsrückstellung miteinbeziehen

Die Techniker, die für die Reparatur verantwortlich sind, vergessen oft, dass es auch Nebenkosten gibt. So werden Versandkosten, Verpackungskosten oder Mindermengenzuschläge die Instandhaltungskosten erhöhen. Das muss bei der Rückstellung in den Betrag einfließen.

Zu den zu berücksichtigenden Aufwendungen gehören nicht die Leistungen eigener Mitarbeiter. Zurückgestellt werden nur die Beträge, die an Außenstehende gehen.

Auswirkungen der Rückstellungsbildung auf das Ergebnis

Wie jede Rückstellung verschlechtert auch die für unterlassene Instandhaltung das Ergebnis. Gleichzeitig wird das Ergebnis des Folgejahres verbessert. Damit werden vor allem Steuerzahlungen um ein Jahr verschoben. Werden Dividenden an die Eigentümer gezahlt, sinkt durch die Bildung von Rückstellungen die Basis für deren Berechnung. Jedes Mal handelt es sich nur um eine Verschiebung um ein Jahr, da die Instandhaltungsmaßnahmen im Folgejahr durchgeführt werden müssen. Das Unternehmen sollte ein Interesse an der korrekten Zuordnung der Kosten zum Geschäftsjahr haben. Daher ist es sinnvoll, die unterlassenen Instandhaltungsaufwendungen über die Rückstellung in die entsprechenden GuV zu buchen. Ungerechte Kostenschwankungen werden dadurch vermieden. Der Betriebsprüfer schaut sehr kritisch auf die Rückstellungshöhe. Zwar handelt es sich um eine Steuerverschiebung um nur ein Jahr. Wenn es gelingt, permanent eine Rückstellung in ähnlicher Höhe zu haben, dann ist das eine permanente Steuerverschiebung. Das will die Finanzbehörde verhindern.

Praxis-Beispiel: Berechnung des Instandhaltungsaufwands

Für die Reparatur des Asphalts auf dem Firmenparkplatz, die aufgrund ungeeigneten Wetters verschoben werden musste, liegt ein verhandeltes Angebot vor. Dieses lautet über 4.105,50 Euro inkl. MwSt. Außerdem können 3 % Skonto gezogen werden, was das Unternehmen auch regelmäßig nutzt. Für den Abtransport und die Entsorgung des defekten Asphalts schätzt der zuständige technische Leiter die Kosten auf ca. 1.500 Euro. Damit errechnet sich die Rückstellung wie folgt:

Exakte Dokumentation und richtige Berechnung der Instandhaltungsrückstellung schafft Vertrauen bei der Betriebsprüfung

Neben einer exakten Dokumentation ist eine genaue Berechnung der Rückstellungshöhe ein wichtiger Pluspunkt bei der Beurteilung. Wird Jahr für Jahr die Rückstellung zu hoch berechnet, werden die Beträge nicht erreicht oder die Termine nicht eingehalten, wird auch der Prüfer die Bildung der Rückstellung beanstanden. Gerade durch die Rückstellung für unterlassene Instandhaltung wird Vertrauen aufgebaut. Eine Kontrolle ist sehr gut möglich, die Argumente für die Rückstellung sind eindeutig, die Gesetzeslage lässt nur wenig Spielraum.

Bewertung mit dem Barwert: keine Abzinsung!

Grundsätzlich muss eine Rückstellung mit dem Barwert angesetzt werden. Die Abzinsung ist im Fall der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung jedoch nicht notwendig, da dies nur Rückstellungen ab einer Laufzeit von einem Jahr betrifft. Laut Definition müssen die unterlassenen Instandhaltungen innerhalb der ersten 3 Monate des Folgejahrs nachgeholt werden. Damit kommt es niemals zu einer Laufzeit, die eine Berechnung des Barwerts notwendig macht.

Rückstellungen für Instandhaltungen und Bilanzprüfung

Die Bildung der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung ist eine einfach zu erfüllende Pflicht. Wer die einschlägigen Vorschriften befolgt, kann durch die Wahl der Beträge und die Definition des Instandhaltungsgrundes die Bilanz gestalten. In der Regel wird in einer Prüfung mehrerer Jahre nicht mehr festzustellen sein, ob eine Instandhaltungsmaßnahme zu Unrecht aus der Rücklagenbildung herausgenommen wurde. Das interessiert den Betriebsprüfer auch nur wenig. Dieser diskutiert nur die Maßnahme, für die eine Rückstellung gebildet wurde.

Größeren Einfluss nimmt der WP bei dem Testat der Bilanz. Er ist näher an der Aufstellung, ist aber ebenfalls auf die Expertise des Buchhalters angewiesen. Damit bestimmt das Unternehmen selbst, welche Auswirkungen die Rückstellung auf das Ergebnis hat.