07.06.2016 | Top-Thema Rückstellung für unterlassene Instandhaltung

Instandhaltungsrückstellungen: Die richtigen Daten bekommen

Kapitel
Rückstellung für unterlassene Instandhaltung: Woher die Daten nehmen?
Bild: iStockphoto

Die Rückstellung für unterlassene Instandhaltung hat einen großen Bedarf an Informationen, damit die Werte richtig eingeordnet werden können. Wir geben Tipps wie Sie an die „richtigen“ Informationen kommen und wie Sie diese im Blick behalten.

Die notwendige Reparatur an sich, die Entstehung der Reparaturnotwendigkeit, die mögliche Erledigung in den ersten drei Monaten, die Höhe der zu erwartenden Aufwendungen, die Abgrenzung zu regelmäßiger Wartung und Aktivierung, all das sind Informationen, die vom Fachmann kommen müssen. Der Buchhalter ist fast nie in der Lage, diese Daten richtig einzuordnen.
Der Lieferant der Daten ist die Abteilung, in der die Aufwendungen für die Instandhaltung später anfallen. Damit die Informationen überhaupt fließen und die richtige Qualität aufweisen, muss die Buchhaltung die Federführung bei der Beschaffung der Daten behalten.

  • Als erster Schritt wird in allen infrage kommenden Abteilungen nachgefragt, ob es solche unterlassenen Instandhaltungen gibt. Dabei ist die Definition vorzugeben. Die Begründung für die Frage hilft, die Antworten zu beschleunigen und korrekt zu halten.
  • Die Abteilungen listen alle gefundenen unterlassenen Instandhaltungen auf. Eine aussagefähige Beschreibung der notwendigen Arbeiten, deren Anlass und der Grund für die Verschiebung wird von den Fachleuten erstellt. Gleichzeitig wird jeweils angegeben, bis wann die Reparatur nachgeholt wird. Der Hinweis auf die Drei-Monats-Frist muss den notwendigen Abschluss beinhalten, da Techniker in der Praxis sonst den Beginn der Maßnahme als ausreichend ansehen.
  • Die Fachabteilungen werden angehalten, den Instandhaltungsaufwand möglichst exakt zu bestimmen. Die schlechteste Möglichkeit ist eine interne Kostenschätzung, Angebote oder Kostenvoranschläge geben eine höhere Sicherheit. Die genauesten Werte liegen vor, wenn bereits eine Bestellung der Leistung erfolgt ist. In diesem Fall kann auch relativ sicher auf den Endtermin geschlossen werden.
  • Gemeinsam mit den Fachabteilungen wird die Unterscheidung zwischen tatsächlichen Instandhaltungskosten und möglicher Wartung oder Aktivierung getroffen.

Praxis-Beispiel: Kontrollliste für Instandhaltungsaufwendungen

Maßnahme

Beschreibung

Unter-
lassungs-
grund

Erledigung geplant

Aufwand

Schätzung, Voranschlag, Bestellung

erl.

Kosten Ist

Reparatur Parkplatz

 

Abgesacktes Pflaster muss aufgehoben und neu verlegt werden

Witterung

28.02.2015

5.800,00

Kosten-
voranschlag

 

 

CNC-
Drehautomat

 

Erneuerung Abdeckhaube

Lieferzeit

05.02.2015

748,56

Bestellung

 

 

Verpackungs-
automat

 

Werkzeug-
aufnahme durch Unfall beschädigt

Kapazitäts-
problem

14.01.2015

1.800,00

Schätzung

 

 

Praxis-Tipp: Kontrollliste erstellen

Das Ergebnis der Datenerhebung ist eine Liste der Maßnahmen, für die eine Rückstellung gebildet wurde. Diese lässt sich sehr gut dazu verwenden, in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres den Fortgang der Arbeiten zu kontrollieren. Die Kontrollliste ist gleichzeitig ein Dokument, das der Betriebsprüfer für die Prüfung der Rückstellung verlangen wird.

Schlagworte zum Thema:  Daten, Rückstellung, Instandhaltung

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