Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/2101 im Hinblick auf die Offenlegung von Ertragsteuerinformationen durch bestimmte Unternehmen und Zweigniederlassungen sowie zur Änderung des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes und des Pflichtversicherungsgesetzes wurde mit der Neufassung des § 325a Abs. 1 HGB eine lange bestehende Ungleichbehandlung beseitigt.
Mit Wirkung für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen, müssen auch inländische Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in einem Staat, der weder EU-Mitgliedstaat noch Europäischer Wirtschaftsraum (EWR)-Vertragsstaat ist (sog. Drittstaat), in den Anwendungsbereich des § 325a HGB einbezogen werden. Bislang waren diese Zweigniederlassungen nicht von der Offenlegungspflicht erfasst, da die Vorschrift nur die Zweigniederlassungen mit einem Sitz der Kapitalgesellschaft in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder EWR-Vertragsstaat vorausgesetzt hatte. Der Gesetzgeber begründet diese Ausweitung der Pflicht zur Offenlegung der Rechnungslegungsunterlagen einer Drittstaats-Kapitalgesellschaft mit dem Schutz von Personen, die über eine inländische Zweigniederlassung mit einer ausländischen Kapitalgesellschaft in Verbindung treten (Gesetzesbegründung, S. 46).
Für welche Niederlassungen die Offenlegungspflichten zukünftig gelten
Konkret müssen die in § 13e Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 HGB genannten angemeldeten Personen der deutschen Zweigniederlassung oder, wenn solche nicht vorhanden sind, die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs der Gesellschaftür die Unterlagen der Rechnungslegung der Hauptniederlassung, die nach dem für die Hauptniederlassung maßgeblichen Recht aufgestellt, geprüft und offengelegt worden sind, nach den §§ 325, 327a und 328 HGB offenlegen. Auch der § 329 HGB bzgl. der Prüfungs- und Unterrichtungspflicht der das Unternehmensregister führenden Stelle ist anzuwenden. Dabei ist die Größe der Zweigniederlassung nicht relevant.
Als Erleichterung brauchen bei dem Bestehen mehrerer inländischer Zweigniederlassungen derselben Gesellschaft die Unterlagen der Rechnungslegung der Hauptniederlassung nur von den verpflichteten Personen einer dieser Zweigniederlassungen offengelegt zu werden. In diesem Fall beschränkt sich die Offenlegungspflicht der übrigen Zweigniederlassungen auf die Angabe des Namens der Zweigniederlassung, des Registers sowie der Registernummer der Zweigniederlassung, für die die Offenlegung bewirkt worden ist.
Unterlagen sind i. d. R. in deutscher Sprache einzureichen
§ 325a Abs. 1 Satz 2 HGB beinhaltet zunächst den Grundsatz, dass die Unterlagen in deutscher Sprache einzureichen sind. Hierfür werden jedoch durch Satz 3 wichtige Ausnahmen für den Fall getroffen, dass Deutsch nicht die Amtssprache am Sitz der Hauptniederlassung ist. In diesen Fällen ist es zulässig, die Unterlagen in Englisch vorzulegen. Zusätzliche Voraussetzungen müssen hierfür nicht erfüllt werden. Alternativ kann auch eine vom ausländischen Register der Hauptniederlassung beglaubigte Abschrift vorgelegt werden. Da es sich hierbei um die beim Register der Hauptniederlassung eingereichten Unterlagen handelt, müssen auch die Vorgaben dieses Staates zur Einreichung der Unterlagen beachtet werden. Schreibt dieser Staat etwa vor, dass die Einreichung in der eigenen nationalen Sprache zu erfolgen hat, wäre diese auch für die Offenlegung in Deutschland zwingend, sofern nicht in deutscher oder englischer Sprache offengelegt wird.
Konsequenterweise werden durch das Gesetz dann auch die ständigen Vertreter inländischer Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften (§ 13e Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 HGB) in den tatbestandlichen Täterkreis aufgenommen, um Verstöße gegen die handelsrechtlichen §§ der Offenlegung zu ahnden.
Geschäftsjahr 2024 erstmalig offenzulegen
Da die Änderung über ein Gesetz erfolgt, was einen ganz anderen Titel trägt, könnte diese neue und durchaus aufwendige Pflicht, die bereits für nach dem 31.12.2023 beginnende Geschäftsjahre gilt (d. h. erstmalig offenzulegen wären die Unterlagen des Geschäftsjahrs 2024 im Geschäftsjahr 2025), untergehen.
Das Gesetz wurde bekannt gemacht im Bundesgesetzblatt Teil I v. 21.6.2023, Nr. 154. Die Gesetzesbegründung ist hier abrufbar.