2.5.1 Übersicht
Mahlzeiten im Betrieb, die unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden, werden bei der Lohnsteuer und bei der Sozialversicherung dadurch privilegiert, dass sie mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV besteuert werden können. Der amtliche Sachbezugswert für Mahlzeiten, die im Kalenderjahr 2023 gewährt werden, beträgt ohne Rücksicht auf den Wert der Mahlzeit[1]
| für ein Mittag- oder Abendessen | 3,80 EUR, |
| für ein Frühstück | 2,00 EUR. |
Vorstehende Sachbezugswerte gelten nicht nur für Mahlzeiten in Kantinen des Arbeitgebers[2], sondern auch bei Mahlzeiten in Kantinen eines Dritten, in Gaststätten oder vergleichbaren Einrichtungen.[3]
Welcher Sachbezugswert anzusetzen ist, richtet sich nach dem Zeitpunkt der Essenseinnahme. Wird z. B. in einem Schichtbetrieb ein Salatbüfett angeboten, ist diese Mahlzeit je nach Tageszeit des Verzehrs als Frühstück, Mittag- oder Abendessen zu bewerten.
Ein Heißgetränk und ein unbelegtes Brötchen oder Brot ist kein "Frühstück" i. S. d. § 2 Abs. 1 Satz 2 SvEV, da ein Brotbelag integraler Bestandteil eines Frühstücks ist. Stellt ein Arbeitgeber daher seinen Arbeitnehmern arbeitstäglich "trockene" Brötchen verschiedenster Art sowie Rosinenbrote zum unentgeltlichen Verzehr zur Verfügung und räumt er dazu die Möglichkeit ein, sich ganztägig unentgeltlich an einem Heißgetränkeautomaten zu bedienen, unterfällt diese Verpflegung nach Auffassung des BFH dem allgemeinen Begriff der "Kost" in § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, sodass die Sachbezüge nach Maßgabe von § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG außer Ansatz bleiben. Es handelt sich nach dem Urteil nicht um mit amtlichen Sachbezugswerten zu versteuernde Sachbezüge.[4]
Erhalten Lehrkräfte in einer von dem (kommunalen) Schulträger selbst oder einem von ihm beauftragten Unternehmen betriebenen Schulmensa eine Mahlzeit zu einem Preis, welcher unterhalb des maßgeblichen Sachbezugswerts liegt, stellt dieser Preisnachlass von dritter Seite einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar, der als echte Arbeitslohnzahlung durch Dritte gem. § 38 Abs. 1 EStG der Lohnsteuer unterliegt.
Die Sachbezugswerte kommen unter bestimmten Voraussetzungen auch bei der Ausgabe von Essenmarken (Restaurantschecks) zur Anwendung. Eine regelmäßig vorteilhafte Gestaltung kann hier insbesondere durch einen Barlohnverzicht erreicht werden.[5]
Die amtlichen Sachbezugswerte können ggf. auch auf Mahlzeiten angewendet werden, die zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit oder einer doppelten Haushaltsführung gewährt werden.[6]
Bei der Durchführung des Lohnsteuerabzugs treffen den Arbeitgeber besondere Nachweispflichten.[7]
Besonderheiten gelten für die Abgabe von Essen aus besonderem Anlass.[8]
S. Abschnitt 2.5.2.
S. Abschnitt 2.5.3.
S. Abschnitt 2.5.4 insbesondere Beispiel 6.
S. Abschnitt 2.5.6.
S. Abschnitt 2.5.7.
2.5.2 Mahlzeiten in Kantinen des Arbeitgebers
Mahlzeiten, die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV zu bewerten.[1] Ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil ist – unabhängig vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit – nur anzurechnen, soweit der vom Arbeitnehmer gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden Sachbezugswert unterschreitet.
Beispiel 1
Berechnung des geldwerten Vorteils
| Preis der Mahlzeit | 3,50 EUR |
| Sachbezugswert | 3,80 EUR |
| Zahlung des Arbeitnehmers | 0,50 EUR |
| Geldwerter steuerpflichtiger Vorteil: Unterschiedsbetrag zwischen Sachbezugswert (3,80 EUR) und Entgelt des Arbeitnehmers (0,50 EUR), und zwar unabhängig davon, welche tatsächlichen Kosten dem Arbeitgeber entstehen: | 3,30 EUR |
Hieraus ergibt sich, dass die steuerliche Erfassung der Mahlzeit entfällt, wenn gewährleistet ist, dass der Arbeitnehmer für jede Mahlzeit mindestens einen Preis i. H. d. amtlichen Sachbezugswerts zahlt.
Erhalten Arbeitnehmer (insbesondere im Gaststättengewerbe) in der Kantine Mahlzeiten, die der Arbeitgeber hergestellt hat, ist der übliche, um 4 % geminderte Endpreis der Mahlzeit am Abgabeort maßgebend.[2] Von diesem kann der Rabattfreibetrag i. H. v. 1.080 EUR[3] abgesetzt werden. Verpflegt der Arbeitgeber die Besatzungsmitglieder an Bord eines Flusskreuzfahrtschiffes oder die Mitarbeiter auf einer Offshore-Plattform unentgeltlich, ist der den Arbeitnehmern gewährte Vorteil kein Arbeitslohn, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an einer Gemeinschaftsverpflegung wegen besonderer betrieblicher Abläufe den Vorteil der Arbeitnehmer bei Weitem überwiegt.[4] Entsprechendes gilt für die Mahlzeitengewährung an Erzieherinnen eines Kindergartens.[5]
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