Wenn der Report zum TÜV muss: Laufende Überwachung des Reportings bei Zalando

Reporting Anforderungen

Oftmals wird die Zalando SE noch als Start-up bezeichnet - jedoch findet man das schnell wachsende Unternehmen heute, nach nur wenigen Jahren, im MDAX wieder. Entsprechend dazu muss das Management Reporting neuen Vorgaben gerecht werden und muss das ehemalige Reporting Set-up komplett überarbeitet werden. So erschwerte es unter anderem eine fragmentierte, nicht skalierbare Struktur den vielfältigen Anforderungen an das Reporting gerecht zu werden. Diesem Zustand begegnete man mit einem State-of-the-Art Reporting Backend und Frontend. Zur Datenspeicherung der Unternehmensdaten bzw. der verschiedenen Vertriebskanäle, kommt bei der Zalando SE ein zentrales SAP Business Warehouse on HANA zum Einsatz. Darauf aufbauend ermöglichen die Reporting Systeme Jedox und Microstrategy die Analyse im Self-Service, ein dynamisches Filtern und einen ortsunabhängigen Zugriff.

Effektive Reporting Landschaft

Hand in Hand mit der Überarbeitung der Systeme, wurde der Fokus ebenfalls auf die Weiterentwicklung der Reporting Landschaft gelegt. Um diese möglichst effektiv zu gestalten wurde die Anzahl der Berichte stark reduziert, die Auswahl an KPIs standardisiert und ein regelmäßiges Feedback der Empfänger eingeholt. (S. Bild 4 der Bilderserie).

Effiziente Prozesse und Systeme

Tobias Schönaich unterstrich drei elementare Eckpunkte zur Gestaltung von effizienten Controlling-Prozessen und Systemen. Der Arbeitsablauf wird durch gemeinsam genutzte Dashboards optimiert. Dabei greifen alle Nutzer auf die gleichen Informationen zu und kommentieren in einem automatisch gestützten Prozess aktuelle Geschäftsentwicklungen zentral. Zweitens wird auf eine konsistente Datenhaltung geachtet. Dabei wird das Prinzip einer „Single source of truth“ befolgt und auf den schnellen und unkomplizierten Datenzugriff geachtet. Zuletzt wird besonders auf einen möglichst hohen Automatisierungsgrad in den Prozessen geachtet. Dieser ist insbesondere durch die Einführung von Self-Service Reporting-Funktionalitäten deutlich gesunken. Darüber hinaus wurden manuelle Tätigkeiten aufgrund des harmonisierten Reporting-Systems überflüssig bzw. konnte der Verwaltungs- und Anpassungsaufwand deutlich reduziert werden.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Um langfristig ein effektives und effizientes Management Reporting sicherzustellen, hat der Controlling-Bereich einen sogenannten „Tool-TÜV“ eingeführt. Dabei werden die vorhandenen Berichte einer regelmäßigen Überprüfung durch ein unabhängiges Team bei Zalando unterzogen und alle erforderlichen „Wartungen“ direkt durchgeführt.

Gründe für eine regelmäßige Überprüfung (Service) der Reporting-Tools:

• Aufgrund ständiger Weiterentwicklung sind die Tool-Inhalte immer weniger nachvollziehbar;
• Definitionen der KPIs verändern sich;
• die Prozessdokumentationen fehlen oder sind unzureichend;
• Fehler werden im Tool nicht hervorgehoben bzw. schleichen sich ein.

Neben dem Tool-TÜV unterstützen ein KPI-Wiki und die Einführung neuer Tools die nachhaltige Verbesserung der Controlling-Tools und Prozesse. Das KPI-Wiki ist eine frei verfügbare Enzyklopädie für die Unternehmens-KPIs, in der alle Definitionen zentral abgespeichert, geteilt, diskutiert und aktuell gehalten werden. Die frühzeitige Einführung neuer Tools (Piloting) garantiert dem Controlling den geänderten Anforderungen bei der Zalando SE gerecht zu werden bzw. stets die Weiterentwicklung des Unternehmens unterstützen zu können.

Lessons Learned

Die Zalando SE hat in den letzten Jahren eine bemerkenswerte Wachstumsgeschichte geschrieben und behauptet sich in einem sehr dynamischen und innovativen Marktumfeld. Trotzdem kämpft das vergleichsweise junge Unternehmen mit ähnlichen Problemen im Management Reporting wie die etablierten Konzerne. So wird einer heterogenen Systemlandschaft, fehlenden Reporting-Standards und Prozessineffizienzen heute mit einem State-of-the-Art Reporting-System, klaren und verbindlichen Guidelines (bspw. KPI-Wiki) und einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (bspw. „Tool-TÜV“) begegnet. Mit diesen Maßnahmen, so ist sich Dr. Engelbergs sicher, rüstet sich das Controlling optimal für ein weiteres Wachstum der Zalando SE und die daraus entstehenden neuen Anforderungen.

Kurzvorstellung Zalando SE

Zalando ist Europas führende Online-Plattform für Mode. Das Berliner Unternehmen bietet seinen Kunden eine umfassende Auswahl an Bekleidung, Schuhen und Accessoires für Damen, Herren und Kinder. Die internationalen Zalando-Shops verzeichnen monatlich mehr als 180 Millionen Besuche, von denen im ersten Quartal 2016 rund 62 Prozent von mobilen Endgeräten kamen. Die Zahl aktiver Kunden stieg im gleichen Zeitraum auf 18,4 Millionen.