Wenn man regelmäßig Pivot-Tabellen erstellt, kommt es immer mal wieder vor, dass Excel 365 eine neue Pivot-Tabelle nicht so anzeigt, wie man es erwartet. Wie man typische Fehler vermeidet, zeigt dieser Tipp.
Bei der Erstellung recht einfacher Pivot-Tabellen, wie in obiger Abbildung, kommt es bei Anwendern immer mal vor, dass sich bei der Erstellung ein oder mehrere Fehler einschleichen. Grundsätzlich werden Pivot-Tabellen dazu genutzt, um eine Vielzahl von Daten zu aggregieren und mittels Funktionen zusammenzufassen. Dabei gibt es aber ein paar Dinge zu beachten.
Fehlerhafter Datenbereich durch Leerzellen in Pivot-Tabelle
Achten Sie bei der Erstellung einer Pivot-Tabelle darauf, dass Sie keine Leerzellen mit aufnehmen. Das kann passieren, wenn Sie den Datenbereich selbst festlegen und z.B. mindestens eine weitere Zelle markieren, als die Tabelle überhaupt lang ist. Auch führen Leerzeilen innerhalb einer Pivot-Tabelle dazu, dass die Pivot-Tabelle am Ende nicht korrekt dargestellt wird. Nachfolgend ein Beispiel, wenn der Datenbereich zu groß gewählt wurde oder sich innerhalb des Datenbereichs Leerzeilen befinden. Es wird (Leer) aufgeführt, obwohl dies nicht notwendig wäre (rot markiert).
Achten Sie daher auf den richtigen Datenbereich, um solche unschönen Felder zu vermeiden.
Tipp: Bei der Erstellung brauchen Sie immer nur eine Zelle in der Spaltenbeschriftung markieren und gehen dann auf Pivot-Tabelle erstellen. Excel findet automatisch das Ende der Pivot-Tabelle, wobei ein Blick auf den Vorschlag immer wichtig ist, falls sich doch mal eine Leerzeile eingeschlichen hat.
Fehlerhafte Datenformatierung in Excel
Ein weiterer Hinweis auf einen Fehler innerhalb der Datentabelle zeigt sich in vielen Fällen im Wertebereich des Filters. Standardmäßig wird die Funktion Summe für numerische Wertfelder verwendet. Wenn Sie also z.B. Mengen oder Umsätze in einer Pivot-Tabelle zeigen wollen, sollte im Wertefilter immer z.B. "Summe von Umsatz" auftauchen. Sollte dies nicht sein und es steht „Anzahl von …“, ist dies nicht unbedingt falsch, sollte aber kritisch geprüft werden. Ein Hinweis darauf liegt an Excel, denn wenn Ihr Feld Leerzeichen oder nicht numerische Werte (z.B. Text-, Datumswerte) enthält, wenn Sie es im Wertebereich der Feldliste platzieren, verwendet die Pivot-Tabelle die Funktion Anzahl für das Feld.
In diesem Beispiel sehen Sie zwei Felder Umsatz und Umsatz2. In der Pivot wird eines korrekt mit Summe und das andere "falsch" mit Anzahl ausgewiesen. Grund hierfür ist die Formatierung innerhalb der Datentabelle.
Das Ergebnis der Pivot-Tabelle sieht wie folgt aus:
Tipp: Diese vorgestellten Fehler sind immer ein Indiz dafür, dass Ihre Datentabelle nicht korrekt ausgewählt wurde oder innerhalb dieser Fehler in der Formatierung vorliegen.
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