Je detaillierter ein Bericht ist, desto mehr Informationen muss der Leser verarbeiten. Wie können Controller sicherstellen, dass die Leser sich besonders auf bestimmte Aussagen des Berichts konzentrieren?

Vergleiche in den Berichten verdoppeln die dort enthaltenen Informationen und schaffen eine zusätzliche Dimension, die Abweichung. Diese Datenflut kann gewollt sein, damit die Entscheidungen richtig fundiert werden. Diese Situation kann aber auch zu Nachfragen, Verwirrungen oder falschen Schlüssen führen. Vergleiche haben daran einen wichtigen Anteil.

Bestimmte Aussagen des Berichts hervorheben 

Um dem vorzubeugen, kann der Controller sein Publikum auf die wichtigen Aussagen des Berichts konzentrieren, indem er die Vergleiche steuert. Der Ablauf des Tricks ist sehr einfach:

  1. Der Berichtswert wird detailliert dargestellt, z. B. als Umsatz in jedem Monat oder Ausschussquote je Maschine.
  2. Der Vergleich mit dem Vorjahr oder der anderen Berichtseinheit erfolgt nur für den Summenwert (z. B. Jahresumsatz, Ausschussquote je Werk).
  3. Besondere Detailzahlen werden durch den Vergleichswert aufgewertet (z. B. Umsatz im Monat März oder Ausschussquote für Maschine 3).

Diese Vorgehensweise spart dem Controller Berichtszeit, da er Vergleichswerte nicht aufbereiten muss. Gleichzeitig wird der Leser nicht mit zu vielen Inhalten belastet. Der Controller bestimmt, wohin die Aufmerksamkeit der Berichtsempfänger gelenkt wird.

Diese Vorgehensweise kann zwingend werden, wenn der Detaillierungsgrad eines Berichts erweitert wird und für die jetzt im Report enthaltenen Detailwerte keine Vergleichswerte existieren. Wurde bisher z. B. nur die Summe eines Objekts berichtet, liegen die Teilvergleichswerte nicht unbedingt vor.

Beispiel: Monatsumsatz

Für den Umsatz der Jahre t und t-1 liegen die folgenden Monatswerte vor:

Umsatz TEurot-1tAbw. TEuroAbw. %

Januar

100

115

15

15 %

Februar

80

100

20

25 %

März

90

85

-5

-6 %

April

110

125

15

14 %

Mai

120

155

35

29 %

Juni

100

115

15

15 %

Juli

75

85

10

13 %

August

90

105

15

17 %

September

110

125

15

14 %

Oktober

105

125

20

19 %

November

120

145

25

21 %

Dezember

100

120

20

20 %

Summe

1.200

1.400

200

17 %

Berichte mit allen Vergleichen sind unübersichtlich 

Ein Bericht mit allen Vergleichen ist sehr umfangreich und unübersichtlich. Da der Monatsumsatz auch durch die nicht immer pünktlich zum Monatsende mögliche Fakturierung von Großaufträgen beeinflusst wird, scheint dem Controller der monatliche Vergleich überflüssig. Es würden nur Nachfragen über den März entstehen. Daher berichtet er Folgendes:

Jahr tUmsatz in TEuro

Januar

115

Februar

100

März

85

April

125

Mai

155

Juni

115

Juli

85

August

105

September

125

Oktober

125

November

145

Dezember

120

Summe

1.400

Umsatz Vorjahr

1.200

Abw. TEuro

200

Abw. %

17 %

Damit konzentrieren sich die Leser des Berichtes auf die Steigerung von 17 % im Jahresdurchschnitt. Jetzt können die Entscheidungen zur Sicherung des Wachstums ohne Verunsicherung durch einen schlechten Monat getroffen werden.

Aussagekraft von Berichten wird durch Vergleiche beeinflusst 

Mit der Verwendung von Vergleichen entscheidet der Controller, oft unbewusst, über die Aussagekraft des Berichtes. Da der Report immer auch mit Bezug zur Zielgruppe erstellt wird, ist die Aussagekraft von den Lesern abhängig. In der Praxis werden Berichte immer wieder auch für andere, vorher nicht eingeplante Zielgruppen verwendet. Dann kann die Konzentration auf wenige Vergleiche plötzlich falsch sein.

Beispiel: Kaufleute und Techniker

In der Fräsabteilung werden fünf gleiche Maschinen mit gleicher Auslastung betrieben. Die Ausschussrate, zurückzuführen auf die Qualität der Maschinen, ist unterschiedlich. Das gilt auch für das Vorjahr, wobei sich bei gleichem Durchschnitt unterschiedliche Entwicklungen je Maschine ergeben.

1

2,0 %

3,0 %

50 %

2

2,0 %

3,0 %

50 %

3

5,0 %

3,0 %

-40 %

4

1,0 %

2,0 %

100 %

5

3,0 %

2,0 %

-33 %

Durchschnitt

2,6 %

2,6 %

0 %

Der Controller berichtet den Kaufleuten des Unternehmens, die Zahlen für die Kalkulation der Herstellkosten benötigen, folgende Werte:

MaschineAusschuss

1

3,0 %

2

3,0 %

3

3,0 %

4

2,0 %

5

2,0 %

Durchschnitt Ist

2,6 %

Durchschnitt Vorjahr

2,6 %

Abweichung

0,0 %

Für die Kalkulation der Herstellkosten ist es ausreichend zu wissen, dass sich der Ausschuss insgesamt nicht erhöht hat. Der gleiche Bericht wird seit einiger Zeit auch von den Technikern verwendet. Hier geht jedoch die Information über die Entwicklung der Ausschussquoten der einzelnen Maschinen verloren. Chancen, die Maschinen 1, 2 und 4 zu verbessern, werden nicht erkannt.

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