Der Controller kennt die Inhalte der Kennzahlen. Er beobachtet die Entwicklungen und erkennt, wann detailliertere Informationen notwendig sind. Dieser Controller-Trick zeigt typische Beispiele.
Der Controller löst die Verdichtung, die in der Kennzahl steckt, auf, wenn er es für notwendig hält. Dabei gibt es unterschiedliche Situationen, in denen Details dargestellt werden können.
- Kennzahlen bilden einen Wert zu einem bestimmten Stichtag ab. Die Kennzahl kann zu mehreren Zeitpunkten berechnet und berichtet werden. Die Empfänger der Information werden auf unterschiedliche Werte innerhalb der zeitlichen Entwicklung aufmerksam gemacht.
- Kennzahlen werden aus verschiedenen Bestandteilen errechnet. Durch das Reporting einiger dieser Bestandteile gemeinsam mit der Kennzahl können besondere Einflüsse auf das Ergebnis mitgeteilt werden.
- Kennzahlen entstehen immer auch in einem bestimmten Umfeld. Dieses hat Einfluss auf den Wert der Kennzahlen. Hat sich das Umfeld verändert, dann kann der Controller das berichten und so bereits eine Erklärung für eventuell veränderte Werte liefern.
Der Controller entscheidet, ob er den üblichen Bericht einer Kennzahl durch detailliertere Informationen unterstützt. Das wird er nur dann tun, wenn die Situation aus seiner Sicht entsprechend wichtig ist. Dabei müssen zwei Dinge beachtet werden:
- Der Controller ist nicht immer Experte genug, um die Notwendigkeit einer detaillierteren Berichterstattung zu erkennen. Er muss sich dann mit dem Fachbereich abstimmen, bevor er diesen Trick zur Aufmerksamkeitsgewinnung anwendet.
- Der Controller ist nicht immer objektiv. Auch er betrachtet die Situation bewusst oder unbewusst aus seiner persönlichen Sichtweise. Neutrale Überlegungen müssen überwiegen.
Einige Beispiele für eine detailliertere Berichterstattung rund um Kennzahlen sollen dies veranschaulichen:
Beispiel 1: Prämie Working Capital
Die Leiter der Cost Center in einem Konzern erhalten eine Prämie, wenn das Working Capital ihres Bereichs unter dem vereinbarten Zielwert liegt. Die Kennzahl wird pro Quartal vom Controller festgestellt. Er stellt jedoch auch fest, dass ein Leiter jeweils zum Quartalsende große Eingangsrechnungen, die fällig sind, nicht bezahlt. Dadurch steigen kurzfristig die Verbindlichkeiten, das Working Capital sinkt.
Das wurde auch der Unternehmensleitung bewusst, als der Controller das letzte Quartal nicht nur mit dem Stichtag zum Quartalsende, sondern mit allen drei Monatswerten berichtete, die Kennzahl also für mehrere Zeitpunkte innerhalb des Quartals berechnete. Dieser Trick, die Kennzahl zu verschiedenen Zeitpunkten abzubilden, verhalf dem Controller zu einem besseren Ansehen in der Unternehmensleitung, machte allerdings auch den Leiter des Cost Centers zu seinem Gegner.
Beispiel 2: Umsatzwachstum
Das Umsatzwachstum des Unternehmens wurde mit ca. 2,2 % festgestellt. Der Leiter des Inlandverkaufs konnte dies jedoch kaum fassen, da er ein wesentlich höheres Wachstum erwartet hatte. Gemeinsam mit dem Controller hat er die Bestandteile der Kennzahl „Umsatzveränderung Gesamt” in ihre Bestandteile zerlegt.
Kennzahl: Umsatzveränderung je Gruppe | Inland | 64,5 % |
Export | 23,9 % | |
Key Account | -22,0 % |
Durch diesen Trick wird schnell klar, dass das Gesamtwachstum von ca. 2,2 % von den einzelnen Verkaufsbereichen unterschiedlich stark beeinflusst wird.
Beispiel 3: Produktionsmenge pro Monat
Im technischen Bericht wird die Produktionsmenge pro Monat ermittelt. Der Controller erkennt, dass ein großer Unterschied zwischen der Menge im April (5.845 Stück) und im Mai (4.732 Stück) aufgrund der unterschiedlichen Anzahl an Arbeitstagen in den jeweiligen Monaten entstanden ist. So berichtet er mit der Kennzahl auch die Anzahl der Arbeitstage im jeweiligen Monat, um Fragen nach der Schwankung von vornherein zu beantworten.
Detaillierung der Kennzahlen bringt Klarheit
Mit diesen Tricks liefert der Controller seinen internen Kunden, den Unternehmensbereichen, einen Service. Durch die Detaillierung der Kennzahlen liefert er Erklärungen für Entwicklungen mit oder er weist auf sonst versteckte Entwicklungen hin.
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