Mit Kennzahlen Zeit und Werte verdichten

Es gibt im Unternehmen an verschiedensten Stellen Werte, die im Zeitverlauf sehr stark schwanken. Dazu gehören u. a. der Absatz der Produkte oder die Höhe der Bestände. So kann der Absatz pro Tag im Monat stark schwanken, weil entweder die Kunden unterschiedlich stark nachfragen oder manche große Aufträge über mehrere Tage abgewickelt werden müssen. Der Absatz wird dann für den letzten Tag des Auftragsdurchlaufs verbucht.

Verlauf pro Tag 

Die folgende Grafik zeigt den Verlauf der Absatzmenge pro Tag, die ein Unternehmen verlässt. Die Werte schwanken zwischen ca. 10 und 990 Stück pro Arbeitstag. Ein Muster ist nicht zu erkennen. Die meisten Fragen nach dem Absatz pro Tag können mit der folgenden Grafik nicht beantwortet werden. Die Kennzahl „Absatzmenge pro Arbeitstag”, die den Durchschnitt der Tage bildet, ist oft der bessere Wert.

Es gibt also zwei Antworten auf die Frage nach dem Absatz pro Arbeitstag:

• Die Absatzmenge pro Arbeitstag schwankt stark zwischen 10 und 990 Stück.
• Der Absatz pro Tag beträgt durchschnittlich 434 Stück.

Zielgruppe und Genauigkeit beachten 

Für denjenigen, der die Finanzen des Unternehmens beurteilen muss, sind die Schwankungen pro Tag nicht interessant. Kennt er sie, kommt er vielleicht sogar zu falschen Schlüssen. Für denjenigen, der die Kapazitäten der Versandabteilung organisieren muss, sind die täglichen Schwankungen von wesentlichem Interesse.

Damit wird klar, dass die Zielgruppe des Controllingberichts wesentlichen Einfluss auf die notwendigen Detailinformationen hat. Der Controller muss die jeweils passende Kennzahl auswählen. Das eröffnet wieder eine Möglichkeit, zugunsten der eigenen Vorstellungen die an die Fachabteilung gelieferten Informationen zu beeinflussen.

Gestaltungsmöglichkeit 

Durch die gesamte Arbeit der Controller zieht sich die Genauigkeit der Darstellung der berichteten Informationen als wichtige Gestaltungsmöglichkeit. So hätte der Durchschnitt der Absatzmengen pro Arbeitstag auch als 433,64 Stück angegeben werden können. Das ist sogar genauer, verleiht der Aussage jedoch den Anschein einer Genauigkeit, die diese Kennzahl nicht hat.

Werte verdichten 

Mit Kennzahlen können nicht nur Zeiten verdichtet werden. Der Controller nutzt die Zahlen vor allem, um mehrere Werte, die im Idealfall einen gleichen Inhalt haben, zu aggregieren. So können Leistungs- oder Kostenwerte von Gruppen dargestellt werden. Absatz und Umsatz von mehreren Kunden werden zusammengefasst.

Bei der Zusammenfassung gehen die Einzelwerte verloren. Das kann der Controller nutzen, um unliebsame oder irreführende Einzelwerte zu verstecken. Ein Beispiel zeigen die folgenden Tabellen, die für den Ausschussbericht eines Produktionswerks angefertigt werden. Von Tabelle zu Tabelle wird die Verdichtung größer, die Aussagekraft der Kennzahl geringer. Schlechte Werte gehen unter.

Die Einzeldaten zeigen große Unterschiede zwischen den vergleichbaren Maschinen der Abteilungen. Mehr als 10 % Ausschuss wird an mehreren Maschinen produziert, während andere, baugleiche Maschinen bei 2 % liegen. Sind diese Unterschiede normal und akzeptabel, verwirren sie den Informationsempfänger. Der Controller kann die Aussage verbessern, indem er eine Kennzahl pro Abteilung bildet.

Auch hier zeigen sich noch große Unterschiede zwischen den Abteilungen im Werk II. Wenn die Ausschussquote nur für das Werk II berechnet wird, ergibt sich folgende Kennzahl:

Die hier angewendete Berechnungsformel zielt auf die Gesamtleistung im Werk II ab, die sich auf mehrere Abteilungen verteilt. Wie diese Kennzahl auch anders errechnet werden kann und dann unter der gleichen Definition unterschiedliche Ergebnisse möglich sind, sehen Sie weiter unten. Dort wird der Einfluss der Definition auf die Kennzahl besprochen.

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