Eine besonders beliebte Form von Kennzahlen sind Durchschnittswerte. Dabei werden viele Einzelwerte zu einer Kennzahl zusammengefasst, wenn es sich um gleichartige Daten handelt. Das bringt jedoch auch Tücken mit sich.
Die Werte werden entweder über einen Zeitraum (z. B. pro Jahr) oder über vergleichbare Zahlenquellen (z. B. gleichartige Maschine, gleichartige Vertriebsstellen) zusammengefasst. Diese Verdichtung verursacht, wie jede Form der Verdichtung, einen Informationsverlust.
Ausreißer in den Daten beseitigen
Der Controller nutzt Durchschnitte nicht nur, um große Datenmengen anschaulich und vereinfacht darzustellen. Er kann damit auch Ausreißer in seinen Daten und regelmäßige Schwankungen eliminieren. Das kann sinnvoll sein, muss es aber nicht. Folgendes Beispiel zeigt Bestandsveränderungen:
Beträgt der durchschnittliche Bestand 118.333 Euro, gibt das noch keinen Hinweis auf die tatsächliche Situation. Diese schwankt zwischen dem Minimum im Dezember (50.000 Euro) und dem Maximum vor Saisonbeginn (210.000 Euro). Der Durchschnitt erlaubt in diesem Fall zwar eine vereinfachte Berichterstattung, als Entscheidungsgrundlage, z. B. für Liquiditätsfragen oder für die Frage nach der notwendigen Lagerkapazität, ist sie jedoch nicht geeignet. Der Controller kann durch die Wahl der Zahl, durch seine Entscheidung zwischen Einzelwert oder Durchschnitt, Entscheidungen signifikant beeinflussen.
Beispiel: "Anzahl der Mitarbeiter" je nach Ziel unterschiedlich angeben
Die Anzahl der Mitarbeiter hat wesentlichen Einfluss auf viele Entscheidungen rund um das Unternehmen. Rechtliche Einstufungen (z. B. Kleinunternehmen, mittleres oder großes Unternehmen) verwenden einen exakt definierten Begriff der Mitarbeiterzahl. Aber ansonsten hat der Controller die Möglichkeit, entweder den Mitarbeiterstand zum gewünschten Zeitpunkt anzugeben oder den Jahresdurchschnitt.
Wächst das Unternehmen, ist der Mitarbeiterstand am Jahresende höher als der Durchschnittswert. Verliert das Unternehmen am Markt, baut es Mitarbeiter ab. Der Durchschnittswert ist dann höher als der Iststand am Jahresende. Je nach Ziel können gegenüber unterschiedlichen Empfängern der Information (Banken, Behörden, Presse, Kunden, Lieferanten, Gewerkschaften usw.) unterschiedliche Angaben gemacht werden.
So wird z. B. gegenüber der Presse ein höherer aktueller Jahresendwert genannt, um die Bedeutung des Unternehmens zu betonen. Gegenüber den Eigentümern des Unternehmens wird die niedrigere Durchschnittszahl genannt. Damit werden Leistungszahlen, die auf die Mitarbeiterzahl bezogen werden, verbessert (z. B. Umsatz pro Kopf).
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