Wie ein Controllingbericht besondere Aufmerksamkeit bekommt

Wenn der Jongleur die Aufmerksamkeit auf die Schwierigkeiten seines Auftritts lenken will, lässt er zu Beginn seiner Vorstellungen einen Ball fallen. Diesen Trick kann auch der Controller verwenden, um bestimmte Inhalte zu betonen. Der Zauberer führt seine Aktivitäten so schnell aus und lenkt sein Publikum so ab, dass seine Tricks unerkannt bleiben. Will der Controller einen Bericht eher unbeachtet wissen, kann auch er seine internen Kunden mit anderen Ergebnissen verwirren. Entfällt dann ein Bericht, wird dies nicht mehr wahrgenommen und der Controller wird zum Zirkuskünstler.

Ein Bericht wird nicht erstellt 

In der Controllingabteilung werden regelmäßig viele Berichte erstellt. Hinzu kommen ungezählte Sonderauswertungen und Interpretationen. Dabei muss es nicht immer auffallen, wenn einer dieser Berichte einmal nicht erstellt, eine Kennzahl nicht berechnet wird. Soll das nicht auffallen, werden die Empfänger, die eigentlich auf die Information warten sollten, mit anderen Berichten oder Erläuterungen zu vorhandenen Berichten beschäftigt.

Mehr Aufmerksamkeit für einen Bericht 

Möchte der Controller besondere Aufmerksamkeit für einen seiner Berichte, dann kann er diesen verspätet liefern. Im besten Fall kommt eine Nachfrage des wartenden Empfängers. Das zeigt, dass dieser mit den Zahlen auch arbeitet. Bleibt die Nachfrage aus, wird der Empfänger stutzig, weil er den Controllingbericht zu ungewohnter Zeit erhält. In beiden Fällen erreicht der Controller, dass den wichtigen Inhalten besondere Aufmerksamkeit geschenkt wird. Der Berichtsleser wird intensiver lesen und von selbst auf die vorliegenden besonderen Werte stoßen. Die Akzeptanz steigt.

Beispiele 

Überdeckung mit Grund

Der Lagerbestand ist am Stichtag besonders hoch, weil durch den Ausfall der IT im Versand drei Tage lang nicht ausgeliefert werden konnte. Das soll jedoch möglichst wenigen Menschen bekannt gemacht werden. Das Problem ist der Bericht über die Lagerreichweite, der einen Wert ermittelt, der den Bestand in Tage umrechnet, für deren Verbrauch die Lagermenge ausreicht.

Im Bericht lässt der Controller die Kennzahl weg und ersetzt sie durch andere Zahlen wie Inventurdifferenz, Schwund, freie Lagerplätze oder Wertkorrektur. Dadurch erkennen die meisten Empfänger nicht, dass der eigentliche Wert fehlt.

Abbau der Lagerbestände in den Vordergrund stellen 

Dem Controller ist es gelungen, die Lagerreichweite gemeinsam mit dem Logistiker um 10 % zu senken. Sie beträgt jetzt nicht mehr 36 Tage sondern nur noch 32 Tage. Diese enorme Leistung wird von der Geschäftsführung kaum erkannt, selbst wenn der Controller darauf hinweist. Darum hält der Controller den Bericht zurück. Bei der Durchsicht seiner regelmäßigen Informationen findet der Geschäftsführer den Bericht zur Reichweite nicht und fordert ihn an. Damit erhält der Bericht die notwendige Aufmerksamkeit, die Leistung wird erkannt und anerkannt.

Die folgenden vier Situationen sind Beispiele dafür, wann vorhandene Berichte als Ganzes entfallen sollen oder aber besondere Aufmerksamkeit auf bestimmte Berichte gelenkt werden soll:

1. Wird ein dem Controller genehmes oder übliches Ergebnis erwartet, wird der Bericht erstellt.
2. Wird ein ungewöhnliches Ergebnis erwartet, das dem Controller nicht gefällt, wird der Bericht nicht erstellt.
3. Hält der Controller ein Ergebnis für normal, wird der Bericht wie üblich erstellt und verteilt. 
4. Hält der Controller ein Ergebnis für besonders wichtig, wird versucht, mehr Aufmerksamkeit darauf zu lenken.

Vorgehensweise mit dem Vorgesetzten abstimmen 

Die beschriebene Vorgehensweise kann dazu verführen, dem Controller zu unterstellen, er wolle seine persönlichen Interessen durchsetzen. Das darf nicht geschehen. Der Controller muss sehr gute und nachvollziehbare Gründe haben. Diese sollte er dokumentieren. Zudem muss er darauf achten, dass die Kontinuität in der Berichterstattung nicht verloren geht und dass es zusätzliche Auswirkungen haben kann, wenn Berichte nicht erstellt werden. Eine Absprache dieser Vorgehensweise mit dem Vorgesetzten des Controllers, also in der Regel mit der Geschäftsführung, ist zu empfehlen.

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