Controllingberichte empfängerorientiert gestalten

Das Controlling ist im Organigramm des Unternehmens als Stabstelle für die Unternehmensführung oder im Rechnungswesen angesiedelt. Die Controller treffen also selbst keine Entscheidungen, können also mit den eigenen Berichten wenig anfangen. Die Berichte selbst werden von verschiedenen Empfängern innerhalb und außerhalb des Unternehmens verwendet:

• Einzelne Mitarbeiter erhalten nur wenige Berichte mit knappen Inhalten. Diese benötigen sie, um ihre Arbeit an den vereinbarten Zielen ausrichten zu können (z. B. im Verkaufsaußendienst). Sind Prämien Teil der Entlohnung, dann gehören regelmäßige Berichte über die erreichten Werte zum Informationsumfang.
• Abteilungsleiter erhalten darüber hinaus Berichte über ihre Kostenstelle. Gleichzeitig erhalten sie als Verantwortliche aggregierte Berichte aus ihren Bereichen, die sie zur Steuerung benötigen.
• In einer Cost-Center-Organisation erhalten die verantwortlichen Leiter der Cost-Center Auswertungen bis hin zum Ergebnis ihres Bereichs.
• Die Unternehmensführung erhält zunächst aggregierte Berichte auf der für sie relevanten Unternehmensebene. Bei Unklarheiten oder Zielabweichungen werden diese dann detaillierter gemacht.

Informationen für den Empfänger 

Jeder Empfänger bekommt selbstverständlich nur die Berichte, die er für seine Aufgabe benötigt. So werden dem Verkaufsleiter für Deutschland nur die Absätze, Umsätze und Deckungsbeiträge aus dem Inland berichtet. Nur in Ausnahmefällen, wenn z. B. Bereichsvergleiche durchgeführt werden, wird der Berichtsumfang erweitert. Immer gehört ein Plan/Ist-Vergleich oder der Vergleich mit dem Vorjahr zu den Informationen, die der Controller liefert. Aggregierte Informationen, die z. B. die Unternehmensführung erhält, können bei Bedarf aufgeschlüsselt werden.

Empfänger außerhalb des Unternehmens 

Neben den internen Empfängern der Controllingberichte gibt es auch Stellen außerhalb des Unternehmens, die mit Informationen aus dem Unternehmen versorgt werden müssen. Das sind in der Regel die Geldgeber:

• Die Banken verbinden ein Kreditengagement fast immer mit der Auflage, über bestimmte Kennzahlen regelmäßig informiert zu werden. Das sind neben den üblichen Informationen wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung auch spezielle Auswertungen zu individuellen Themen (z. B. Vorratsentwicklung, Forderungsentwicklung).
• Große Lieferanten haben als Geber von Lieferantenkrediten ebenfalls ein hohes Interesse daran, regelmäßig über bestimmte Daten des Unternehmens informiert zu werden. Sie erhalten ähnliche Informationen wie eine Bank. Viele kleine Lieferanten werden dabei vertreten durch die Kreditversicherer, die ihr Engagement für ein Unternehmen von dessen Bereitschaft zur Information über Geschäftszahlen abhängig machen.
• Nicht zuletzt wollen die Eigentümer des Unternehmens, Gesellschafter, Aktionäre, Genossen oder Partner regelmäßig informiert werden. Auch hier liefert das Controlling die notwendigen Berichte.

Controller muss die Berichtsdaten empfängerorientiert auswählen 

Diese Aufgabenteilung zwischen dem Controller als Fachmann für die Datenaufbereitung und dem Empfänger der Berichte als Fachmann für die unternehmerischen Aufgaben bzw. als jemand, der Entscheidungen trifft, legt den Grundstein für mögliche Beeinflussungen: Zum einen entscheidet der Controller über die Auswahl der in den Bericht aufgenommenen Daten und zum anderen kann er bei der Aufbereitung der Berichte manipulieren. Da die alleinige Verantwortung für die Aufbereitung der Unternehmenszahlen im Controlling liegt, muss der Informationsempfänger den gelieferten Inhalten vertrauen, obwohl sie von einem „Laien” erstellt wurden. In der Regel ist der Controller kein Fachmann für Verkauf, Einkauf, Entwicklung, Produktion, Logistik usw., auch wenn er sich im Laufe der Zeit ein enormes betriebswirtschaftliches Wissen angeeignet hat

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