Wenn Berichte variiert werden müssen

Es gibt Situationen, die es erforderlich machen, einen Bericht zu variieren. Heikel wird es, wenn ein Manipulationsverdacht aufkommt. 

Bestehende Berichte können und müssen in manchen Situationen variiert werden. Nicht immer wird die Veränderung berichtet. Dieser Trick fällt nicht immer auf, wenn er vorsichtig und mit Bedacht durchgeführt wird. Wichtige Gründe müssen dafür vorliegen.

• Die Zahlen aus den einzelnen Berichtsbereichen liegen nicht alle pünktlich vor. Um dennoch pünktlich liefern zu können, müssen die Mengen, der Zeitbezug oder die Art der Informationen (Ist, Plan, Schätzung) verändert werden.
• Im Berichtszeitraum sind Situationen entstanden, die zu wesentlich von der Norm abweichenden Daten geführt haben. Diese Ausreißer verfälschen den Bericht. Es ist nicht notwendig, dass dies berichtet wird, da der Extremwert nicht wieder vorkommen wird und vom Controller keine weiteren Auswirkungen erwartet werden.
• Andere Berichte verdichten so stark, dass signifikante Ausreißer nicht dargestellt werden. Da diese jedoch wiederkehren können und Einfluss haben, muss der Bericht verändert werden. Es werden jetzt mehr Details angezeigt, um die Schwankungen darzustellen.
• Der Empfängerkreis des Berichts wird ausgeweitet. Die neuen Leser haben eigene Interessen und wollen ihre Bereiche auch im Bericht dargestellt sehen. So werden z. B. zusätzliche Fertigungsbereiche in den Schwundbericht integriert.
• Bisher berichtete Gruppen von Kunden, Artikeln, Maschinen usw. werden organisatorisch neu zusammengefasst. Der Bericht muss darauf reagieren und diese organisatorischen Veränderungen nachvollziehen.

Beispiel: Bankbericht über Vorräte

Das Unternehmen hat die Vorräte als Sicherheit für den Kontokorrentkredit an die Bank abgetreten. Diese verlangt einen monatlichen Bericht über die Höhe des Bestandswerts, der pünktlich vorliegen muss.

• Am Berichtstag liegt der zu berichtende aktuelle Wert nicht vor, weil es Probleme mit der IT und damit mit der Lagerbuchhaltung gegeben hat. Der Controller ersetzt den sonst üblichen Stichtagswert durch einen Durchschnittswert des Monats.
• Im Bericht werden nur die Vorräte angegeben, die im Lager liegen. Rohstoffe und Halbfertigteile in der Produktion werden nicht berichtet. Für einen Großauftrag werden jedoch extrem hohe Mengen an Rohstoffen eingekauft und direkt in der Fertigung gelagert. Der Controller entschließt sich, diese Menge einzubeziehen, da sonst eine Diskrepanz zwischen Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und dem ausgewiesenen Vorratsvermögen entsteht.

Keinen Manipulationsverdacht aufkommen lassen

Sie sollten darauf achten, nicht in Manipulationsverdacht zu kommen! Variiert der Controller seine Berichte, entsteht nämlich schnell der Verdacht, dass dies aus eigennützigen Gründen geschieht. Darum muss der Controller sein Vorgehen und seine Entscheidung exakt begründen und dokumentieren. Damit kann er den Angriffen etwas entgegenhalten.