Ein Bericht muss passend definiert werden

Nicht nur die einzelne Kennzahl ist abhängig von ihrer Definition und damit von der Auswahl der in sie einfließenden Inhalte, auch andere Rechenergebnisse und ganze Berichte können durch die Auswahl der verarbeiteten Informationen wesentlich bestimmt werden. Der Controller macht sich diese Abhängigkeit der berichteten Ergebnisse von Inhalten, Hintergründen und Bezügen zunutze, um seine Vorstellungen umzusetzen. Das bleibt oft unbemerkt, weil die genauen Inhalte eines Berichts von den Empfängern in der Praxis kaum hinterfragt werden.

Es sollten jedoch keine Missverständnisse aufkommen. Eine spezielle Wahl der Berichtsinhalte oder die Variation der Inhalte durch den Controller erfolgt nicht willkürlich oder vorsätzlich. Sie ist legitim, wenn

• es zwingende Gründe dafür gibt,
• die Aussage des Berichtes gewollt verändert wird,
• durch die Veränderung der Inhalte die Qualität der Aussage verbessert wird und/oder
• der Bericht an die übliche Definition angepasst wird.

Controller und Berichtsempfänger legen Inhalte fest 

Welche Berichte der Controller erstellt und welche Inhalte diese haben, wird zwischen Controller und Berichtsempfänger festgelegt. Auch vorgesetzte Stellen reden mit. Dennoch wird in der Praxis sehr selten exakt definiert, was der Bericht beinhalten soll. Der Controller hat Spielraum. Diesen nutzt er mithilfe seines Know-how und der ihm zur Verfügung stehenden Mittel, um seine Ziele zu erreichen.

Beispiel: Controller soll über Bestandswerte berichten 

Der Controller hat die Geschäftsführung seines Unternehmens darauf aufmerksam gemacht, dass trotz gleich bleibender Absätze die Vorräte signifikant gestiegen sind. Die Unternehmensleitung will dies kontrollieren und beeinflussen und verlangt, dass der Controller regelmäßig über die Bestandswerte berichtet. Der Controller entscheidet:

• Der Bericht wird pro Quartal jeweils am Quartalsende erstellt. Damit werden kurzfristige Entwicklungen nicht entscheidungsrelevant.
• Der Bestandswert wird als Durchschnittswert dieses Quartals angegeben, um Ausreißer zu verdecken. Die vom Disponenten durchgeführten Sonderaktionen, z. B. um preisgünstige Restmengen zu kaufen, werden nicht berichtet.
• Es wird der Bestandswert in Euro berichtet, nicht in Mengen. Preissteigerungen können daher immer auch als Erklärung herangezogen werden.
• Es werden die Vorräte bewertet, die sich im Lager befinden. Rohstoffe in der Fertigung oder Waren beim Transport auf dem LKW werden nicht erfasst.
• Der so ermittelte Wert der Vorräte wird noch um steuerliche Wertkorrekturen berichtigt.

Entscheidungen des Controllers haben Folgen 

Solche Entscheidungen des Controllers können dazu führen, dass der Bericht einen Wert ermittelt, der interpretiert werden kann und muss. Bewusst oder unbewusst macht er die Aufgabe des Controllings größer und wichtiger. Dafür müssen schon gute Gründe vorliegen, sonst ist der Trick der besonderen Definition des Berichts eher fragwürdig.

Solche Gründe könnten z. B. sein:

• der Versuch, Bewertungen aggressiv vorzunehmen, um den Profit zu beeinflussen,
• der Wunsch der Geschäftsführung, Investitionsgrenzen einzuhalten,
• Mitarbeiter durch positiv oder negativ interpretierbare Zahlen zu motivieren oder
• das Einhalten von Kennzahlen gegenüber der Bank.

Lesen Sie auch: 

Falsch gewählte Ausgangsdaten in Berichten bringen Controller in Erklärungsnot

Wie ein Controllingbericht besondere Aufmerksamkeit bekommt

Controllingberichte empfängerorientiert gestalten

Wenn Berichte variiert werden müssen 

Wie Controller die richtige Maßeinheit für einen Bericht festlegen