Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 2.4.2.4 Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Rz. 68

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Die Anforderungen an eine Rechnung müssen gewährleistet werden. Nach § 14 Abs. 1 S. 5 UStG legt der Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden sollen (vgl. Art. 233 Abs. 1 S. 2 und 3 MwStSystRL). Dazu kann er sich jeglicher innerbetrieblicher Kontrollverfahren bedienen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können (vgl. § 14 Abs. 1 S. 6 UStG). Kein derartiges Kontrollverfahren ist erforderlich, wenn der Unternehmer sich der schon bisher für die elektronische Rechnung zulässigen Verfahren nach § 14 Abs. 3 UStG bedient, da hier die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet gelten (vgl. BT-Drucks. 17/5125 vom 21.03.2011, 53 – sofern die vom Gesetz geforderten Angaben nicht geändert wurden; vgl. Abschn. 14.4 Abs. 4 UStAE).

Rz. 69

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Nach der Gesetzesbegründung (vgl. BT-Drucks. 17/5125 vom 21.03.2011, 52) sind unter "innerbetrieblichen Kontrollverfahren" Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde, der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat, die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und Ähnliches, um zu gewährleisten, dass das Unternehmen tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung es auch verpflichtet ist (vgl. Abschn. 14.4 Abs. 5 S. 1 UStAE). Erhält der Unternehmer eine inhaltlich richtige Rechnung, bei der sowohl die Leistung, der Leistende, das Entgelt sowie der Zahlungsempfänger richtig benannt sind, rechtfertigt dies wohl die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind, d. h. die Rechnung nicht verfälscht oder verändert wurde (vgl. Abschn. 14.4 Abs. 6 S. 4 UStAE). Nach Auffassung des BMF müssen keine speziellen neuen Verfahren im Unternehmen geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht (vgl. Abschn. 14.4 Abs. 5 S. 2 UStAE). Es muss sich dabei nicht um ein "technisches" oder EDV-gestütztes Verfahren handeln. Auch in kleinen Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können "innerbetriebliche Kontrollverfahren" zur Überprüfung eingehender Rechnungen angewandt werden. In der einfachsten Form kann dies z. B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung, dem Auftrag, dem Kaufvertrag und ggf. dem Lieferschein geschehen (vgl. BT-Drucks. 17/5125 vom 21.03.2011, 52; vgl. Abschn. 14.4 Abs. 5 S. 3, 4 und Abs. 6 S. 2 UStAE). Nach der Gesetzesbegründung (a. a. O.) besteht bezüglich des Kontrollverfahrens keine Dokumentationspflicht (vgl. Abschn. 14.4 Abs. 6 S. 3 UStAE). Dem Gesetzestext des § 14 UStG ist insoweit auch nichts zu entnehmen. Im Grunde muss der Unternehmer demnach eigentlich nicht mehr tun, als er bislang bereits vernünftigerweise tun musste. Da eine ordnungsgemäße Rechnung zu den Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gehört (vgl. § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG) und der Unternehmer hier in der Beweislast steht, war er bereits vor der Neufassung des § 14 Abs. 1 UStG schlecht beraten, wenn er nicht zeitnah zum Eingang der Rechnung diese auf eventuelle Mängel kontrolliert und bei dieser Gelegenheit auch gleich die Berechtigung der Rechnung z. B. anhand der Bestellung etc. überprüft hat. Insofern gehen das nunmehr erforderliche Kontrollverfahren und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs letztlich Hand in Hand, auch wenn das Kontrollverfahren lediglich zum Ziel hat, die korrekte Übermittlung sicherzustellen, während die Überprüfung für Zwecke des Vorsteuerabzugs die inhaltliche Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Rechnung zum Gegenstand hat.

Rz. 70

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Ob es allerdings ratsam ist, im Zusammenhang mit dem nunmehr erforderlichen Kontrollverfahren völlig auf eine entsprechende Dokumentation zu verzichten, darf bezweifelt werden. Erfahrungsgemäß treten Streitfragen mit dem Fiskus regelmäßig nicht zeitnah zum Eingang der Rechnungen, sondern häufig zeitlich stark verzögert im Rahmen späterer Überprüfungen durch die Verwaltung auf. Wurden die ursprünglichen Prüfungshandlungen dokumentiert (z. B. durch Aufzeichnung der Prüfungshandlungen in einer Datei; eventuell generelle betriebliche Verfahrensanleitung zur Prüfung und Archivierung elektronischer Rechnungen; i. d. Z. vgl. OFD München, Verf. vom 03.06.2004, Az: S 0316 – 32 St 324– zur Kontierung elektronischer Rechnungen; keine Veränderung der Rechnung), entfällt später zumindest ...