FG Köln, Urteil v. 23.2.2023, 11 K 378/22
Eine ordnungsgemäße Büroorganisation erfordert u. a., dass der Ausgang eines fristwahrenden Schriftstücks nicht dokumentiert wird, solange die zur Absendung erforderlichen Arbeitsschritte nicht vollständig erledigt sind und eine Frist daher nicht vorher gelöscht wird. Es ist ferner Vorsorge dafür zu treffen, dass versehentlich gelöschte Fristen erkannt werden. Hierfür bedarf es der Anordnung des verantwortlichen Berufsträgers, dass die Erledigung von fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstags anhand des Fristenkalenders durch eine dazu beauftragte Bürokraft überprüft wird.
Deshalb ist z. B. eine Bürokraft anzuweisen, ggf. anhand der Akten zu prüfen, ob die im Fristenkalender als erledigt gekennzeichneten Schriftsätze auch abgesandt wurden. Diese "allabendliche Ausgangskontrolle" dient dabei ausdrücklich nicht nur dem Zweck, noch im Fristenbuch unerledigt gebliebene Fristsachen aufzufinden, sondern auch der Prüfung, ob bei bereits als erledigt vermerkten Fristsachen die fristwahrende Handlung noch aussteht. Eine derartige Prüfung ist deswegen erforderlich, weil es selbst bei ordnungsgemäßen Organisationsabläufen zu individuellen Fehlern kommen kann, die es nach Möglichkeit zu entdecken und beheben gilt.
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