Zur Organisationspflicht eines Steuerberaters gehört auch die Einrichtung einer effektiven Ausgangskontrolle zur Gewährleistung der fristgerechten Fertigung und tatsächlichen Versendung fristwahrender Schreiben. Diese muss so organisiert sein, dass sie einen gestuften Schutz gegen Fristversäumnisse bietet, entschied das FG Köln.
Worum ging es in dem Fall? Das Finanzamt schätzte die Besteuerungsgrundlagen des Klägers und gab den Bescheid dem Steuerberater S bekannt. Mit dem verspätet beim Finanzamt eingegangenen Einspruchsschreiben beantragte S Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.
Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand abgelehnt
Er trug vor, dass ein elektronisches Fristenbuch und ein Postausgangsbuch geführt würden und zudem ein separater Postausgangskorb für das Finanzamt bestehe, in dem die jeweiligen Schriftstücke vor der Versendung abgelegt würden. Die Mitarbeiter von S seien in die verbindlichen Geschäftsprozesse eingewiesen, wie mit Eingangspost umzugehen sei. Insbesondere seien sie geschult, dass Fristen erst dann als erledigt gekennzeichnet werden dürften, wenn sie durch Absendung des Schriftstücks tatsächlich erledigt seien. Als erledigt gekennzeichnete Fristen könnten zudem nicht mehr in den "offenen Fristen" eingesehen werden. Das Finanzamt verwarf den Einspruch als unzulässig, weil die Voraussetzungen für eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nicht gegeben seien.
Organisation der Steuerberaterkanzlei reicht nicht aus
Das FG hat dem Finanzamt Recht gegeben und entschieden, dass die Organisation der Kanzlei des S nicht ausreiche, um Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren.
Es fehle ein substantiierter und in sich schlüssig dargelegter Vortrag unter anderem dazu, ob und ggf. wie eine Ausgangskontrolle von fristgebundenen Schriftsätzen in der Kanzlei zur Gewährleistung eines erforderlichen gestuften Schutzes gegen Fristversäumnisse organisiert sei. Ein Vortrag über die Art und den Umfang einer "allabendlichen Endkontrolle" sei nicht erfolgt.
Ausgangskontrolle von fristgebundenen Schriftsätzen
S habe nichts zu einer etwaigen Anordnung vorgetragen, wonach eine Frist erst gelöscht werden dürfe, wenn die zur Absendung des Schriftstücks erforderlichen Arbeitsschritte vollständig ausgeführt seien. Insbesondere fehle ein Vortrag dazu, ob die für die Fristenkontrolle zuständige Bürokraft angewiesen gewesen sei, Fristen im Kalender erst zu streichen oder als erledigt zu kennzeichnen, nachdem sie sich anhand der Akte vergewissert habe, dass zweifelsfrei nichts mehr zu veranlassen sei, und dass hinsichtlich fristgebundener Sachen eine "allabendliche Kontrolle" mit einer nochmaligen, selbständigen Prüfung angeordnet sei.
Anforderungen an eine ordnungsgemäße Büroorganisation
Eine ordnungsgemäße Büroorganisation erfordert unter anderem, dass der Ausgang eines fristwahrenden Schriftstücks nicht dokumentiert wird, solange die zur Absendung erforderlichen Arbeitsschritte nicht vollständig erledigt sind und eine Frist daher nicht vorher gelöscht wird. Es ist ferner Vorsorge dafür zu treffen, dass versehentlich gelöschte Fristen erkannt werden. Hierfür bedarf es der Anordnung des verantwortlichen Berufsträgers, dass die Erledigung von fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstags anhand des Fristenkalenders durch eine dazu beauftragte Bürokraft überprüft wird.
Deshalb ist z. B. eine Bürokraft anzuweisen, ggf. anhand der Akten zu prüfen, ob die im Fristenkalender als erledigt gekennzeichneten Schriftsätze auch abgesandt wurden. Diese "allabendliche Ausgangskontrolle" dient dabei ausdrücklich nicht nur dem Zweck, noch im Fristenbuch unerledigt gebliebene Fristsachen aufzufinden, sondern auch der Prüfung, ob bei bereits als erledigt vermerkten Fristsachen die fristwahrende Handlung noch aussteht. Eine derartige Prüfung ist deswegen erforderlich, weil es selbst bei ordnungsgemäßen Organisationsabläufen zu individuellen Fehlern kommen kann, die es nach Möglichkeit zu entdecken und beheben gilt.