Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritter rechnen muss oder Verfahren um Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis rechtskräftig abgeschlossen sind.
Wahrscheinlichkeit der Anspruchsgeltendmachung contra beeinträchtigte Arbeitnehmerbelange
Teilweise wird vertreten, dass sich die Aufbewahrungsfrist aus einer Abwägung zwischen der Wahrscheinlichkeit der Geltendmachung von Ansprüchen einerseits und den beeinträchtigten Belangen des Arbeitnehmers durch die weitere Speicherung der Daten andererseits ergeben sollte.[1]
Dies führt allerdings zu Rechtsunsicherheit und wird als praxisfremd kritisiert.[2]
Zivilrechtliche Verjährungsfristen
Als geeigneter Maßstab für die arbeitgeberseitige maximale Speicherdauer von Daten dürfte bei nicht tarifgebundenen Arbeitsverhältnissen die allgemeine 3-jährige Verjährungsfrist des § 195 BGB gelten; in Bezug auf tarifliche Ansprüche die jeweils geltende tarifliche Ausschlussfrist.[3]
Daraus ergibt sich eine allgemeine Aufbewahrungsfrist von bis zu 3 Jahren.
Weitere Besonderheiten bezüglich etwaiger Aufbewahrungsfristen
Ähnlich den allgemeinen zivilrechtlichen Verjährungsfristen bei Arbeitnehmerunterlagen sollte mit Unterlagen aus dem Bewerbungsverfahren von abgelehnten Bewerbern verfahren werden. Hier sollten die Unterlagen i. d. R. bis zu 2 Monaten aufbewahrt werden dürfen, da in dieser Zeit mit etwaigen Klagen des Bewerbers noch zu rechnen ist.
Bewerbungsverfahren
Ein Bewerber wurde im Bewerbungsverfahren abgelehnt und ist hierüber sehr verärgert. Er geht wegen eines behaupteten Verstoßes gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gegen das Unternehmen vor, weil die Stelle nur für Bewerberinnen, aber nicht ausdrücklich auch für männliche Bewerber ausgeschrieben wurde. Ein solches Vorgehen ist bis zu 2 Monate nach der Absage zulässig. Bis zum Ablauf dieser 2 Monate muss das Unternehmen noch die Möglichkeit haben, auf die Daten aus dem Bewerbungsverfahren zuzugreifen.[4]
Teilweise wird auch von einer 6-monatigen Aufbewahrungsfrist ausgegangen. Diese Gesamtfrist setzt sich aus der 2-monatigen gesetzlichen Ausschlussfrist des § 15 Abs. 4 AGG, der 3-monatigen Klagefrist des § 61b Abs. 1 ArbGG und einem Sicherheitszuschlag von einem Monat zusammen.
Bei denkbaren Schadensersatzansprüchen des Arbeitnehmers, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder Freiheit beruhen, gilt eine 30-jährige Verjährungsfrist.[5] Kommen solche Ansprüche des Arbeitnehmers in Betracht, hat der Arbeitgeber alle relevanten Unterlagen 30 Jahre lang aufzubewahren – gerechnet ab dem Zeitpunkt des Schadensereignisses und unabhängig von der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.[6]
Bei Versorgungsansprüchen aus einer Zusage auf Gewährung einer betrieblichen Altersversorgung sind die für die Berechnung notwendigen und sich aus der Personalakte ergebenden personenbezogenen Daten bis zu dem Zeitpunkt aufzubewahren, zu dem die Betriebsrente berechnet wird und nicht mehr mit Korrektur- oder Nachforderungsansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Bei den für die Berechnung der Betriebsrente relevanten Daten dürfte deshalb eine nicht nach konkreten Jahren zu bemessende Aufbewahrungszeit bis zur Verjährung der Betriebsrentenansprüche zulässig sein.[7]
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