Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeitgebers – beeinträchtigt werden würden.[1]
Besonders relevant ist dies für allgemeine Personalunterlagen. Für deren Aufbewahrung besteht keine gesetzliche Verwahrungsfrist.[2] Dennoch können berechtigte Interessen des Arbeitgebers an der Verarbeitung auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fortbestehen. Beschäftigtendaten dürfen daher auch verarbeitet werden, soweit dies im Zusammenhang mit seiner Beendigung erforderlich ist. Eine solche Notwendigkeit kann zur Erfüllung von mit der Beendigung entstandenen nachträglichen Vertragspflichten bestehen, wozu z. B. die Erstellung eines Zeugnisses gehört.[3]
Für die Aufbewahrung von Daten, die später noch einmal für eine mögliche Rechtsverfolgung von Bedeutung sein könnten (beispielsweise im arbeitsrechtlichen Prozess), besteht ebenfalls ein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers. Begründen lässt sich dies damit, dass datenschutzrechtliche Anforderungen nicht überspannt werden dürfen und insbesondere nicht dazu führen sollen, dass die Rechtsverteidigung des Arbeitgebers vereitelt wird.[4]
Unverzüglich nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen sind allerdings die Daten, die für eine materiell-rechtliche Rechtsverfolgung nicht in Betracht kommen können. Veröffentlichte Mitarbeiterdaten, z. B. in Blogs, Social-Media-Kanälen oder auch beispielsweise auf der Homepage sind grundsätzlich unverzüglich mit dem Ausscheiden zu löschen, auch wenn der Arbeitnehmer hierzu seine schriftliche Einwilligung erteilt und diese auch nicht ausdrücklich widerrufen hat. Aus dem Zweck der Einwilligung wird hergeleitet, dass diese grundsätzlich nur auf den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses beschränkt ist.[5]
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