Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Verpflegungskosten

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Höhe der Verpflegungspauschale
  • Gestellung von Mahlzeiten
  • Verpflegung als Arbeitslohn

1 So kontieren Sie richtig!

 
Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung SKR 03 SKR 04 Eigener Kontenplan Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand 4666 6660   Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand 4664 6664   Sonstige betriebliche Aufwendungen
Freiwillige Sozialleistungen 4945 6822   Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Zu den Reisekosten des Arbeitnehmers gehören alle Aufwendungen, die ihm unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Aufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit erstatten. Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden, sondern nur in Höhe von Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

 

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Mehrtägiges Seminar des Mitarbeiters mit Übernachtung ab dem 1.1.2020

Ein Arbeitnehmer nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Der Arbeitnehmer hat die Hotelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausstellen lassen. Der Arbeitgeber erstattet die Übernachtungskosten von 127 EUR. In diesem Betrag ist das Frühstück mit 20 EUR enthalten. Die Rechnung des Seminarveranstalters in Höhe von 571,20 EUR hat der Arbeitgeber unmittelbar bezahlt. Im Gesamtpreis war für beide Tage ein "seminartypisches" Mittagessen enthalten, das nicht gesondert ausgewiesen wurde.

Der Arbeitnehmer erhält das Frühstück und die beiden Mittagessen auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für An- und Abreisetag steht dem Arbeitnehmer grundsätzlich eine Verpflegungspauschale von jeweils 14 EUR zu. Obwohl der Preis für beide Mittagessen nicht in der Rechnung ausgewiesen waren, kann von einer üblichen Beköstigung ausgegangen werden, deren Preis 60 EUR nicht übersteigt.

Konsequenz: Das Frühstück und die beiden Mittagessen sind nicht als Arbeitslohn zu erfassen. Der Arbeitgeber erfasst daher ausschließlich die Aufwendungen, die er seinem Arbeitnehmer erstattet bzw. für ihn übernommen hat.

 
Bezeichnung Nettobetrag Umsatzsteuer Bruttobetrag
Übernachtung 100,00 EUR 7,00 EUR 107,00 EUR
Frühstück 16,81 EUR 3,19 EUR 20,00 EUR
Seminar 480,00 EUR 91,20 EUR 571,20 EUR
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4666/6660 Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand 100,00      
4946/6822 Freiwillige Sozialleistungen (Seminarkosten) 480,00      
4664/6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand 16,81      
1571/1401 Abziehbare Vorsteuer 7 % 7,00      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 94,39 1200/1800 Bank 698,20

3 Reisekostenabrechnung bei Arbeitnehmern

Zu den Reisekosten des Arbeitnehmers gehören alle Aufwendungen, die ihm unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Aufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit erstatten. Zu den Aufwendungen einer Auswärtstätigkeit gehören die

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten.

Voraussetzung ist immer, dass die Reise betrieblich veranlasst ist. Reisekosten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer in seiner eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Beträge, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer erstattet bzw. für ihn übernimmt, zieht er als Betriebsausgaben ab. Wenn die Auswärtstätigkeit sowohl privat als auch betrieblich veranlasst ist, kann der Arbeitgeber die Beträge nur insoweit lohnsteuerfrei an den Arbeitnehmer erstatten, als sie auf den betrieblichen Anteil der Reise entfallen. Erstattet er auch den privaten Anteil, muss er diesen als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn erfassen.

4 Ermittlung und Erstattung des Verpflegungsmehraufwands ab 2020

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

 
  Abwesenheit Pauschale
Eintägige Reise 8 Stunden und weniger 0 EUR
Eintägige Reise mehr als 8 Stunden 14 EUR
Mehrtägige Reise: Anreisetag ohne Zeitvorgaben 14 EUR
Mehrtägige Reise: Abreisetag ohne Zeitvorgaben 14 EUR
Mehrtägige Reise 24 Stunden 28 EUR

Tab. 1: Verpflegungspauschalen

Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen bzw. der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erstatten kann, hängt dann davon ab, ob die Summe der Abwesenheitszeiten 8 Stunden übersteigt.

Wichtig! Bei einer auswärtigen Tätigkeit, die sich ohne Übernachtung über 2 Tage erstreckt, handelt es sich nicht um eine mehrtägige Reise (§ 9 Abs. 4a EStG). Würde es sich um eine mehrtägige Reise mit Übernachtung handeln, könnte für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR geltend g...

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