Ein effektives Mitwirken der Mitglieder in der Mitgliederversammlung ist nur möglich, wenn die Zahl der Mitglieder überschaubar bleibt. Daher können Lohnsteuerhilfevereine anstelle der Mitgliederversammlung eine Vertreterversammlung treten lassen. Für die Vertreterversammlung gelten die Regelungen für hybride oder virtuelle Mitgliederversammlungen entsprechend.[1] Es empfielt es sich ebenfalls, die Möglichkeit einer virtuellen Durchführung in der Satzung vorzusehen. Das Gesetz nennt weder die Bedingungen, unter welchen die Einrichtung einer Vertreterversammlung infrage kommt, noch die Voraussetzungen und den Modus zur Bestimmung der Vertreter. Lediglich eine ausreichende Wahrnehmung der Interessen der Mitglieder sowie die sinngemäße Anwendung der Vorschriften über die Mitgliederversammlung werden gefordert.
Die Wahrnehmung der Interessen der Mitglieder durch die Vertreterversammlung setzt voraus, dass die Zusammensetzung der Vertreterversammlung durch die Mitglieder bestimmt wird. Dies ist nur durch ein Wahlverfahren gewährleistet.[2] Die Bedingungen für die Wahl sind in der Satzung oder einer gesonderten Wahlordnung niederzulegen. Es ist nicht zwingend, dass sämtliche Mitglieder nach einer einheitlichen Wahlliste wählen. Beispielsweise können regional unterschiedliche Stimmbezirke gebildet werden. Hierbei ist jedoch notwendig, dass die Anzahl der Mitglieder, die über die Entsendung je eines Vertreters bestimmen, nicht unangemessen abweicht. Ein schriftliches Wahlverfahren ist möglich.[3]
Es bestehen auch keine Bestimmungen über die Anzahl der in die Vertreterversammlung zu berufenden Vertreter und die Anzahl der Mitglieder (Quorum), für die ein Vertreter zu bestimmen ist. Entscheidenden Einfluss hat hierbei die Größe des Lohnsteuerhilfevereins. Der BFH hält eine Mindestanzahl von Vertretern für erforderlich, sieht allerdings auch die Arbeitsfähigkeit bei mehr als 100 Mitgliedervertretern ernstlich infrage gestellt.[4] Eine Relation von 9.000 Mitgliedern pro Vertreter hält er jedenfalls dann für zulässig, wenn die Vertreterversammlung andernfalls eine Größe erreichen würde, die die Anforderungen an eine effektive und sparsame Erfüllung der Aufgaben als Vereinsorgan nicht mehr genügen würde. Der Vertreter übt nicht das Stimmrecht für andere aus, sondern gibt eigene Erklärungen ab. Als Vertreter der Mitglieder hat er einen Status eigener Art. Er kann selbst Mitglied des Vereins sein, muss es aber nicht. Demgemäß sind Mitglieder unabhängig davon, ob sie beratende oder Rat suchende Mitglieder sind, aktiv und passiv wahlberechtigt.
Die Dauer der Wahlperiode der Mitglieder der Vertreterversammlung ist gesetzlich nicht vorgegeben. Der BFH sieht in einer Dauer von 8 Jahren einen Missbrauch der Satzungsautonomie und hält die von der Aufsichtsbehörde geforderte Begrenzung auf 5 Jahre für gerechtfertigt.[5]
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