Reuber, Die Besteuerung der... / 2.3.5 Aufbewahrung von Rechnungen
 

Tz. 23

Stand: EL 103 – ET: 06/2017

Nach § 14b Abs. 1 UStG (s. Anhang 5) hat der Unternehmer folgende Unterlagen aufzubewahren:

  • ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat;
  • alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.
 

Tz. 24

Stand: EL 103 – ET: 06/2017

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (bei vor dem 01.01.2000 erteilten Rechnungen nur sechs Jahre) und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (s. § 147 Abs. 4 AO, Anhang 1b). Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (s. § 147 Abs. 3 Satz 3 AO, Anhang 1b und s. Abschn. 14b.1 Abs. 2 Satz 2 UStAE).

 

Tz. 24a

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In den Fällen, in denen steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet werden, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausgestellt werden. Diese muss der Leistungsempfänger zwei Jahre lang aufbewahren, wenn er kein Unternehmer ist oder wenn er zwar Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Insofern müssen Verbände/Vereine jedenfalls Rechnungen über grundstücksbezogene Leistungen aufbewahren.

 

Tz. 25

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Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z. B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.

 

Tz. 26

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Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Abs. 1 UStG (s. Anhang 5) lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren (s. Abschn. 14b.1 Abs. 5 und 6 UStAE).

 

Tz. 27

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Die Rechnungen könnten unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD-ROM) aufbewahrt werden (s. § 147 Abs. 2 AO, Anhang 1b und s. AEAO zu § 147 AO TZ 3). Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 01.02.1984, BStBl I 1984, 155 und den diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen DV-geschützter Buchführungssysteme" – GoBS – (Anlage zum BMF vom 07.11.1995, BStBl I 1995, 738) entsprechen. Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden (Abschn. 22.1 Abs. 2 UStAE).

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z. B. qualifizierte elektronische Signatur) selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit der Nachweise bereits abgelaufen ist. Die Speicherung der elektronischen Rechnung hat nach dem im Abschn. 14b.1 Abs. 6 Satz 2 UStAE genannten Verfahren auf einem Datenträger zu erfolgen, die nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt (s. § 146 AO, Anhang 1b).

 

Tz. 28

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Bei elektronisch aufbewahrten Rechnungen (dabei muss es sich nicht um elektronisch übermittelte Rechnungen handeln) kann nach Abschn. 14b.1 Abs. 8 UStAE der im Inland oder der in einem der in § 1 Abs. 3 UStG (s. Anhang 5) genannten Gebiete ansässige Unternehmer die Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet, in einem der in § 1 Abs. 3 UStG (s. Anhang 5) genannten Gebiete, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahren, sofern eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung durch das Finanzamt gewährleistet ist. Bewahrt der Unternehmer in diesem Fall die Rechnungen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG (s. Anhang 5) genannten Gebiete auf, hat er dem für die Umsatzbesteuerung zuständigen Finanzamt den Aufbewahrungsort unaufgefordert und schriftlich mitzuteilen.

 

Tz. 29

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Will der Unternehmer die Rechnung außerhalb des Gemeinschaftsgebietes elektronisch aufbewahren, gilt § 146 Abs. 2 Buchst. a AO (s. Anhang 1b), § 14b Abs. 5 UStG (s. Anhang 5).

Für die Archivierung und Prüfbarkeit von Rechnungen sind die Vorschriften der Abgabenordnung (s. §§ 146, 147, 200 AO, Anhang 1b) sowie das BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl I 2014, 1450 über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten (s. Abschn. 14b.1 Abs. 1...

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