Getrennte Aufzeichnungen für Geschenke

Die in § 4 Abs. 7 EStG geforderte getrennte Aufzeichnung von Aufwendungen für Kundengeschenke verlangt die Einrichtung gesonderter Konten innerhalb der kaufmännischen Buchführung. Aufzeichnungen auf getrennten Konten innerhalb eines in die Buchführung integrierten Controllingsystems sieht das FG Baden Württmeberg nicht als ausreichend an.

Hintergund: Integriertes SAP-Controllingsystem

Eine in der Baubranche tätige GmbH hatte zum Jahresende mehrere 1.000 Kalender herstellen lassen, bei denen die Monatsblätter neben Fotografien von Bauwerken das Firmenlogo zeigten. Das Finanzamt wollte die anteiligen Kosten für die an Kunden, Architekten und sonstige Empfänger versandten Kalender nicht als Betriebsausgaben zum Abzug zulassen, weil zwar die Grenze von damals 40 EUR nicht überschritten wurde, die Aufwendungen jedoch innerhalb der kaufmännischen Buchführung nur auf Konten verbucht worden waren, auf denen die GmbH auch andere Betriebsausgaben erfasst hatte.

Dass die Aufwendungen auf besonderen Konten innerhalb des in die Buchführung integrierten SAP-Controllingsystems ohne unangemessenen Aufwand ermittelt werden konnten, sah das Finanzamt nicht als ausreichend an.

Entscheidung: FG sieht Manipulationsgefahr

Das FG bestätigte die Rechtsauffassung des Finanzamts. Bei den Kalendern handle es sich um Werbegeschenke, auch wenn sie selbst als Werbeträger dienten. Da die Grenze von 40 EUR pro Kunde nicht überschritten werde, sei entscheidend, ob die vom Gesetz geforderte gesonderte Aufzeichnung vorliege. Der BFH verlange dafür Aufzeichnungen innerhalb der Buchführung. Nach Auffassung des Finanzgerichts sind allein Aufzeichnungen innerhalb der kaufmännischen Buchführung als ausreichend anzusehen. Das Einbeziehen eines Controllingsystems berge die Gefahr von Manipulationen, auch wenn eine Überprüfung mit einem angemessenen Arbeits- und Zeitaufwand ermöglicht werde.

Hinweis: Revision zum BFH

Das FG hat die Revision zum BFH zugelassen, weil ein vergleichbarer Fall noch nicht höchstrichterlich entschieden wurde. Dabei ist zu hoffen, dass der BFH die unnötig strenge, formalistische Ansicht des Finanzgerichts nicht bestätigen wird. Das gesetzliche Abzugsverbot sieht Aufzeichnungen im Rahmen eines Controllingsystems weder seinem Wortlaut nach seinem Sinn und Zweck nach als unzureichend an. Die vom Gericht befürchteten bzw. als Argument vorgeschobenen Manipulationen sind innerhalb der kaufmännischen Buchführung ebenso wenig sicher auszuschließen wie innerhalb eines Controllingsystems.

FG Baden Württemberg, Urteil v. 12.4.2016, 6 K 2005/11

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