Aufwandsentschädigung an einen ehrenamtlich tätigen Ortsvorsteher

Streitig war im entscheidenen Fall, in welchem Umfang die an eine ehrenamtliche Ortsvorsteherin, die zugleich Mitglied des Ortschaftsrats ist, gezahlte Aufwandsentschädigung gemäß § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG steuerbefreit ist.

Die Gemeinde zahlte der Steuerpflichtigen im Streitjahr 2020 für ihre ehrenamtliche Tätigkeit als Ortsvorsteherin nach § 155a Abs. 3 Nr. 1 SächsBG eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 5.152 EUR. Für ihre zusätzlich ausgeübte Tätigkeit als Ortschaftsrätin im Ortschaftsrat stand ihr keine Entschädigung zu.

Das Finanzamt behandelte davon lediglich 2.496 EUR (208 EUR monatlich) als steuerfrei und berücksichtigte den verbleibenden Betrag in Höhe von 2.656 EUR als Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Nach erfolglosem Einspruch machte die Steuerpflichtige im Klageverfahren die vollumfängliche Steuerbefreiung der Aufwandsentschädigung in Höhe von 5.152 EUR geltend.

Wann eine steuerfreie Aufwandentschädigung vorliegt

Das FG wies die Klage ab. § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG ist, so das FG, verfassungskonform dahingehend auszulegen, dass die Erstattung nur solcher Aufwendungen von der Steuer befreit ist, die als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind. Entsprechend liegt eine steuerfreie Aufwandsentschädigung insoweit nicht vor, als die Entschädigung für Verdienstausfall oder Zeitverlust gezahlt wird oder dem Empfänger ein abziehbarer Aufwand nicht oder offenbar nicht in der Höhe der gewährten Entschädigung erwächst.

Der Steuerpflichtigen war im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit als Ortsvorsteherin ein abziehbarer Aufwand nicht in der Höhe der gewährten Entschädigung erwachsen. Dabei erstreckt sich die Prüfung, ob die Entschädigung den Aufwand des Empfängers übersteigt, nicht darauf, welche Aufwendungen dem einzelnen Steuerpflichtigen konkret erwachsen sind, sondern lediglich darauf, ob Personen in gleicher dienstlicher bzw. ehrenamtlicher Stellung im Durchschnitt der Jahre Aufwendungen etwa in Höhe der Aufwandsentschädigung erwachsen.

Prüfung der Steuerbefreiung

Zur praktischen Umsetzung dieser Prüfung kann auf die von den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegten Sätze, ersatzweise auf die in den Lohnsteuer-Richtlinien festgelegten Beträge zurückgegriffen werden. Oberhalb der von den obersten Landesbehörden bzw. in den Lohnsteuer-Richtlinien festgelegten Beträge kann der Steuerpflichtige darlegen und nachweisen, dass die ihm gewährte Aufwandsentschädigung in nicht ausreichendem Umfang als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt worden ist.

Gezahlte Aufwandsentschädigung

Vor diesem Hintergrund war die im Streitjahr 2020 gezahlte Aufwandsentschädigung in Höhe von 200 EUR monatlich, entsprechend 2.400 EUR jährlich als steuerfrei zu behandeln (aus verfahrensrechtlichen Gründen blieb es bei dem vom Finanzamt berücksichtigten Betrag in Höhe von 2.496 EUR). Die Steuerpflichtige hatte weder nachgewiesen noch glaubhaft gemacht, dass ihr höhere Aufwendungen entstanden waren.

Das FG machte zudem deutlich, dass eine von dem Steuerpflichtigen bekleidete Doppelfunktion durch gleichzeitige ehrenamtliche Tätigkeit als Ortvorsteher und als Ortschaftsrat nicht den Ansatz eines höheren steuerfreien Betrags in Gestalt einer kumulativen Anwendung der Steuerfreibeträge für Ortsvorsteher und für Ortschaftsräte rechtfertigt.

Ständige Rechtsprechung

Die Entscheidung des FG liegt auf der Linie der hierzu ergangenen (ständigen) Rechtsprechung des BFH (so z.B. BFH, Urteil v. 19.11.2024, VIII R 29/23). Nur soweit nachweislich höhere Aufwendungen entstanden sind, können diese berücksichtigt werden (BFH, Urteil v. 19.11.2024, VIII R 29/23).

Die Verwaltungsvorschriften stellen ein Hilfsmittel bereit zur Erleichterung der Feststellung, inwieweit es sich in den Fällen des § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG um eine steuerfreie Aufwandsentschädigung handelt. Wird daher – wie im Streitfall − der tatsächlich entstandene Aufwand, der nicht in Zeitverlust oder Dienstausfall besteht, nicht nachgewiesen, liegt eine zulässige Schätzung vor, auf die das FG zurückgreift.

FG Sachsen, Urteil v. 7.8.2025, 4 K 788/23