Kühn/von Wedelstädt, Abgabenordnung und Finanzgerichtsordnung, AO § 97 Vorlage von Urkunden

A. Allgemeines

Tz. 1

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Zu den Beweismitteln, die auch § 92 Nr. 3 AO aufführt, gehört der Urkundenbeweis. § 97 AO ist eine allgemeine Beweismittelvorschrift.

B. Bedeutung und Anwendungsbereich der Vorschrift

Tz. 2

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Der Vorschrift kommt in der Praxis hohe Bedeutung zu, oft ohne dass es den Beteiligten bewusst wird, dass eine "Beweisaufnahme" i. S. von § 97 AO vorliegt. So fällt z. B. jede Anforderung eines Kaufvertrags, Mietvertrags oder einer Einnahme-Überschussrechnung o. Ä. in den Anwendungsbereich der Vorschrift. Sie gilt in allen Verfahren, die der Sachaufklärung dienen, sofern ihre Anwendung nicht durch spezialgesetzliche Normen ausgeschlossen ist, wie z. B. durch § 200 Abs. 1 Satz 4 AO, § 208 Abs. 1 Satz 3 AO. Auch im Steuerstrafverfahren findet § 97 AO keine Anwendung.

C. Tatbestandliche Voraussetzungen

I. Verpflichtung zur Urkundsvorlage

Tz. 3

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Nach Abs. 1 haben die Beteiligten ebenso wie dritte Personen auf Verlangen der Finanzbehörde Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapieren und anderen Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen. Zu den hiernach Verpflichteten gehören auch nicht rechtsfähige Vereinigungen, Vermögensmassen, Behörden und Betriebe gewerblicher Art der Körperschaften des öffentlichen Rechts (§ 97 Abs. 1 Satz 3 AO i. V. m. § 93 Abs. 1 Satz 2 AO). Durch den Verweis auf § 93 Abs. 1 Satz 3 AO wird die Verweispflicht Dritter eingeschränkt. Sie sollen erst in Anspruch genommen werden, wenn eine Sachverhaltsaufklärung bei den Beteiligten vergeblich oder nicht erfolgversprechend ist (§ 97 Abs. 1 Satz 3 AO i. V. m. § 93 Abs. 1 Satz 3 AO). Wegen der in § 104 Abs. 1 AO enthaltenen grundsätzlichen Regelung von Auskunftsverweigerungsrechten auch für die Vorlage von Urkunden muss das Vorlageverlangen die Unterrichtung darüber mit einschließen, ob die Urkunden für die Besteuerung des zur Vorlage Aufgeforderten oder für die Besteuerung anderer Personen benötigt werden (§ 97 Abs. 1 Satz 2 AO).

Tz. 4

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Urkunden sind verkörperte Gedankenerklärungen, die allgemein oder für Eingeweihte verständlich sind und den Urheber erkennen lassen. Ferner müssen sie zu Beweis einer rechtlich beachtlichen Tatsache gelten. Es handelt sich also grundsätzlich um in Papierform vorhandene Schriftstücke, Auch von Bild- oder Datenträgern reproduzierte Schriftstücke fallen in den Anwendungsbereich; dies lässt sich aus dem in Abs. 3 enthaltenen Verweis auf § 147 Abs. 5 AO entnehmen (Seer in Tipke/Kruse, § 97 AO Rz. 2). Die im Gesetz genannten Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftspapiere sind nur Beispiele, die jeweils den Urkundsbegriff erfüllen. Vorzulegen sind die (Original-)Urkunden, die sich in der Verfügungsmacht des Vorlagepflichtigen befinden. Es steht der FinVerw aber auch frei, die Vorlage von Kopien oder Mehrfertigungen ausreichen zu lassen, jedenfalls dann, wenn kein Zweifel an der inhaltlichen Richtigkeit bestehen. Verfügungsmacht bedeutet nicht unmittelbarer Besitz. Die Vorlagepflicht bezieht sich auch auf Urkunden, die ein anderer für den Vorlagepflichtigen aufbewahrt. Gespeicherte Daten und elektronische Akten sind keine Urkunden i. S. von § 97 AO. Davon zu unterscheiden ist die Archivierung von Unterlagen; sind sie elektronisch aufbewahrt, richtet sich die Vorlage nach § 97 Abs. 2 Satz 2 AO i. V. m. § 147 Abs. 5 AO.

Tz. 5

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Da § 97 AO allgemeine Beweismittelvorschrift ist, kann auch die Vorlage von Unterlagen verlangt werden, die nicht der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO unterliegen. Dies entspricht auch dem Zweck der Vorschrift, eine umfassende Sachaufklärung zu ermöglichen. Deshalb kann u. E. grundsätzlich auch die Vorlage privater Kontounterlagen verlangt werden. Der erforderliche Schutz des Stpfl. vor einem Vorlageverlangen "ins Blaue hinein" wird zum einen durch die Vorlagevoraussetzungen in § 97 Abs. 2 AO, zum anderen durch das Erfordernis einer fehlerfreien Ermessensentscheidung gewährleistet. So wäre die Vorlage privater Kontounterlagen unverhältnismäßig, wenn keine Anhaltspunkte bestehen, dass über diese Konten z. B. betriebliche Einnahmen oder Zinserträge geflossen sind.

II. Subsidiarität der Urkundsvorlage

Tz. 6

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Eine gesetzliche geregelte Subsidiarität der Urkundsvorlage gegenüber anderen Maßnahmen der Sachaufklärung gilt nur im Verhältnis zu anderen Personen, also Dritten (§ 97 Abs. 1 Satz 3 AO i. V. m. § 93 Abs. 1 Satz 3 AO; s. Anm. 3). Gegenüber den Beteiligten steht damit das Verlangen auf Urkundsvorlage gleichwertig gegenüber anderen Sachaufklärungsmaßnahmen. Insbesondere sind die Finanzbehörden nicht mehr verpflichtet, vor der Aufforderung zur Urkundsvorlage die Sachaufklärung auf dem Wege der Einholung von Auskünften (§ 93 AO) zu betreiben. Allerdings handelt es sich bei der Entscheidung der Finanzbehörde zur Urkundsvorlage um eine Ermessensentscheidung, in deren Rahmen auch zu prüfen sein wird, ob andere, weniger belastende Mittel zur Sachaufklärung vorrangig heranzuziehen sind. Dies folgt aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz. Die Urkundsvorlage kann auch im Rahmen der gesetzlichen Re...