Kühn/von Wedelstädt, Abgabenordnung und Finanzgerichtsordnung, AO § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Schrifttum

Kuhsel/Kaeser, Bemerkungen zum BMF-Schreiben betr. den Datenzugriff der Finanzverwaltung;

Trappmann, Archivierung von Geschäftsunterlagen, DB 89, 1482;

Trappmann, Handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten und der Begriff des Handelsbriefs, DB 90, 2437;

Hütt, Neues BMF-Schreiben zum Datenzugriff des Finanzamts, Wie sich Konfliktpotential vermeiden lässt, AO-StB 2001, 154;

Schaumburg, Der Datenzugriff und andere Kontrollmöglichkeiten der Finanzverwaltung, DStR 2002, 829;

Schmitz, Zweifelsfragen im Zusammenhang mit dem Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf DV-gestützte Buchführungssysteme, StBp 2002, 189, 221 und 253;

Burkhard, Probleme beim EDV-Zugriff der Finanzverwaltung, DStZ 2003, 112;

Goldshteyn/Thönnes, Datenzugriffsmöglichkeiten der FinVerw bei Verlagerung der Buchführung ins Ausland, DStZ 2010, 416;

Kamps, Grundsätze und Zweifelsfragen des Zugriffs auf elektronische Daten des Unternehmens im Rahmen einer Außenprüfung, AG 2016, 627;

Henn/Kuballa, Aufbewahrung elektronischer Unterlagen, NWB 2017, 2648

Koss, Aufbewahrungspflichten bei Zollunterlagen, DStR 2017, 1579.

A. Allgemeines

Tz. 1

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen sind als Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten anzusehen. Ohne die Pflicht zur Aufbewahrung wäre es weder einem Dritten möglich, sich einen Überblick über Vermögenslage und einzelne Geschäftsvorfälle zu verschaffen (§ 145 Abs. 1 Satz 1 AO), noch könnte eine Außenprüfung ohne Vorlage von Aufzeichnungen (§ 145 Abs. 2 AO) sinnvoll durchgeführt werden (FG Ha v. 04.12.1990, II 104/88, EFG 1991, 507). Die Aufbewahrungspflichten sind daher akzessorisch zur Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht (BFH v. 24.06.2009, VIII R 80/06, BFH/NV 2009, 1857; Drüen in Tipke/Kruse, § 147 AO Rz. 1; a. A. Dißars in Schwarz/Pahlke, § 147 AO Rz. 2).

Tz. 2

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Die Aufbewahrungspflichten gelten auch, soweit ein Stpfl. nach anderen Steuergesetzen buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig ist, insbes. für Freiberufler hinsichtlich ihrer Pflichten aus § 22 UStG. Sie gelten auch, soweit der Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt wird (BFH v. 24.06.2009, VIII R 80/06, BFH/NV 2009, 1857 mit ausf. Anm. Klingebiel, NWB 2009, 4083). Soweit freiwillig Bücher oder Aufzeichnungen geführt werden, sind diese wegen § 146 Abs. 6 AO ebenso aufbewahrungspflichtig (FG Ha v. 22.03.1991, VII 164/90, EFG 1991, 636; Trzaskalik in HHSp, § 147 AO Rz. 6; Dißars in Schwarz/Pahlke, § 147 AO Rz. 3; a. A. Schaumburg, DStR 2002, 829; Drüen in Tipke/Kruse, § 147 AO Rz. 4; ebenso a. A. für freiwillige Aufzeichnungen: Rätke in Klein, § 147 AO Rz. 7 unter Berufung auf BFH v. 07.12.2010, III B 199/09, BFH/NV 2011, 411). Zur Aufbewahrungspflicht privater Unterlagen s. Rz. 11; zur Aufbewahrung von Unterlagen, die zur zollrechtlichen Prüfung vorgelegt wurden s. Rz. 14 und 17.

Tz. 3

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Aufbewahrungspflichtig ist derjenige, der zur Führung der Bücher und Aufzeichnungen verpflichtet ist. Denn die Aufbewahrungspflicht ist Teil der Buchführungspflicht selbst. Aus diesem Grund geht die Aufbewahrungspflicht auch nicht auf den Erwerber eines Geschäfts über. Dieses gilt selbst bei einer abweichenden privatrechtlichen Vereinbarung, da § 147 AO eine öffentlich-rechtliche Pflicht begründet.

B. Aufzubewahrende Unterlagen

I. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Organisationsunterlagen

1. Bücher und Aufzeichnungen

Tz. 4

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Hierunter fallen nicht nur die Handelsbücher i. S. des HGB, sondern alle im Rahmen der Buchführung geführten Geschäftsbücher, unabhängig davon, ob sie als gebundene Bücher oder als Loseblatt- oder Kartei-Buchführung geführt werden. Auch Nebenbücher, z. B. Fahrtenbücher, Fremdenbücher, Register aller Art, Depotbücher, Baubücher usw. gehören dazu (a. A. Trzaskalik in HHSp, § 147 AO Rz. 15; Drüen in Tipke/Kruse, § 147 AO Rz. 4). Werden elektronische Medien zur Speicherung eingesetzt, unterfallen diese § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO (vgl. BMF v. 14.11.2014, IV A 4-S 0316/13/10003, BStBl I 2014, 1450 Rz. 113). Bei kontenloser Buchführung (sog. Offene-Posten-Buchhaltung) haben die Belege Buchfunktion und fallen daher nicht unter § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.

2. Inventare

Tz. 5

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Inventare sind die Aufschreibungen über die körperliche Bestandsaufnahme. Die Uraufzeichnungen (z. B.: Aufnahmezettel, Wiegescheine etc.), die später in das Inventar übertragen werden, unterfallen lediglich § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO; nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen vorbereitende Aufzeichnungen, wenn sie in die Aufnahmelisten übernommen werden (BFH v. 23.06.1971, I B 6/71, BStBl II 1971, 709).

3. Jahresabschlüsse

Tz. 6

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Die Jahresabschlüsse umfassen grundsätzlich die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 HGB). Soweit es sich um Kapitalgesellschaften oder Genossenschaften handelt, sind außerdem der Lagebericht (§ 289 HGB) und der Anhang (§ 284 HGB) aufbewahrungspflichtig. Die Eröffnungsbilanz (§ 242 Abs. 1 HGB) ist ebenfalls aufzubewahren.

4. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

Tz. 7

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Mit den in § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO genannten Unt...