Kühn/von Wedelstädt, Abgabenordnung und Finanzgerichtsor ... / B. Allgemeine Anforderungen

Tz. 2

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Nach § 146 Abs. 1 AO sind die Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

I. Einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Buchungen und Aufzeichnungen

Tz. 3

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Nach den GoB und der Rechtsprechung gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (BFH v. 09.03.1994, X B 68/93, BFH/NV 1994, 760). Dieses hat der Gesetzgeber nunmehr in § 146 Abs. 1 Satz 1 AO ausdrücklich klargestellt.

Tz. 3a

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Bei Verkäufen von Waren über den Ladentisch (schon bisher nicht bei Taxiunternehmen, vgl. BFH v. 26.02.2004, XI R 25/02, BStBl II 2004, 599) an eine Vielzahl nicht bekannter Personen brauchen die Bareinnahmen in der Regel nicht einzeln aufgezeichnet zu werden (BFH v. 12.05.1966, IV 472/60, BStBl III 1966, 371). Diese Erleichterung gilt jedoch nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a genutzt wird. S. dort auch zur Belegpflicht. Ungeachtet der bestehenden Einzelaufzeichnungspflicht sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO auch die Tagesendsummenbons einer elektronischen Registrierkasse aufzubewahren (BFH v. 16.12.2014, X R 42/13, BStBl II 2015, 519).

Tz. 3b

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Vollständig sind solche Aufzeichnungen, die lückenlos alle Geschäftsvorfälle ausweisen (s. FG BW v. 25.07.1996, 6 K 174/93, EFG 1997, 45). Das Weglassen von buchungspflichtigen Geschäftsvorfällen stellt einen schwerwiegenden sachlichen Buchführungsmangel dar; Trinkgelder der Angestellten müssen – für die Besteuerung des Gaststättenbetreibers – nicht erfasst werden (FG Köln v. 27.01.2009, 6 K 3954/07, EFG 2009, 1092).

Tz. 4

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Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen richtig, d. h. der Wahrheit entsprechend sein. Unzulässig sind Verschleierungen mit der Konsequenz, dass sich die Geschäftsvorfälle nicht so auswirken, wie sie sich tatsächlich darstellen (z. B. Privatausgaben als Betriebsausgaben, Gewinn als Darlehenszins). Richtig sind folglich nur solche Aufzeichnungen, bei denen der ausgewiesene Geschäftserfolg mit dem tatsächlich erzielten übereinstimmt (s. BFH v. 19.02.1998, IV R 11/97, BStBl II 1998, 603). Auch die formelle Richtigkeit ist in § 146 Abs. 1 AO angesprochen, wenn auch ihre Bedeutung hinter der sachlichen Richtigkeit zurücktritt (BFH v. 25.03.1992, I R 69/91, BStBl II 1992, 1010). Über einzelne formelle Mängel kann hinweggesehen werden, wenn sie das Gesamtbild nicht wesentlich beeinträchtigen; ferner auch dann, wenn nachgewiesen wird, dass sie keine sachlichen Fehler nach sich gezogen haben (s. BFH v. 24.06.1997, VIII R 9/96, BStBl II 1998, 51).

Tz. 5

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Eine zeitgerechte Verbuchung liegt nur vor, wenn die Eintragung zeitnah (d. h. ohne schuldhaftes Zögern) zum einzutragenden Vorgang erfolgt. Auch hier wird man jedoch auf die Verhältnisse des Unternehmens und die Art des Geschäftsvorfalls abstellen müssen. Bei einer periodenweisen Verbuchung in bestimmten Zeitabständen beinhaltet das Erfordernis der zeitgerechten Verbuchung die Verpflichtung des Unternehmers, die Buchungsunterlagen bis zur endgültigen Verbuchung in geeigneter Form geordnet aufzubewahren, damit sie nicht verloren gehen. Auch muss sichergestellt werden, dass der Unternehmer nicht bestimmte Geschäftsvorfälle durch Verzögerung der Eintragung in der Schwebe hält und erst später – je nach Auswirkung – dem betrieblichen Bereich zuordnet oder nicht (BFH v. 10.04.1997, IV B 90/96, BFH/NV 1997, 662). In der Regel darf der Buchungsrückstand maximal 10 Tage betragen (BFH v. 11.03.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22). Sind jedoch sämtliche Manipulationsmöglichkeiten ausgeschlossen, kann auch eine Frist bis zu einem Monat noch hinzunehmen sein (BFH v. 25.03.1992, I R 69/91, BStBl II 1992, 1010). Zu den Kassenaufzeichnungen s. Rz. 8 f.

Tz. 6

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Wegen der Notwendigkeit der zeitnahen Erstellung des Jahresabschlusses s. § 243 Abs. 3 HGB: innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit. Wird die Jahresschlussbilanz später als ein Jahr nach dem Bilanzstichtag erstellt, ohne dass im Hinblick auf den Zweck der Buchführung noch beachtenswerte, aus den Verhältnissen des Betriebes zu erklärende Gründe für eine so späte Bilanzerstellung erkennbar sind, ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß (BFH v. 06.12.1983, VIII R 110/79, BStBl II 1984, 227). Kapitalgesellschaften haben den Jahresabschluss (sowie den Lagebericht) innerhalb von drei bzw. sechs Monaten aufzustellen (§§ 264 Abs. 1, 267 Abs. 1 HGB).

Tz. 7

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Mit dem Verlangen nach zeitgerechter Verbuchung hängt die Notwendigkeit der geordneten Verbuchung eng zusammen. Erforderlich ist daher eine sinnvolle Ordnung, die einen sachverständigen Dritten in den Stand setzt, sich in angemessener Frist einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens zu verschaffen (§ 145 Abs. 1 AO).

II. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben

Tz. 8

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