Vorbemerkung zum Dritten Abschnitt

Rz. 1

Der 3. Abschnitt umfasst Regeln zur Umsatzsteuer, zu Post- und Telekommunikationsgebühren, Schreibauslagen, Geschäftsreisen und zur Verlegung der beruflichen Niederlassung. Während die §§ 16–20 den Auslagenersatz i. S. v. § 1 Abs. 1 ansprechen, ist die USt gesondert in diesem Abschnitt aufgeführt. Sie ist dem Gebühren- und Auslagenersatz hinzuzurechnen. Damit stellt sich der dritte Abschnitt als detaillierte Regelung des § 3 Abs. 2 dar.

Rz. 2

Rechtsgrundlage für den Auslagenersatz ist aber nicht nur die Regelung im 3. Abschnitt, sondern vorrangig § 670 BGB. Danach ist der Mandant als Auftraggeber zum Ersatz solcher Aufwendungen verpflichtet, die der Beauftragte (StB) den Umständen nach für erforderlich halten durfte. Soweit der Aufwendungsersatz in der StBVV nicht abschließend geregelt ist, richtet er sich demgemäß nach diesen allgemeinen Grundsätzen. So sind z. B. alle Kosten Dritter, die nicht typischerweise durch die Gebühr gedeckt sind, erstattungsfähig.

Rz. 3

Beispiele für solche erstattungsfähigen Aufwendungen sind Kosten von nichtsteuerlichen Gutachten, für Übersetzungen, für Beschaffungen von Auszügen aus amtlichen Registern und Gebühren für amtliche Bescheinigungen, Materialkosten für Geschäftsbücher und Formulare des Mandanten. Demgegenüber kommt es bei DATEV- und anderen EDV-Kosten für die Erstattungsfähigkeit darauf an, ob es sich um allgemeine Geschäftskosten des StB handelt oder um besondere, mandatsbezogene Kosten.

Rz. 4

Allgemeine Geschäftskosten zählen nicht zu dem Bereich der erstattungsfähigen Auslagen. Nach § 3 sind diese Kosten durch die Gebühren abgegolten (vgl. § 3 – Rz. 5 f.). Zu den allgemeinen Geschäftskosten gehören die Aufwendungen, die für den allgemeinen Kanzleibetrieb, unabhängig von einem bestimmten Einzelauftrag, entstehen, also auch die Kosten für die Anschaffung und Nutzung der Kanzlei-Hard- und -Software. Die §§ 16–20 regeln darüber hinaus Umfang und Höhe des Ersatzes einzelner Arten von Aufwendungen.

Rz. 4a

Bei mandatsbezogenen EDV-Kosten handelt es sich begrifflich nicht um allgemeine, sondern um besondere Geschäftskosten, die nicht mit den Gebühren abgegolten sind (Feiter, DStR 2017, 1187). §§ 33 Abs. 4, 34 Abs. 4 und 39 Abs. 2 Nr. 3 stehen einer gesonderten Weiterberechnung spezifischer EDV-Kosten (z. B. Speicher- und Übermittlungsgebühren, Nutzungsgebühren für die Vollmachtsdatenbank, Abrufgebühren für die VaSt-Daten und Steuerkonto online) nicht zwingend entgegen. Besondere Geschäftskosten können gemäß §§ 675, 670 BGB grundsätzlich ohne ausdrückliche Vereinbarung weiterberechnet werden. Eine ausdrückliche Regelung ist gleichwohl sinnvoll.

Rz. 5

Die Abgeltung der Auslagen mit einer (erhöhten) Gebühr nach §§ 21–39 wäre eine Umgehung der StBVV (§ 1 Abs. 1 i. V. m. § 3) und kann somit eine unzulässige Gebührenberechnung darstellen. Insofern ist kritisch anzumerken, dass bedauerlicherweise vielfach der Ansatz von Auslagen unterbleibt, zum großen Teil auch aus Unsicherheit oder Unwissenheit der hierzu berechtigten StB. Dieser schadet zunächst einmal sich selbst (vgl. ausführlich Tönnies, Mehr Gewinn durch "Nebengebühren", Stbg 1995, 299).

Rz. 6

Durch die seit 23. 07. 2016 geltende Fassung von § 4 Abs. 3 ist es in außergerichtlichen Angelegenheiten, unter Einhaltung der Formerfordernisse von § 4 Abs. 1, gestattet, eine niedrigere als die gesetzliche Vergütung zu vereinbaren (vgl. § 11 – Rz. 25). Damit dürfen auch niedrigere Auslagen vereinbart werden.

Rz. 7

Die allgemeinen Vorschriften der StBVV gelten im Regelfall auch für Auslagen. Dies gilt insbesondere für § 1 (Anwendungsbereich), § 4 (Vereinbarung einer höheren Vergütung), § 5 (mehrere StB), § 7 (Fälligkeit), § 8 (Vorschuss), § 9 (Berechnung). Bei Pauschalvereinbarungen (§ 14) sind hingegen regelmäßig – so nichts anderes ausdrücklich vereinbart wurde – die Auslagen und Umsatzsteuer mit umfasst (vgl. § 14 – Rz. 15). Nicht anzuwenden sind die Vorschriften über die sinngemäße Anwendung der StBVV (§ 2), da diese die "Auslagen" nicht erwähnen.

Rz. 8

In den Fällen des § 40 (Einspruch) und § 45, insbesondere somit im Finanzgerichtsverfahren, gelten die Regeln des RVG und der Nr. 7000 ff. VV RVG (siehe E I – Rz. 25 f.).