Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber bis 2013 / Zusammenfassung

Zu den wichtigsten steuerfreien Lohnbezügen der Arbeitnehmer gehören die Erstattungen von Reisekosten durch den Arbeitgeber. Die Frage, welche Fahrt-, Verpflegungs- und ggf. Unterbringungskosten der Arbeitgeber für Tätigkeiten außerhalb der Firma bei der Lohnabrechnung steuerfrei ersetzen kann, regelt das lohnsteuerliche Reisekostenrecht. Diese häufig auch als Auslösungen bezeichneten Beträge können im Rahmen steuerlicher Höchstbeträge steuerfrei – aber auch sozialversicherungsfrei – an die Arbeitnehmer ausbezahlt werden. Reisekosten-Erstattungen stehen allen Arbeitnehmern zu, die außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig werden. Darüber hinaus können auch Arbeitnehmer mit einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen – z. B. Bauarbeiter und Kundendienstmonteure – sowie Berufskraftfahrer steuerfreie Reisekosten erhalten.

Für Reisetage ab 1.1.2014 ist die gesetzliche Neuregelung der Reisekostenbestimmungen anzuwenden.^[1] Nachfolgend ist die für Reisetage bis 31.12.2013 anzuwendende Rechtslage des "alten Reisekostenrechts" dargestellt, das insbesondere für eine Übergangszeit bei Lohnsteuer-Außenprüfungen weiterhin von Bedeutung ist.

Lohnsteuer: Gesetzliche Grundlage für die Berechtigung des Arbeitgebers, Reisekosten in der Privatwirtschaft steuerfrei zu ersetzen, ist § 3 Nr. 16 EStG. Hinsichtlich des Umfangs des steuerfreien Arbeitgeberersatzes verweist die Vorschrift auf den Werbungskostenabzug, an den die Steuerfreiheit geknüpft ist. Eine gesetzliche Definition lässt sich weder im Einkommensteuergesetz noch in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung finden. Die Reisekostenvorschriften ergeben sich, abgesehen von den Verpflegungspauschbeträgen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG i. V. m. § 9 Abs. 5 EStG), ausschließlich aus den Lohnsteuer-Richtlinien (R 9.4–R 9.8 LStR). Das BMF-Schreiben vom 15.12.2011, IV C 5 - S 2353/11/10010, BStBl 2012 I, S. 57, regelt die Anwendung der vom BFH in 2011 vorgenommenen grundlegenden Neuabgrenzung des Begriffs der regelmäßigen Arbeitsstätte.