Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber bis 2013 / 4.1.4.3 Fahrten mit eigenem Kfz

Bei Benutzung eines eigenen Kfz können regelmäßig sämtliche Aufwendungen für alle durch die berufliche Auswärtstätigkeit verursachten Fahrten steuerfrei ersetzt werden. Dazu gehören sämtliche Fahrten während der Auswärtstätigkeit vom Verlassen der regelmäßigen Arbeitsstätte bis zu der Rückkehr. Wird die dienstliche Reisetätigkeit von der Wohnung aus angetreten oder dort beendet, gehört die Fahrt von der Wohnung an bzw. bis zur Wohnung zur beruflichen Auswärtstätigkeit.

Fährt allerdings der Arbeitnehmer morgens mit seinem Pkw von seiner Wohnung zur regelmäßigen Arbeitsstätte, um dort die Reisetätigkeit mit demselben Pkw zu beginnen, gilt diese Fahrt als Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, für die die gesetzliche Entfernungspauschale anzuwenden und damit keine steuerfreie Erstattung möglich ist.

Fahrten zur Unterkunft bei auswärtiger Übernachtung

Muss der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit auswärts übernachten, zählen auch die Fahrten von der Unterkunft zur auswärtigen Tätigkeitsstätte und zurück zu den beruflichen Fahrten anlässlich der Auswärtstätigkeit. Abweichend von der bisherigen Verwaltungsauffassung, die Telefonkosten bei Telefonaten mit Angehörigen nur im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zum Abzug zulässt^[1] und ansonsten dem Privatbereich des Arbeitnehmers zurechnet, lässt der BFH den Reisekostenabzug für Telefonate bei beruflichen Auswärtstätigkeiten zu, wenn die Abwesenheit sich über mehr als eine Woche erstreckt.^[2] Im Urteilsfall hatte der Arbeitnehmer die Kosten für ein Telefonat pro Woche nachgewiesen.

Achtung

Begünstigte Zwischenheimfahrten

Als dienstlich veranlasst gelten – steuerrechtlich – bei einer mehrtägigen Reistetätigkeit auch sämtliche Familienheimfahrten. Diese sind also nicht wie bei der doppelten Haushaltsführung auf eine Fahrt wöchentlich beschränkt. Diese großzügige Regelung gilt nicht nur bei länger dauernden beruflichen Auswärtstätigkeiten^[3], begünstigt sind ebenso Zwischenheimfahrten bei kurzfristigen Reisen.

Ebenso wenig kommt eine andere Beurteilung deshalb infrage, weil der Arbeitnehmer neben der Wohnung am örtlichen Lebensmittelpunkt eine Zweitwohnung am auswärtigen Beschäftigungsort unterhält und die Entfernung zwischen auswärtigem Reiseort und dem Ort der regelmäßigen Arbeitsstätte erheblich geringer ist als die Entfernung zwischen Reiseort und dem Ort der Hauptwohnung. Die gesamte längere Strecke ist als dienstliche Auswärtstätigkeit anzusehen. Eine Kürzung der abziehbaren Kilometer um die Entfernung Betrieb – Hauptwohnung ist nicht vorzunehmen.^[4]

Nachweis der beruflichen Fahrten

Der Umfang der beruflichen Fahrten muss vom Arbeitnehmer nachgewiesen werden. Dazu gehört bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit die Angabe des auswärtigen Tätigkeitsorts. Bei häufigen Auswärtstätigkeiten empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen, wenn die entsprechenden Angaben nicht bereits in den Reisekostenabrechnungen für den Arbeitgeber festgehalten werden. Aus den Aufzeichnungen müssen sich für jede Reise der Tag und das Reiseziel (besuchte Firmen usw.) sowie der Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt ergeben.^[5]

[1] R 9.11 Abs. 5 Nr. 1 LStR.

[2] BFH, Urteil v. 5.7.2012, VI R 50/10, BStBl 2013 II S. 282.

[3] BFH, Urteil v. 15.11.1991, VI R 144/89, BStBl 1992 II S. 266.

[4] BFH, Urteil v. 24.4.1992, VI R 105/89, BStBl 1992 II S. 665.

[5] FG Nürnberg, Urteil v. 20.1.1988, EFG 1988 S. 231; FG Baden-Württemberg, Urteil v. 7.7.1988, EFG 1989 S. 307.