Sämtliche Fahrtkosten aus Anlass einer beruflichen Auswärtstätigkeit gehören zu den Werbungskosten. Abzugsfähig sind die tatsächlichen nachgewiesenen Kosten. Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer wie bisher die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder den vom BMF hierfür festgelegten Kilometersatz von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer in Anspruch zu nehmen.[1] Eine Überprüfung und ggf. Korrektur der durch Verwaltungsvorschrift festgelegten Kilometer-Pauschsätze darf von den Finanzgerichten nicht vorgenommen werden.[2] Die derzeit bestehende Ungleichbehandlung, wonach beim steuerfreien Arbeitgeberersatz durch den privaten Arbeitgeber nur ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 EUR steuerfrei bleiben kann[3], während der öffentlich-rechtliche Dienstherr entsprechend den jeweiligen Landesreisekostenvorschriften auch höhere Pauschsätze steuerfrei vergüten darf[4], ist für den Werbungskostenabzug ohne Bedeutung.
4.1.4.1 Öffentliche Verkehrsmittel
Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch dann, wenn er in Bahn oder Flugzeug die 1. Klasse benutzt und wenn er für bestimmte Fahrten ein Taxi nimmt. Die Aufwendungen müssen regelmäßig durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Sind diese verloren gegangen, müssen die Kosten geschätzt werden, falls feststeht, dass der Arbeitnehmer tatsächlich Aufwendungen für die Beförderung hatte.
Kosten für einen Leihwagen sind in voller Höhe erstattungsfähig, wenn der Wagen nur für berufliche Fahrten während der Auswärtstätigkeit benutzt wurde. Andernfalls sind die Kosten im Verhältnis der privat gefahrenen und beruflich gefahrenen Kilometer aufzuteilen.
4.1.4.2 BahnCard
Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer mit umfangreicher Reisetätigkeit die Kosten einer BahnCard 50 oder 100, um auf diese Weise die erstattungspflichtigen Fahrtkosten für Auswärtstätigkeiten zu mindern, so gehört der Kostenersatz zu den steuerfreien Reisekosten.
Private Mitbenutzung
Nutzt der Arbeitnehmer die BahnCard auch für private Bahnreisen, liegt ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil dann nicht vor, wenn die Aufwendungen des Arbeitgebers für die BahnCard und die ermäßigt abgerechneten dienstlichen Bahnfahrten unter den Fahrtkosten liegen, die ohne die BahnCard entstanden wären. Die Möglichkeit der privaten Mitbenutzung führt deshalb dann nicht zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil, wenn sich durch die beruflichen Auswärtstätigkeiten wegen des halben Fahrpreises eine Kostenersparnis ergibt, die größer ist als der ersetzte Preis für die BahnCard.
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für eine BahnCard, die ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird, so ist der Arbeitgeberersatz nicht steuerfrei. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit 15 % pauschal erheben.[1]
4.1.4.3 Fahrten mit eigenem Kfz
Bei Benutzung eines eigenen Kfz können regelmäßig sämtliche Aufwendungen für alle durch die berufliche Auswärtstätigkeit verursachten Fahrten steuerfrei ersetzt werden. Dazu gehören sämtliche Fahrten während der Auswärtstätigkeit vom Verlassen der regelmäßigen Arbeitsstätte bis zu der Rückkehr. Wird die dienstliche Reisetätigkeit von der Wohnung aus angetreten oder dort beendet, gehört die Fahrt von der Wohnung an bzw. bis zur Wohnung zur beruflichen Auswärtstätigkeit.
Fährt allerdings der Arbeitnehmer morgens mit seinem Pkw von seiner Wohnung zur regelmäßigen Arbeitsstätte, um dort die Reisetätigkeit mit demselben Pkw zu beginnen, gilt diese Fahrt als Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, für die die gesetzliche Entfernungspauschale anzuwenden und damit keine steuerfreie Erstattung möglich ist.
Fahrten zur Unterkunft bei auswärtiger Übernachtung
Muss der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit auswärts übernachten, zählen auch die Fahrten von der Unterkunft zur auswärtigen Tätigkeitsstätte und zurück zu den beruflichen Fahrten anlässlich der Auswärtstätigkeit. Abweichend von der bisherigen Verwaltungsauffassung, die Telefonkosten bei Telefonaten mit Angehörigen nur im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zum Abzug zulässt[1] und ansonsten dem Privatbereich des Arbeitnehmers zurechnet, lässt der BFH den Reisekostenabzug für Telefonate bei beruflichen Auswärtstätigkeiten zu, wenn die Abwesenheit sich über mehr als eine Woche erstreckt.[2] Im Urteilsfall hatte der Arbeitnehmer die Kosten für ein Telefonat pro Woche nachgewiesen.
Begünstigte Zwischenheimfahrten
Als dienstlich veranlasst gelten – steuerrechtlich – bei einer mehrtägigen Reistetätigkeit auch sämtliche Familienheimfahrten. Diese sind also nicht wie bei der doppelten Haushaltsführung auf eine Fahrt wöchentlich beschränkt. Diese großzügige Regelung gilt nicht nur bei länger dauernden beruflichen Auswärtstätigkeiten[3], begünstigt sind ebenso Zwischenh...
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