Frage: Ich habe vor ein paar Jahren eine kleinere Steuerkanzlei übernommen, die eine Software (nicht DATEV) im Einsatz hatte. Nach der Übernahme habe ich einen Systemwechsel durchgeführt, da ich mit DATEV arbeite. Die Daten in der anderen Software bewahre ich selbstverständlich auf. Allerdings kann ich diese im Fall einer Betriebsprüfung nicht in elektronischer Form übermitteln, sondern nur als Datenexport auf einem externen Datenträger.
Nun hat sich bei mir ein (Ex-)Mandant gemeldet, der für das Jahr 2019 von mir Daten für die Sozialversicherungsprüfung benötigt, die noch in der anderen Software gespeichert sind. Die DRV möchte dabei die monatlichen Lohnabrechnungen im PDF-Format per E-Mail zugeschickt bekommen. Diese so zusammenzustellen wird zeitaufwendig sein. Darf ich die dafür aufzuwendende Zeit abrechnen?
Antwort: Abrechnen können Sie grundsätzlich nur, was beauftragt ist. Wenn der (Ex-)Mandant Sie beauftragt, die Daten so aufzubereiten, wie es die DRV wünscht, können Sie diese Tätigkeit abrechnen. Eine Konvertierung von Daten fällt nicht unter die "allgemeinen Geschäftskosten", die nach § 3 Abs. 1 StBVV mit den Gebühren abgegolten sind, die ihr Vorgänger bereits erhalten hat.
Einen eigenen Gebührentatbestand für Tätigkeiten zur Datenaufbereitung sieht die StBVV nicht vor, sodass es sich um eine nach §§ 612, 632 BGB abrechenbare Tätigkeit handelt. Für die Höhe der Vergütung bietet § 13 Satz 2 StBVV (Zeitgebühr) eine gute Orientierung. Während beratende und prüfende Tätigkeiten im oberen Bereich der Zeitgebühr anzusiedeln sind, scheint mir für "technische" Arbeiten der untere Rahmen (60 – 80 EUR/Stunde) angemessen. Sie könnten sich also z. B. wie folgt beauftragen lassen.
Formulierungsvorschlag
"Ich beauftrage den Steuerberater, die von der DRV angeforderten Daten in dem von der DRV erbetenen Format aufzubereiten. Die dafür erforderliche Zeit wird mit 70 EUR/Stunde zzgl. Umsatzsteuer vergütet."
Wenn die Mandanten Sie nicht mit der Aufbereitung der Daten beauftragen, sondern nur "einfach so" die Daten möchten, können Sie ihnen diese als Datenexport auf einem externen Datenträger zusenden. Mandanten haben (nur) einen Anspruch auf Daten in einem bearbeitbaren Format. Sie haben keinen Anspruch auf Daten in einem bestimmten Format. Bei einem Datenexport auf einem externen Datenträger können Sie den Mandanten die Material- und Portokosten weiterberechnen (Kosten für USB-Stick oder DVD, plus Porto), §§ 675, 670 BGB.
Versicherter Versand empfohlen
Ich würde dabei einen versicherten Versand empfehlen, da es sich bei Lohnabrechnungen um sensible Daten handelt, die nicht verlorengehen sollten.
Autor: Simon Beyme, Rechtsanwalt/Fachanwalt für Steuerrecht/Steuerberater, Römermann Rechtsanwälte AG, Berlin
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