Honorargestaltung für Steuerberater 10/2020 / 4 Kollegenecke: Mahnkosten bei Honorarrechnungen

Frage:

Mir geht es um die Rechnungsstellung, speziell um Mahnkosten. Ich habe u. a. einen Mandanten, für den ich quartalsweise Buchhaltung und den Jahresabschluss erstelle. Meine Gebührenrechnung zahlt er immer erst, nachdem ich ihn erinnert habe, manchmal auch erst nach der 2. Erinnerung. Das möchte ich so nicht weiter hinnehmen.

Bislang habe ich noch nie Mahnkosten (z. B. 5 EUR) in der Erinnerung aufgeführt. In habe von Kollegen gehört, die bei nicht pünktlicher Zahlung dem Mandanten pauschal 75 EUR als Mahnkosten in Rechnung stellen. Die Kollegen sagen, dass dies gut funktioniert und schnell fruchtet.

Ich frage mich, ob diese Vorgehensweise rechtlich zulässig ist? Muss ich dies, falls ich es auch so mache, den Mandanten ankündigen? Welche Alternativen (außer Lastschrifteinzug, der vorliegend nichts bringt, da das Konto des Mandanten öfter nicht gedeckt ist) gibt es?

Antwort:

Es ist zulässig (und meist auch sinnvoll), säumigen Zahlern Mahngebühren in Rechnung zu stellen. Dabei müssen aber bestimmte Voraussetzungen gegeben sein, insbesondere muss Verzug vorliegen.

1. Nach § 286 Abs. 1 BGB tritt der Zahlungsverzug grundsätzlich erst dann ein, wenn der Kunde durch eine Mahnung des Gläubigers auf die fällige Forderung hingewiesen wurde. Mahngebühren werden dementsprechend erst nach Erhalt der (ersten) Mahnung fällig.
2. Es ist auch möglich, ohne Mahnung in Verzug zu geraten (§ 286 Abs. 2 BGB). Wenn für die erbrachte Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (z. B. "zahlbar bis zum 30.9.") und der Mandant die Rechnung nicht bis zum angegebenen Datum begleicht, befindet er sich in Zahlungsverzug.
3. Grundsätzlich gerät ein Mandant auch nach einer Frist von spätestens 30 Tagen nach Fälligkeit und Erhalt der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Verbraucher-Mandanten (z. B. Arbeitnehmer, Rentner, Vermieter) müssen darauf jedoch in der ursprünglichen Rechnung hingewiesen werden. Das Problem mit der 30-Tage-Frist kann bei postalischem Rechnungsversand sein, dass die 30 Tage erst ab Zugang gelten. Bei Rechnungsversand per E-Mail (seit 1.7.2020 gem. § 9 StBVV mit Zustimmung des Mandanten möglich) ist es einfacher, da E-Mails i. d. R. "sofort" zugehen.
4. Liegt nach einer der o. g. Voraussetzungen Verzug vor, kann der Verzugsschaden geltend gemacht werden ("Mahngebühren"). Mahngebühren können nicht in beliebiger Höhe festgesetzt werden, sondern dürfen nur den tatsächlichen Aufwand abgelten. Gegenüber Verbrauchern haben Gerichte bei selbst erstellten Mahnungen Gebühren von 3 bis 5 EUR (Kosten für Papier und Porto) für angemessen erachtet. Gegenüber Unternehmen, also den typischen Steuerberatungs-Mandanten, kann man sich hingegen auf § 288 Abs. 5 BGB berufen, der eine Verzugspauschale von 40 EUR ermöglicht, sodass gegenüber Unternehmens-Mandanten 40 EUR Mahngebühr gerechtfertigt sind. Dazu kommen Verzugszinsen, die der Gläubiger nicht nachweisen muss, sondern per Gesetz berechnen darf. Die Höhe der Verzugszinsen liegt bei 5 Prozentpunkten über Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern (§ 288 Abs. 1 BGB) bzw. 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz gegenüber Unternehmen (§ 288 Abs. 2 BGB).
5. Die von Ihren Kollegen geforderten 75 EUR "Mahngebühr" scheinen mir nicht unbedingt vom Gesetz gedeckt und dürften jedenfalls gegenüber Verbraucher-Mandanten, und wohl auch gegenüber Unternehmens-Mandanten zu hoch sein. Denkbar ist, dass die 75 EUR als Vertragsstrafe im Steuerberatungsvertrag vereinbart wurden, was gegenüber Unternehmens-Mandanten wirksam sein könnte, gegenüber Verbraucher-Mandanten jedoch nicht (vgl. § 309 Nr. 6 BGB).

Empfehlung

Sie sollten in Ihre Rechnungen eine Zahlungsfrist aufnehmen, am besten mit festem Datum, da sonst bei z. B. "14 Tage ab Rechnungszugang" über den Zeitpunkt des Zugangs Streit entstehen könnte. Eine gesonderte Ankündigung gegenüber den Mandanten benötigen Sie nicht, ein Hinweis in der Rechnung reicht. Zusätzlich könnte für Neumandanten bereits im Steuerberatungsvertrag auf die Verzugsfolgen hingewiesen werden.

Schreiben Sie dann ein bis zwei Wochen nach Fristablauf statt einer Erinnerung eine "Mahnung" und versehen diese mit z. B. 5 EUR und dann nach einer weiteren Wochen noch eine "Letzte Mahnung" mit (weiteren) 5 EUR und Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Wenn dann immer noch nicht gezahlt wird, sollten Sie auch bereit sein, die Androhung wahr zu machen. Sonst werden Mandanten (bzw. Ihr "spezieller" Mandant) schnell merken, dass es Ihnen doch nicht so ernst ist.

Autor: Simon Beyme, StB/Syndikus-RA/FA f. StR, Geschäftsführer Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg e. V., Berlin