Fragen und Antworten zum Kassengesetz / 3. Was ist bei einem Systemwechsel zu beachten? Welche Anforderungen gibt es für eine Aufbewahrung von Daten und Hardware?

Im Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus einem Produktivsystem darf von einer Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software nur dann abgesehen werden, wenn eine maschinelle Auswertbarkeit der Daten nebst Stammdaten und Verknüpfungen durch das neue oder ein anderes System uneingeschränkt gewährleistet ist. Für die TSE- und DSFinV-K-Daten ist die Auswertbarkeit im Rahmen einer Datenträgerüberlassung (sogenannter Z-3-Zugriff) schon durch deren Struktur gegeben. Andere aufbewahrungspflichtige Daten (also Daten, die Geschäftsvorfälle dokumentieren oder für deren Verständnis sie erforderlich sind), sind in geeigneter Form zu archivieren. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können nicht mehr benötigte Kassensysteme und TSEs grundsätzlich z. B. vernichtet, verkauft oder an den Leasinggeber bzw. Vermieter zurückgegeben werden. Diese Außerbetriebnahme ist über das Mitteilungsverfahren mitzuteilen. Die gesetzliche Änderung hinsichtlich des Datenzugriffs gemäß § 147 Abs. 6 S. 6 AO ab dem 1. Januar 2020 ist zu beachten (sh. Rz. 142 und Rz. 164 der GoBD).