i) Überblick
Rz. 1991
[Autor/Stand] Wesentliche Bereiche der Sachverhaltsdokumentation. Der wesentliche Gegenstand der Sachverhaltsdokumentation erstreckt sich auf die folgenden Bereiche:
- Vertraglichen Grundlagen der Entsendung,
- Angaben zur Höhe und Aufteilung der Aufwendungen der Entsendung sowie
- Angaben zu Art und Umfang der Tätigkeit des Arbeitnehmers.
Rz. 1992
[Autor/Stand] Abhängigkeit der Sachverhaltsdokumentation von der Art der zu dokumentierenden Entsendung. In der Praxis wird die Ausgestaltung und der Umfang der Sachverhaltsdokumentation wesentlich durch die Art der zu dokumentierenden Entsendung bestimmt. So ist danach zu unterscheiden, ob Gegenstand der Dokumentation eine sog. "Routineentsendung", eine Entsendung zu Aus- und Fortbildungszwecken oder eine Entsendung im Rahmen eines Rotationsverfahrens bildet. Weiterhin kann sich in Einzelfällen die Notwendigkeit ergeben, die Einstufung der aufnehmenden Konzerngesellschaft als wirtschaftlicher Arbeitgeber besonders zu dokumentieren. Auch kann sich in Einzelfällen die Notwendigkeit einer Abgrenzung zwischen einer von den VWG-Arbeitnehmerentsendung erfassten Entsendung und einer Entsendung im Rahmen eines Leistungsaustauschs ergeben.
ii) Vertragliche Grundlagen der Entsendung und Schriftverkehr
Rz. 1993
[Autor/Stand] Dokumentation der vertraglichen Grundlagen der Entsendung. Hinsichtlich der vertraglichen Grundlagen der Entsendung ist zwischen den im Innenverhältnis zwischen den Konzerngesellschaften abgeschlossenen Verträgen und den vertraglichen Beziehungen zu dem entsandten Arbeitnehmer zu unterscheiden. Gegenstand der Dokumentation bilden zunächst die Verträge, die das Verhältnis zwischen dem entsandten Arbeitnehmer und den in die Entsendung einbezogenen Konzerngesellschaften regeln.[2] Von Relevanz sind an die Auslandstätigkeit angepasste Entsendungsverträge sowie ein mit der aufnehmenden Konzerngesellschaft ggf. abgeschlossener zusätzlicher Arbeitsvertrag. Weiterhin sind die vertraglichen Grundlagen zu dokumentieren, die im Innenverhältnis zwischen den Konzerngesellschaften im Zuge der Entsendung begründet wurden. Hierbei kann es sich bspw. um Vereinbarungen betreffend die Aufteilung und Übernahme der Kosten der Arbeitnehmerentsendung handeln.
Rz. 1994
[Autor/Stand] Im Rahmen der Entsendung angefallener Schriftwechsel. Zu dokumentieren ist auch der Schriftverkehr, der im Zusammenhang mit der Entsendung auf der Unternehmensebene angefallen ist. Dieser soll Auskunft geben, von welcher Konzerngesellschaft die Initiative für die Entsendung ausgegangen ist. Der im Zuge einer Entsendung angefallene Schriftverkehr wird häufig auch den Schluss zulassen, ob der Einsatz des Arbeitnehmers einem Einzelprojekt dient, ob es sich um eine Expertenentsendung handelt oder der Entsendung vielmehr Ausbildungszwecke zugrunde liegen. Stellenanzeigen können hilfsweise für den Nachweis herangezogen werden, dass gleichwertig qualifizierte Arbeitnehmer auf dem lokalen Arbeitsmarkt der aufnehmenden Konzerngesellschaft nicht zur Verfügung stehen. Erfolgt die Entsendung im Rahmen eines Rotationsverfahrens, ist ein funktionsorientiertes Arbeitnehmerorganigramm vorzulegen.
iii) Höhe und Aufteilung der Aufwendungen der Entsendung sowie Art und Umfang der Tätigkeit
Rz. 1995
[Autor/Stand] Höhe der Aufwendungen der Entsendung. Aufzuzeichnen ist weiterhin die Höhe des Gesamtaufwands der Entsendung und dessen Zusammensetzung. Die Finanzverwaltung verlangt auch Angaben zur Höhe der Lohnaufwendungen, die vor der Entsendung für den Arbeitnehmer angefallen sind. Diese Größe ist allerdings nur bedingt aussagefähig. Im Hinblick auf die im Zuge einer Entsendung gewährten zahlreichen Zusatzleistungen werden die Lohnaufwendungen für einen entsandten Arbeitnehmer das bisherige Niveau idR überschreiten.
Rz. 1996
[Autor/Stand] Aufteilung der Aufwendungen der Entsendung. In Bezug auf die Aufteilung der Aufwendungen der Entsendung ist darzulegen, welcher Maßstab der Aufteilung der Aufwendungen der Entsendung auf das aufnehmende und das entsendende Unternehmen zugrunde liegt. Maßstab bildet insoweit die der Entsendung zugrunde liegende Interessenlage.
Rz. 1997
[Autor/Stand] Dokumentation der Höhe von Vergleichsgehältern. Weiterhin ist die Höhe der Vergleichsgehälter von Arbeitnehmern auf dem lokalen Arbeitsmarkt der aufnehmenden Konzerngesellschaft zu dokumentieren. Dabei muss die Beschaffung der Vergleichsdaten mit vertretbarem Aufwand erfolgen können (§ 1 Abs. 3 Satz 2 GAufzV). Eine Dokumentation von Vergleichsgehältern macht allerdings nur in den Fällen Sinn, in denen vergleichbar qualifizierte Arbeitnehmer auf dem lokalen Arbeitsmarkt der aufnehmenden Konzerngesellschaft überhaupt zur Verfügung stehen. Daher kann im Fall der Entsendung eines besonders qualifizierten Arbeitnehmers die Situation eintreten, dass sich keine aussagekräftigen Vergleichsgehälter ermitteln lassen.
Rz. 1998
[Autor/Stand] Nachweise über Art und Umfang der Tätigkeit des Arbe...
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