Der erste Kontakt zum Existenzgründer (und damit zum potenziellen Neumandanten) erfolgt meist über einen Telefonanruf in der Kanzlei. Die typischen Fragen lauten:
"Ich will mich selbstständig machen – was muss ich dabei beachten?"
oder
"Ich brauche für die Finanzierung meines Gründungsvorhabens entsprechende Unterlagen für die Bank!"
Die Kanzlei sollte einen möglichst einheitlichen Standard für den Umgang mit derartigen Anrufen haben. Der Anruf wird meist durch einen Mitarbeiter entgegengenommen, der auch einen ersten Besprechungstermin mit dem Anrufer vereinbart. Das Erstgespräch wird dagegen regelmäßig vom Kanzleiinhaber geführt. Längere Diskussionen am Telefon sollten Sie in jedem Fall vermeiden, da jede Frage des Anrufers meist weitere Fragen nach sich zieht und das Gespräch auf diese Weise schnell zum (unentgeltlichen) "Zeitfresser" wird.
Termine freihalten
Da es Existenzgründer meist eilig haben, ist es für die Mandatsgewinnung wichtig, dass das Erstgespräch möglichst kurzfristig stattfindet. Dazu sollten in der Kanzlei stets freie Termine reserviert werden, die kurzfristig an potenzielle Neumandanten vergeben werden können. Bei längeren Wartezeiten bis zum Erstgespräch wird der (ungeduldige) Existenzgründer geneigt sein, andere Steuerberater anzurufen, um schneller einen Termin zu bekommen. Der kurzfristig verfügbare Termin ist in dieser Phase also ein wichtiges Akquisitionsinstrument.
Für ein schriftliches Beratungsangebot kann folgendes Musterschreiben verwendet werden:
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