Damit die Transformation gelingen kann, sollten Steuerkanzleien zuallererst prüfen, ob ihre eigenen Systeme zur Verarbeitung von E-Rechnungen und zum späteren Versand bereits in der Lage sind. Da dies nicht bei allen Kanzleien der Fall sein wird, ist mit einem erhöhten Anfragevolumen bei den Anbietern von Kanzleisoftware zu rechnen. Ob diese dann alle Anfragen und damit verbunden Softwareimplementierungen zeitnah durchführen können, ist fraglich. Daher sollten Kanzleien hier keine Zeit verstreichen lassen.
Im zweiten Schritt können die Mandanten in den Blick genommen werden. Hier ist es ratsam, die Verantwortlichkeiten zu bündeln, um Informationen und Entscheidungen zu zentralisieren und so zu beschleunigen. Je nach Größe der Kanzlei kann das eine einzelne Person oder ein kleines Team sein, die das Projekt vorantreiben. Neben einer ersten fachlichen Einarbeitung zur E-Rechnung sollte eine Prüfung des Mandantenstamms hinsichtlich des Kriteriums B2B und den oben dargestellten Dimensionen Digitalisierungsgrad und Komplexität des Rechnungswesens vorgenommen werden. Hierdurch kann man sich der Anzahl der betroffenen Mandanten und der Art des Beratungsbedarfs annähern. Das ist für die strategische Entscheidung "make or buy" wichtig: Kann die Steuerkanzlei die Beratung und Implementierung von Lösungen mit den vorhandenen Ressourcen selbst stemmen oder werden Kooperationspartner benötigt, um Teilbereiche abzudecken?
Wird der Weg der Kooperation gewählt, sollten auch hier zeitnah der Kontakt zu möglichen Partnern hergestellt werden. Ein guter Ansatzpunkt kann der kanzleieigene IT-Dienstleister sein, wenn dieser über die benötigten Kompetenzen und Kapazitäten verfügt. Spezialisierte Beratungshäuser und Selbstständige bieten sich ebenfalls an.
Wurden die grundlegenden Entscheidungen getroffen, sollte zügig ein Erstberatungsprozess zur E-Rechnung aufgesetzt und zumindest auf der Website nach außen hin kommuniziert werden. Dies stellt einen strukturierten Weg zur Annahme von Anfragen durch die verantwortlichen Berater sicher.
Mitarbeiter informieren
In diesem Zuge sollten auch die Kanzleimitarbeiter über die Erstberatung zur E-Rechnung und die internen Verantwortlichkeiten informiert werden. Dies minimiert die interne Kommunikation und kann Missverständnissen vorbeugen, sollten Sachbearbeiter zum Thema E-Rechnung von Mandanten angesprochen werden.
Anschließend kann mit der (Weiter-)Entwicklung einer Dienstleistung zur Digitalisierungsberatung begonnen werden. Dies ist stark vom identifizierten Beratungsbedarfs der Mandanten und dem Stand der Kanzlei abhängig. Werden schon Implementierungen von Softwarelösungen wie lexoffice oder DATEV Unternehmen Online mit Auftragswesen Next angeboten und durchgeführt, kann die verbleibende Zeit zum Ausbau des Wissens zu Themen wie z. B. Schnittstellen oder Verfahrensdokumentation genutzt werden.
Steht man dagegen noch ganz am Anfang, empfiehlt sich, mit Blick auf die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen zum 1.1.2025, ein Einstieg mit einfachen Cloud-Lösungen, die Funktionen zur Verarbeitung von E-Rechnungen anbieten. Wurden erste Erfahrungen in der Digitalisierung von Mandanten gesammelt und ein erster Beratungsstandard entwickelt, kann mit der aktiven Ansprache der Mandanten und damit dem eigenen Weg in die Transformation der Finanzbuchführung begonnen werden.
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