Digitalisierung im Rechnungswesen: Voraussetzungen, Mögl ... / 3.3 Autonome Prozesse

Eine weitere Digitalisierung im Rechnungswesen hat diesen Namen nur dann verdient, wenn sie als zentralen Baustein autonome Abläufe nutzt. Darin werden die Aufgaben ohne menschliche Eingriffe erledigt. Das führt zu wirklich digitalen Abläufen und lässt einen erheblichen Zeitvorteil entstehen.

• Auch in autonomen Abläufen des Rechnungswesens werden immer wieder Entscheidungen notwendig. Diese werden auf der Grundlage von Parametern im System gefällt. Die Vorgabe der Werte, mit denen diese autonomen Entscheidungen gesteuert werden, gibt die notwendige Einflussnahme durch die Buchhalter, Kostenrechner oder Controller.

  Praxis-Beispiel

  Umsatzsteuerbestimmung

  Die einem Kunden zu berechnende Umsatzsteuer ist abhängig von der Art des verkauften Produktes und dem Land, in das geliefert wird. Um in der digitalen Fakturierung die korrekte Umsatzsteuer zu finden, wird diese von der Artikelgruppe und der Kundengruppe abhängig gemacht. Jeder Buchhalter kennt die Matrix, mit der anhand dieser beiden Gruppen der zutreffende Prozentsatz ermittelt wird. Das funktioniert auch mit vielen anderen Inhalten, z. B. der Feststellung der Aktivierungspflicht oder der Warnung bei Abweichungen vom Budget.

• Für viele Mitarbeiter im Rechnungswesen, vor allem in der Buchhaltung, ist es problematisch, die Verantwortung für solche autonomen Entscheidungen des digitalen Systems zu übernehmen. Sie vermissen die direkte Einflussnahme und die hundertprozentige Kontrolle. Dabei muss klar sein, dass die autonomen Anwendungen nur das tun, was ihnen vorgegeben ist. Autonome Anwendungen verfügen über Kontrollmechanismen, die Plausibilitätsprüfungen durchführen und Fehler erkennen können.