Hat sich der Mandant entschieden, unsere Kanzlei zu beauftragen, findet ein "Kick-off-Meeting" vor Ort statt. Bei diesem 1-2 stündigen Termin werden die dortigen Mitarbeiter eingebunden, die mit der Vorbereitung/Aufbereitung der Buchhaltung, dem Zahlungsverkehr und dem Personalwesen betraut sind.
Die Besprechung der Abläufe, wie z. B. die Rechnungsprüfung, Erfassung/Vorbereitung der Zahlungsträger etc., gibt Aufschluss darüber, wo es noch Medienbrüche gibt, z. B. wenn digital erhaltene Rechnungen oder bereits digitalisierte Rechnungen noch im Original oder als gedruckte Version durch die einzelnen Abteilungen zur Prüfung und Freigabe laufen oder wenn Zahlungsträger im Online-Banking noch vollständig händisch erfasst werden.
Zudem schauen wir uns an, wo Schnittstellen genutzt werden können – gerade, wenn bereits ein Warenwirtschafts- oder Rechnungsschreibungsprogramm im Einsatz ist. In diesen Fällen ist zu vermeiden, dass die Daten nachträglich nochmals händisch erfasst werden müssen. Dies ist fehleranfällig und unnötig. Da unsere Kanzlei DATEV nutzt, gibt es häufig bereits programmseitig Schnittstellen, die nach der Eingabe einiger weniger Parameter direkt genutzt werden können.
Für den Fall, dass es einmal keine Schnittstelle gibt, bietet die DATEV eine Schnittstelle im ASCII-Format, insoweit können auch Exporte aus Datenbanken so formatiert werden, dass diese in DATEV eingespielt werden können. Wir haben uns hierfür ein eigenes Tool programmiert. Es gibt aber auch Anbieter am Markt, die hierfür Lösungen anbieten. Das Problem der fehlenden Belegbilder lässt sich mit Programmen wie z. B. "Beleg2Buchung" von der DATEV lösen.
Im Idealfall bietet das Programm, z. B. lexoffice oder candis, die Möglichkeit, DATEV Connect Online zu nutzen. Bei dieser Schnittstelle kann der Mandant per Smartcard oder SmartLogin die Buchungen direkt mit dem verknüpften Belegbild übergeben.
Alle Programme/Abläufe werden grob skizziert dokumentiert, sodass kanzleiintern eine Abstimmung mit unserer EDV-Abteilung erfolgen kann, welche Lösungen zielführend sind. Dieses Grundgerüst dient auch als Basis bei der späteren Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
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