Die Datenerhebung ist im Regelfall die zeitintensivste Arbeitsphase einer Planung.[1] Unter dem Gesichtspunkt einer effizienten und wirtschaftlichen Erstellung ist deshalb ein besonders hohes Augenmerk auf die organisatorischen Aspekte zu legen. Deshalb sollte zu jedem Beratungsthema eine Checkliste der notwendigen Daten vorliegen. Die zu berücksichtigenden Daten lassen sich grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen:
a) Planungseckdaten
Planungseckdaten legen die Rahmenbedingungen der Planungsrechnung fest. Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um Einschätzungen, die für die logische Fortentwicklung der Planung benötigt werden. Diese Daten sind gemeinsam mit dem Mandanten zu ermitteln. Wesentliche Planungseckdaten sind bei den meisten Beratungsanlässen:
- Inflationserwartung
- Planungshorizont
- Einschätzung der zukünftigen Zinsentwicklung
- Einschätzung von zukünftigen Wertentwicklung z. B. Immobilien
Bei der Ermittlung der Planungseckdaten sollte der Steuerberater darauf achten, dass er diese Daten vor Beginn der Datenerfassung gemeinsam mit dem Mandanten festlegt. Dadurch stellt er sicher, dass sich der Mandant mit den späteren Planungsergebnissen identifizieren kann.
Im Hinblick auf die spezielle Definition der Dienstleistung aus Sicht des Steuerberaters ist es besonders wichtig, dass es sich hier um globale Einschätzungen handelt.
b) Vermögens-, Finanz- und Steuerdaten des Mandanten
Diese Daten ergeben sich sowohl aus Wertnachweisen wie Darlehensverträgen, Versicherungsscheinen, Mietverträgen etc., als auch aus Einschätzungen des Mandanten wie z. B. die Einschätzung der zu erwartenden Instandhaltungskosten einer bestimmten Immobilie im Planungszeitraum.
Bei der Ermittlung dieser Daten sind interne Quellen wie Einkommensteuererklärungen und Dauerakten heranzuziehen. Zusätzlich werden auch Informationen aus externen Quellen wie aktuelle Ablaufwerte von Kapital-Lebensversicherungen benötigt. Eine gute Organisation und die Kenntnis über die typischen Informationsquellen bestimmter Daten können dabei eine wesentliche Effizienzsteigerung bewirken.
Ebenso ist eine weitgehende Digitalisierung in der Kanzlei hilfreich. So lassen sich viele Dokumente wie Versicherungsverträge, Darlehensverträge in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen und verwalten, die dann wiederum direkt digital in der Finanzplanungssoftware verarbeitet werden können. Damit werden die Datenerfassung und die Erfassungskontrolle wesentlich einfacher und effizienter.
Die Datenerfassung sollte idealtypisch erst beginnen, wenn alle notwendigen Daten vorhanden sind. Dies gestaltet sich i. d. R. wesentlich effizienter, als eine sukzessive Erfassung. Voraussetzung ist hierbei eine gute Kenntnis über die benötigten Daten. Diese Kenntnis hat sehr viel mit der Routine bei der Erstellung der entsprechenden Beratung zu tun. Ebenso wichtig bei der Datenerfassung ist eine nachvollziehbare Dokumentation der Eingabe, damit der Steuerberater über diese Dokumentation die erstellte Planung effizient kontrollieren kann. Gleichzeitig wird damit erreicht, dass sich der Steuerberater mit einem möglichst geringen Zeiteinsatz in die Planung einarbeiten kann.
Bevor die Datenerfassung beendet wird, muss in jedem Fall eine Plausibilitätsprüfung vorgenommen werden. Bei der Erstellung von Finanzbuchhaltungen sind Checklisten in vielen Steuerberaterkanzleien inzwischen selbstverständlich. Erfahrene Mitarbeiter haben diese Checklisten aufgrund ihrer Routine im Kopf – "AfA gebucht?", B"ankkonten abgestimmt?" etc.
Da die Routine in den hier dargestellten Beratungsfeldern i. d. R. wesentlich geringer ist, sollte auf eine Checkliste auf keinen Fall verzichtet werden, um die Qualität der Planung sicherzustellen. Durch die Plausibilitätsprüfung findet man heraus, ob:
- Fehleingaben vorhanden sind
- der eigene Informationsstand doch noch nicht vollständig ist
- Daten, bei denen man auf Angaben des Mandanten angewiesen ist, plausibel sind
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