Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Reisekosten / 2. Benutzung des eigenen Kraftfahrzeugs

a) Ansatz der amtlichen Kilometersätze

Rz. 63

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Im Regelfall wird der ArbN die Fahrtkosten ohne Einzelnachweis mit pauschalen Km-Sätzen ansetzen (> R 9.5 Abs 1 Satz 5 LStR). Seit 2014 richtet sich die Höhe der pauschalen Km-Sätze nach der für das benutzte Beförderungsmittel höchsten Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 2 EStG iVm § 5 BRKG). Danach beträgt die gesetzliche Pauschale für die Nutzung eines PKW/LKW 0,30 EUR und für jedes weitere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 EUR pro gefahrenem Km; dazu zählen auch Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Km pro Stunde unterstützt (> Rz 66). Die Prüfung einer eventuell unzutreffenden Besteuerung entfällt (> Rz 64); vgl auch BMF vom 25.11.2020, Rz 37, BStBl 2020 I, 1228, > Anh 2 Reisekosten (allgemein).

Rz. 64

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Mit der gesetzlichen Pauschale des § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 2 EStG iVm § 5 BRKG werden die auf die Nutzungsdauer verteilten Anschaffungs- und die normalen Betriebskosten abgegolten. Zum Umfang der Abgeltung sind zunächst die Regelungen von § 5 BRKG und die aufgrund von § 16 BRKG ergangene ‚Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV)’ vom 01.06.2005, zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 01.02.2019 (GMBl Nr 9, 154) maßgebend. Danach sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten (BRKGVwV Tz 5); ebenso die Prämie für eine Reise-Unfallversicherung (Tz 10.01.03, aaO). Nicht abgegolten sind Garagenmiete, Parkgebühren, Kosten für Fähren, Tunnel- oder Brückennutzung und Mauten (vgl Tz 10.1 aaO); sie sind Reisenebenkosten (> Rz 125).

Rz. 64/1

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Eine Entschädigung für die Mitnahme weiterer Personen aus dienstlichem Anlass sieht das BRKG ebenfalls nicht vor, sodass auch hierfür nur die tatsächlichen Kosten berücksichtigungsfähig sind. UE können hierfür anfallende Umweg-Km mit dem pauschalen Km-Satz angesetzt werden. Ergänzend dürfte das objektive > Nettoprinzip für die Abgrenzung heranzuziehen sein. Das betrifft etwa außergewöhnlich hohe zusätzliche Aufwendungen wie zB nichtversicherte Unfallkosten; sie werden bei Ansatz der gesetzlichen Pauschale nicht erwähnt, weil die Wegstreckenentschädigung auch die Versicherungsprämie abgilt; im Reisekostenrecht trägt deshalb der Beschäftigte die Folgen einer Unterversicherung. Steuerlich sollten uE Unfallkosten nach § 9 Abs 1 Satz 1 EStG abziehbar sein (vgl dazu BFH 125, 553 = BStBl 1978 II, 595).

Rz. 64/2

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Neben den Km-Sätzen werden zusätzlich auch die bei Auswärtstätigkeit angefallenen Parkgebühren berücksichtigt (BFH 173, 179 = BStBl 1994 II, 422 aE). Sie sind Reisenebenkosten (> R 9.8 LStR; > Rz 125).

b) Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen

Rz. 65

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Benutzt der ArbN sein eigenes oder ihm außerhalb des Dienstverhältnisses (also nicht vom ArbG) überlassenes Kfz, so kann – statt der amtlichen Km-Sätze (> Rz 63) – der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs angesetzt werden, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten entspricht (> R 9.5 Abs 1 Satz 3 LStR).

Beispiel 1:

Die Gesamtkosten des Kfz belaufen sich im Kalenderjahr auf 8 000 EUR. Die gesamte Fahrleistung im Kalenderjahr beträgt nach dem Fahrtenbuch 22 000 km; davon entfallen auf private Fahrten 6 000 km und auf Auswärtstätigkeiten 16 000 km.

Der ArbN kann als Reisekosten (8 000: 22 000 × 16 000 =) 5 819 EUR geltend machen.

Zur Ermittlung der Gesamtkosten siehe > Kraftfahrzeugkosten. Zuschüsse nach der Kraftfahrzeughilfe-VO für die Beschaffung eines Kfz oder den Erwerb einer behinderungsbedingten Zusatzausstattung mindern die Anschaffungskosten (BFH 238, 55 = BStBl 2012 II, 835). Bei einem geleasten Fahrzeug gehört eine Leasingsonderzahlung im Kalenderjahr der Zahlung voll zu den Gesamtkosten (BFH 174, 359 = BStBl 1994 II, 643); anders kann es uE sein, wenn der ArbN wirtschaftlicher Eigentümer des geleasten Kfz ist; zu Einzelheiten > Kraftfahrzeugkosten Rz 10. Zum > Kraftfahrzeugunfall.

Rz. 66

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Für die Benutzung eines Fahrrads werden nur die tatsächlichen Kosten berücksichtigt. Das gilt grundsätzlich auch für ein Elektrofahrrad; unterstützt der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Km pro Stunde, gilt das Rad aber als Kraftfahrzeug (vgl BMF vom 23.11.2012, BStBl 2012 I, 1224; > Rz 63). Dem Verweis in § 5 Abs 3 BRKG auf eine Wegstreckenentschädigung für die regelmäßige Erledigung von Dienstgeschäften mit dem Fahrrad in der BRKGVwV Tz 5.3.1 – monatlich 5 EUR – folgt die FinVerw nicht.

c) Ansatz eines individuellen Kilometersatzes

Rz. 67

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Als weitere Alternative kann der ArbN die Kfz-Kosten mit individuellen Km-Sätzen als WK geltend machen (> R 9.5 Abs 1 Satz 4 LStR). Der individuelle Km-Satz wird aufgrund der für 12 Monate ermittelten Gesamtkosten des vom ArbN gestellten Kfz errechnet.

Beispiel 2:

Der ArbN hat am 20.08.2020 einen PKW für 42 000 EUR (einschließlich USt) angeschafft, den er verteilt über 6 Jahre abschreiben wird. Bis E...