Aufwandsentschädigung an ehrenamtliche Wahlhelfer

Bei der steuerlichen Einordnung ehrenamtlicher Wahlmitarbeit ist zwischen zwei Personengruppen zu unterscheiden: Mitglieder der Wahlorgane einerseits und Wahlhelfer andererseits. 

Mitglieder der Wahlorgane

Mitglieder der Wahlorgane sind u. a. Beisitzer, Mitglieder von Wahlausschuss und Wahlvorstand sowie deren Stellvertreter und Schriftführer. Sie nehmen ihre Aufgaben gegenüber der Allgemeinheit wahr, nicht gegenüber der Gemeinde. 

Da sie ihre Arbeitskraft nicht der Gemeinde schulden, fehlt es an den Voraussetzungen eines Arbeitsverhältnisses nach § 1 Abs. 2 LStDV. Ihre Entschädigungen sind daher als Einkünfte aus sonstiger selbständiger Tätigkeit gemäß § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG zu erfassen. Ein Lohnsteuerabzug durch die Gemeinde findet nicht statt.

Wahlhelfer

Anders verhält es sich bei den Wahlhelfern, also den Hilfskräften, die von der Gemeinde für die Durchführung der Wahl gestellt werden. Sowohl eigene Gemeindebedienstete als auch nach § 15 GemO BW oder nach §§ 11 Abs. 4, 12 Abs. 3 und 14 Abs. 1 KomWG vom Gemeinderat oder Bürgermeister verpflichtete Hilfskräfte schulden ihre Arbeitskraft der Gemeinde und sind als deren Arbeitnehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG anzusehen. 

Die Gemeinde ist damit zum Lohnsteuerabzug verpflichtet. Innerhalb der Grenzen des § 40a EStG kommt grundsätzlich auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer in Betracht.

Bedienstete der Gemeinde

Eine wichtige Einschränkung gilt für Gemeindebedienstete, die zugleich als Wahlhelfer eingesetzt werden. Ihre Tätigkeit als Wahlhelfer wird im Rahmen des bereits bestehenden Dienstverhältnisses ausgeübt. Die Voraussetzungen des § 40a EStG liegen in diesen Fällen regelmäßig nicht vor. 

Hintergrund ist § 40a Abs. 4 Nr. 2 EStG, wonach Arbeitslohn desselben Arbeitgebers nicht teilweise nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen und teilweise pauschal versteuert werden kann. Gemeinden sollten diesen Personenkreis daher gesondert identifizieren und den regulären Lohnsteuerabzug anwenden.

Steuerfreie Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 12 EStG

Entschädigungen, die aus öffentlichen Kassen an öffentliche Dienste leistende Personen gezahlt werden, können nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG steuerfrei sein. Für Wahlorgane und Wahlhelfer gelten dabei zwei Wege: 

• Bis zu 9 EUR pro Tag ohne nähere Prüfung (R 3.12 Abs. 5 LStR i. V. m. BMF, Schreiben v. 23.03.2026, BStBl I 2026, S. 598)
• Bis zu 275 EUR pro Monat (R 3.12 Abs. 3 Satz 3 LStR i. V. m. BMF, Schreiben v. 23.3.2026, BStBl 2026 I S. 598) 

Hinweis zum Monatsbetrag:  Der steuerfreie Höchstbetrag von 275 EUR gilt insgesamt für den Monat. Bei gelegentlicher ehrenamtlicher Tätigkeit wie der Wahlmitarbeit ist der Monatsbetrag nicht auf den kürzeren Einsatzzeitraum umzurechnen (R 3.12 Abs. 3 Satz 7 LStR). Werden an einem Tag oder innerhalb eines Monats Entschädigungen für mehrere Wahlen gezahlt, sind diese zusammenzurechnen. 

Keine steuerfreie Aufwandsentschädigung liegt hingegen vor, soweit die Zahlung Verdienstausfall, Zeitverlust oder ein Haftungsrisiko abgelten soll oder dem Empfänger kein entsprechender Aufwand entstanden ist (R 3.12 Abs. 2 Satz 2 LStR).

OFD Baden-Württemberg, Verfügung v. 26.6.2026,  St14 - S 2337 - 1/4 - St 14A