(1) 1Die Registerbehörde hat über die von ihr auf Grund der Übermittlungsersuchen vorgenommenen Abrufe, die Abrufe anderer Stellen und über die Mitteilungen nach § 11 Aufzeichnungen zu fertigen, aus denen der Zweck, die bei der Durchführung des Abrufs verwendeten Daten, die übermittelten Daten und Dokumente[1] [Bis 31.10.2022: übermittelten Daten], der Tag und die Uhrzeit sowie die Bezeichnung der ersuchenden Stellen und die Angabe der abrufenden sowie der verantwortlichen Person hervorgehen müssen. 2Aus der Angabe zum Zweck der Abrufe muß die Erforderlichkeit der Datenübermittlung erkennbar sein. 3Bei einer Gruppenauskunft sind zusätzlich die Gruppenmerkmale aufzunehmen.
(2) 1Die Aufzeichnungen dürfen nur für Auskünfte an die betroffene Person nach Artikel 15 der Verordnung (EU) 2016/679 in Verbindung mit § 34 sowie für die Mitteilung nach Artikel 19 der Verordnung (EU) 2016/679 und[2] [Bis 25.11.2019: den Betroffenen nach § 34, für die Unterrichtung über die Berichtigung, Löschung oder Sperrung von Daten] nach § 38 oder zur datenschutzrechtlichen Kontrolle der Zulässigkeit der Abrufe verwendet werden. 2Sie sind durch geeignete Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff zu sichern und nach Fristablauf zu löschen, wenn sie nicht für ein bereits eingeleitetes Kontrollverfahren benötigt werden. 3Aufzeichnungen über Gruppenauskünfte sind gesondert aufzubewahren.
(3)[3] Abweichend von Absatz 1 sind Abrufe der Verfassungsschutzbehörden des Bundes und der Länder, des Militärischen Abschirmdienstes und des Bundesnachrichtendienstes ausschließlich von diesen entsprechend § 6 Absatz 3 Satz 2 bis 5 des Bundesverfassungsschutzgesetzes zu protokollieren.
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